namai
Informacijos saugumas
Personalo patikrinimai. Kas ir kaip? Parenkame mokymo medžiagą

Personalo patikrinimai. Kas ir kaip? Parenkame mokymo medžiagą

Personalo auditas – tai didelės apimties procedūra, kurios metu įvertinami visi personalo valdymo proceso komponentai, įmonės personalo potencialas, analizuojamas personalo valdymo sistemos efektyvumas. Vienas iš šio proceso etapų yra C auditas. personalo dokumentų tvarkymas. Visi personalo specialistai supranta: personalo dokumentuose turi būti tobula tvarka. Tokiu atveju nebaisu priimti inspekto inspektorių, lengviau apginti savo poziciją darbo ginče su darbuotoju. Tačiau ne visada viskas pavyksta idealiai, o kaip suprasti, ar darbe tikrai yra klaidų? Tai padės HR auditas . Išsiaiškinkime, kas yra personalo auditas, kokiose situacijose jis atliekamas, iš kokių etapų jis susideda ir kaip jį galima atlikti mūsų pačių.

Šio renginio poreikis įmonėje iškyla šiais atvejais:

  • keičiant personalo darbuotoją, atsakingą už personalo apskaitos tvarkymą (atleidžiant ar perkeliant į kitas pareigas, į kitą padalinį, filialą);
  • darbo inspekcijai įteikus įsakymą dėl būsimo planinio patikrinimo;
  • kai gresia auditas atleidus įžeistą darbuotoją (laiku neišmokėtas darbo užmokestis, priedai, atleidimas iš darbo darbdavio iniciatyva);
  • kai keičiasi organizacijos vadovybė;
  • derinant personalo dokumentus, kad jie atitiktų galiojančius teisės aktus, juose pakeitus.
tikrai, HR auditas gali būti patikėtas tokias paslaugas teikiančiai įmonei. Specialiai apmokyti žmonės atliks išsamų patikrinimą nustatytais metodais ir pateiks jums ataskaitą apie savo darbo rezultatus. Ataskaitoje bus nurodyti nustatyti pažeidimai, jų galimos pasekmės ir pateikti rekomendacijų, kaip pašalinti klaidas. Tačiau HR įrašų audito kaina yra gana didelė. Be to, ne visi vadovai sutinka darbą su informacija apie įmonės darbuotojus patikėti trečiajai šaliai.

Galite tai patikrinti patys. Tokiu atveju būtina išduoti įsakymą atlikti HR auditas organizacijoje, nustatyti tikslus ir uždavinius šio įvykio, suformuoti atitinkamą komisiją (pvz., susidedančią iš teisininko, vyriausiojo buhalterio pavaduotojo, personalo skyriaus vedėjo), nustatyti audito laiką. Panagrinėkime pagrindinius personalo įrašų valdymo audito organizacijoje koncepcijos vykdymo etapus.

I. Reikalingų dokumentų paketo nustatymas

Kiekvienas darbdavys privalo naudoti teisinė bazė, sukurkite savo organizacijos vietinius reglamentus. Priimdamas vietinius reglamentus, darbdavys sukuria vidinį Teisinė sistema, kuris atspindi šios konkrečios organizacijos darbuotojams sukurtas darbo sąlygas.

Visų pirma, reikia sudaryti dokumentų, kurie turi būti personalo skyriuje, sąrašą. Kai kurių dokumentų privalomumas yra aiškiai apibrėžtas Darbo kodeksas. Pavyzdžiui, darbo sutarčių privalomumą numato 56 ir 67 straipsniai, darbo knygeles – 66 str., vidaus darbo reglamentus – 189 str., o atostogų grafikus – 123 str.

Daugelis vietinių taisyklių Darbo kodekse aptariamos netiesiogiai (pvz., personalo stalas minimas Rusijos Federacijos darbo kodekso 15, 57 straipsniuose). Tačiau tai nereiškia, kad personalo skyriuje jų turėti nereikia. Be Darbo kodekso, daugelio dokumentų poreikis yra įtvirtintas ir kituose teisės aktuose, pavyzdžiui, Darbo knygų ir jų intarpų judėjimo apskaitos knyga minima Rusijos Federacijos Vyriausybės balandžio 16 d. 2003 Nr.225.

Kai kurie dokumentai yra patariamojo pobūdžio, pavyzdžiui, vieningos personalo įsakymų formos. Tačiau, nepaisant to, personalo dokumentacija turi būti tvarkoma tiksliai pagal vieningas formas, nes daugelis jų patenka į organizacijos buhalteriją (pavyzdžiui, dėl darbo užmokesčio), ir šiuo atveju jau galime kalbėti apie šių dokumentų privalomumą.

Reikia nepamiršti, kad dabar darbdavys privalo pasirašytinai supažindinti darbuotojus su priimtais vietiniais teisės aktais, tiesiogiai susijusiais su jų darbu. darbo veikla, dar prieš pasirašant darbo sutartis(Rusijos Federacijos darbo kodekso 22, 68 straipsniai). Todėl su šiais dokumentais turite sudaryti susipažinimo lapą arba vesti susipažinimo žurnalą.

Be aukščiau pateiktos dokumentacijos, yra dokumentų, kurie tam tikromis sąlygomis tampa privalomi (žr. lentelę).

Personalo tarnybos darbe reikalingų dokumentų charakteristikos

Privalomi dokumentai Komentarai
Vidaus darbo reglamentai, darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuostatai, darbo apsaugos instrukcijos, darbo sutartys Šie vietiniai reglamentas Kiekvienas darbdavys turėtų juos turėti. Surinkta m laisva forma. Visų vietinių dokumentų turinio ypatybė yra tai, kad juose yra sąlygų, kurios negali pabloginti darbuotojų padėties, palyginti su Darbo kodekso ir kitų norminių teisės aktų nustatytomis sąlygomis.
Personalo stalas, atostogų grafikas, įsakymai dėl pagrindinės veiklos, įsakymai personalui (priėmimas, perkėlimas, atostogų suteikimas, atleidimas, siuntimas į komandiruotę, darbuotojų skatinimas), asmens kortelė Nr. T-2, apskaitos žiniaraštis darbo valandos Šių dokumentų buvimas yra privalomas. Darbo ir darbo užmokesčio apskaita grindžiama pirmine apskaitos dokumentacija, kuri tvarkoma pagal standartizuotas formas (išskyrus užsakymus pagrindinėms veikloms). Šios formos naudojamos organizacijose, nepaisant jų nuosavybės formos
Darbo knyga, darbo knygelių judėjimo knygelė ir jų įdėklai, darbo apsaugos mokymų žurnalas, kontrolės priemonių žurnalas Turi būti atlikta naudojant nustatytus pavyzdžius

Dokumentai, kurie gali tapti privalomi

Dokumentų sąrašas Sąlygos, kurioms esant šie dokumentai tampa privalomi
Darbo aprašymai Jeigu darbo pareigas neįtrauktas į turinį darbo sutartis(arba tekste yra nuoroda į pareigybės aprašymą darbo sutartis)
Darbo užmokesčio ir materialinio skatinimo nuostatai Jeigu darbo sutartyse nenurodyta darbo apmokėjimo ir materialinio skatinimo sistema (tokio dokumento nereikia, jei jo turinys įtrauktas į kolektyvinė sutartis arba pagal VTR taisykles)
Darbuotojų, kurių darbo laikas nereguliarus, pareigybių sąrašas Jeigu organizacija turi tokį veikimo režimą
Pamainų grafikas Jei organizacija įvedė pamaininį darbą
Komercinių paslapčių apsaugos nuostatai Jei į darbo sutartis užtikrinama, kad darbuotojas laikytųsi komercinių paslapčių
Kolektyvinė sutartis Jeigu dėl to susitaria darbuotojai ir darbdavys
Kolektyvinė sutartis finansinė atsakomybė Jei organizacija atlieka darbus pagal Darbų sąrašą, kuriuos atliekant gali būti įvesta visa kolektyvinė (komandos) finansinė atsakomybė.
Sutartis dėl visiškos individualios finansinės atsakomybės Jeigu organizacijoje dirba darbuotojai ir finansiškai atsakingi asmenys

Svarbus personalo patikrinimo momentas bus registracijos žurnalų auditas. Reikia atsižvelgti į tai, kad visos personalo operacijos turi būti registruojamos specialiuose apskaitos žurnaluose (knygose). Tai registravimo žurnalai: personalo įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės Nr.T-2, atostogos, komandiruotės, kelionės pažymėjimų išdavimas, taip pat žurnalai: nedarbingumo pažymėjimų registravimas, pažymų išdavimas, patikrinimas karinių įrašų statusas, darbuotojai yra privalomi Medicininė apžiūra tt Šiuo atveju galite naudoti ir patvirtintas, ir savarankiškai parengtas šių dokumentų formas. Bet žurnalų dizainas turi būti vienodas: lapai sunumeruoti, žurnalas suvarstytas, užklijuotas vaško antspaudu arba užantspauduotas ir sertifikuotas organizacijos vadovo.

Būtina paminėti, kad darbdaviai gali kurti ir kitus lokalinius norminius dokumentus, kurių buvimas neįtvirtintas darbo teisės aktuose, tačiau gali reikšmingai padėti jų darbe, pavyzdžiui, palengvinti naujų darbuotojų adaptacijos procesą (personalo nuostatai, atestavimas). , adaptacija ir kt.).

II. Dokumentų derinimas

Sudarę personalo skyriui reikalingų dokumentų sąrašą, būtina suderinti, kas yra ir kas turėtų būti, kad vėliau būtų atkurta visa reikalinga. personalo dokumentus. Suderinimo rezultatus patogu apibendrinti lentelėje:

Dokumentų derinimo lentelė

Trūksta dokumento Yra dokumentas, bet reikia keisti ir papildyti Dokumentas visiškai atitinka galiojančius teisės aktus ir jo nereikia koreguoti
Darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuostatai Vidaus darbo taisyklės (toliau – Ts PVTR) (susijusios su daugybe Rusijos Federacijos darbo kodekso pakeitimų, parengti naujos PVTR redakcijos projektą, patvirtinti pagal Darbo kodekso 190, 372 str. Rusijos Federacija, supažindinti visus darbuotojus su parašu) Personalo stalas
Darbo saugos instrukcijos Darbo sutartis(Trūkstamą informaciją įtraukite tiesiai į tekstą darbo sutartis, o trūkstamas sąlygas nustato priedas prie darbo sutartis arba atskiru šalių susitarimu, įformintu raštu su darbuotojais) Atostogų grafikas
... ... ...

Lentelėje aiškiai parodyta, kuriuos vietinius reglamentus reikia peržiūrėti, o kuriuos sukurti iš naujo. Dabar reikia ne tik parengti teisiškai teisingus dokumentus, bet ir teisingai juos patvirtinti bei įgyvendinti.

Pasvarstykime, ką daryti, kai vidaus darbo taisyklės yra pasenusios ir reikalauja koregavimo. Yra dvi parinktys:

  • išleisti naują PVTR leidimą;
  • sukurti programą su dabartinio PVTR leidimo papildymais ir pakeitimais.

Abiem atvejais patvirtinimo algoritmas yra toks pat kaip ir pirminio šio vietinio norminio akto kūrimo ir tvirtinimo metu.

1 etapas. Surašomas PVTR projektas ir jo pagrindimas, kuris siunčiamas pirminės profesinės sąjungos organizacijos renkamam organui (jei organizacija neturi profesinės sąjungos organizacijos, kitam atstovui (atstovaujamam organui), išrinktam iš darbuotojų tarpo. gali atstovauti visų darbuotojų interesams (Rusijos Federacijos darbo kodekso 31 straipsnis) .

2 etapas. Ne vėliau kaip per penkias darbo dienas profesinė sąjunga išsiunčia darbdaviui motyvuotą nuomonę dėl projekto (raštu).

3a etapas. Darbuotojus atstovaujančiai institucijai sutikus su PVTR projektu, Taisykles tvirtina darbdavys.

3b etapas. Jei darbuotojų atstovaujamoji institucija nesutinka su PVTR projektu arba turi pasiūlymų jį tobulinti, darbdavys svarsto siūlomus pakeitimus. Darbdavys gali arba sutikti su pakeitimais, arba per tris dienas po motyvuotos nuomonės gavimo PVTR projektą aptarti su profesinės sąjungos atstovais, kad būtų priimtas abipusis sprendimas. Jei susitarimas nepasiekiamas, visi nesutarimai įforminami protokolu ir darbdavys gali pradėti taikyti PVTR.

4 etapas. Visi darbuotojai pasirašytinai supažindinami su priimtu ir patvirtintu PVTR, patalpinti į prieinamas vietas detalesniam tyrimui.

III. HR dokumentacijos tikrinimas

Taigi, nustatėme, kurių dokumentų personalo skyriuje dar nėra, bet jie turėtų atsirasti, kurie turi būti sutvarkyti, kuriuos galima palikti nepakeistus. Dabar svarbu atkreipti dėmesį į dokumentų kokybę, jų rengimo teisingumą personalo apskaitos tvarkymo, teisinio raštingumo požiūriu.

Peržiūrėdami administracinius dokumentus, turite patikrinti, ar užsakymai pagrindinėms veikloms yra saugomi atskirai nuo užsakymų personalui. Taip pat patikrinkite, kaip teisingai surašyti įsakymai dėl vadovų skyrimo į naujas pareigas ( generalinis direktorius, direktoriai struktūriniai padaliniai, vyriausiasis buhalteris, gamybos vadovas ir kt.).

Yra visi personalo dokumentai skirtingi terminai saugojimo, todėl po įvykdymo dokumentai turi būti formuojami į bylas pagal bylų nomenklatūra(vidiniai dokumentai taip pat sisteminami pagal tam tikrus kriterijus), tai leidžia saugoti dokumentus, užtikrinti saugumą, sisteminimą, dokumentų apskaitą, greitai surasti reikalingas dokumentas, vykdyti greitą bylų perkėlimą į archyvinę saugyklą. At bylų formavimas turite nedelsdami patikrinti dokumentų teisingumą - patvirtinimo vizą, parašus, registracijos numerius, darbuotojo pastabą apie susipažinimą su įsakymu, vykdymo žymas.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas darbo knygų tvarkymo tvarkai. Visų pirma, turite patikrinti, ar yra pagrindinės veiklos įsakymo patvirtinta kopija dėl asmens, atsakingo už darbo apskaitos tvarkymą, paskyrimo. Atliekant darbo knygelių ir jų intarpų auditą, reikia įsitikinti, kad jie visi yra užregistruoti darbo knygelių ir jų įdėklų judėjimo apskaitos knygoje, visos knygos yra prieinamos ir jose padaryti visi įrašai (pagal pagal atitinkamus įsakymus). Darbuotojų asmeninėse kortelėse turi būti pasikartojantys įrašai iš darbo knygelių (intarpų) apie įdarbinimą, perkėlimą į kitą. Nuolatinis darbas ir atleidimas iš darbo, o šalia yra darbuotojo parašas, kad jis susipažino su šiais įrašais. Darbo knygos ir jų įdėklai turi būti laikomi kartu ugniai atspariame seife. Darbas su darbo knygelėmis turi būti atliekamas vadovaujantis Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklėmis bei Darbo knygelių pildymo instrukcijomis.

IV. HR auditas ir ataskaitų teikimas

Pabaigai, komisija, kuri atlieka HR auditas surašo ataskaitą apie esamą personalo apskaitą, analizuoja, ar buvo pasiekti audito tikslai, fiksuoja nustatytus trūkumus, nustato priemones, kurių reikia imtis, daro išvadas.

Perdavus personalo apskaitos tvarkymo bylas iš vieno asmens kitam, komisija papildomai surašo bylų priėmimo ir perdavimo aktą. Akte fiksuojama, kokie dokumentai buvo patikrinti, kokie neatitikimai ir trūkumai rasti, surašomas perduotų bylų inventorius. Prie akto pridedamas darbo knygų sąrašas (nurodoma savininko pavardė, vardas, patronimas, serija, numeris darbo knyga ir įterpti), darbuotojų asmens bylų sąrašas, personalo žurnalai ir kt.

Taigi, mes apsvarstėme labai svarbios ir atsakingos procedūros atlikimo algoritmą HR auditas. Ateityje ir toliau nagrinėsime daugelį su personalo tarnybos darbo organizavimu susijusių aspektų. Visų pirma, mes išsamiau pakalbėsime apie tai, kaip atlikti bylų priėmimo ir perdavimo procedūrą bei kompetentingai surašyti atitinkamą aktą.

Atsisiųskite nemokamas programas personalo apskaitos automatizavimui, darbo stažo skaičiavimui, dokumentų srautams, sutarčių ir klientų apskaitai (CRM sistema)

Programos pavadinimas Programos aprašymas Programos apimtis

Kad įmonė išvengtų daugelio bėdų, kurias gali sukelti patikrinimai, bent du kartus per metus atlikite dokumentų auditą. Procedūra reikalinga ir personalo dokumentacijai. Personalo auditai ypač reikalingi prieš tikrinant Valstybinę darbo inspekciją. Žingsnis po žingsnio apsvarstykime, kaip greitai ir tiksliai patikrinti personalo dokumentus.

Iš medžiagos sužinosite:

  • Į kokius keturis etapus reikia atsižvelgti planuojant personalo auditą;
  • Kokie yra išorinio ir vidinio personalo audito privalumai ir trūkumai;
  • Kaip sukurti ataskaitą ir analizuoti organizacijos personalo audito rezultatus.

1 etapas. Parengiamieji personalo audito atlikimo veiksmai

Iš pradžių reikėtų apsispręsti, kokiomis jėgomis ir kokia apimtimi bus atliekama personalo audito procedūra. Išoriniam auditui atlikti įmonės generalinis direktorius arba savininkas pasikviečia trečiųjų šalių specialistus, kurie dažniausiai bando atlikti vidinį auditą pasitelkdami įmonės personalo galimybes.

Žingsnis 1. Personalo audito, kuris bus naudojamas organizacijoje, tipo nustatymas – vidinis ar išorinis.

Nuoroda

Personalo dokumentų tvarkymo auditas yra kontrolės ir analizės procedūrų serija, tikrinanti, ar organizacijos personalo dokumentų srautas atitinka Rusijos Federacijos darbo teisės aktų reikalavimus, atsižvelgiant į naujausius pakeitimus, taip pat vidinius įmonės reikalavimus. Be to, tai yra dokumentų srauto efektyvumo analizė ir pasiūlymų, kaip minimalizuoti medžiagų ir darbo sąnaudas, rengimas.

2 žingsnis. Specialistų, kurie dalyvaus tikrinant personalo dokumentus įmonėje, rato nustatymas.

Klausimai, kaip bus atliktas auditas, sprendžiami: padedant išorės konsultantams (išorinis auditas) arba pasitelkiant savo darbuotojus (vidaus auditas). Išoriškais konsultantais kviečiami specializuotas paslaugas teikiančios įmonės darbuotojai arba laisvai samdomi darbuotojai.

Bet kokio tipo personalo audito atlikimo procedūroje dalyvauja šie asmenys:

  • įmonės vadovas;
  • HR atstovai arba personalo darbuotojai;
  • įmonės teisės skyriaus atstovai;
  • įmonės planavimo ir ūkinių operacijų skyriaus darbuotojai;
  • darbo apsaugos darbuotojai.

Tuo atveju, kai atliekamas vidinis personalo dokumentų auditas, iš nurodytų darbuotojų sudaroma darbo grupė, kuri atsakinga už rezultatus. Išorinio audito procedūros metu atsakingi darbuotojai konsultantams privalo suteikti visą reikiamą informaciją ir jiems visapusiškai padėti.

Aiškumo dėlei į suvestinę lentelę surinkome dviejų tipų – vidinio ir išorinio – personalo audito privalumus ir trūkumus.

Lentelė. Personalo dokumentų išorės ir vidaus auditas: privalumai ir trūkumai

Išorinis personalo auditas

Vidinis personalo auditas

Privalumai

1. Audito procedūra patikėta profesionaliems auditoriams, kurie turi patirties nustatant tipinius trūkumus ir klaidas bei naudoja patikrintus metodus.

2. Didelė tikimybė, kad vadovui bus pateiktas objektyvus dokumentacijos būklės vaizdas. Kadangi trečiųjų šalių inspektoriai iš pradžių neturi pagundos paslėpti aptiktus trūkumus.

1. Maža audito procedūros kaina (jo darbuotojams už darbą skiriamas piniginis atlygis atlyginimo dydžio).

2. Pagrindinės buveinės atstovams lengviau patikrinti filialų dokumentaciją, ar ji atitinka ne tik įstatymus, bet ir vidinius organizacijos reikalavimus.

3. Daugiau darbuotojų bendravimo lemia geresnį komandinį žaidimą.

Trūkumai

1. Brangus.

2. Kokybiškas auditas neįmanomas, jei audite nedalyvauja įmonės atstovai.

3. Didelės laiko sąnaudos.

4. Ne kiekvienas vadovas patikės dokumentų su informacija apie savo įmonės darbuotojus tikrinimą trečiajai įmonei.

1. Audito darbuotojai patiria didelį laiko praradimą (atlieka „nepagrindinę funkciją“, o ne tiesiogines pareigas).

2. Rizika gauti nepatikimą vaizdą.

3. Nekokybiško ir nepilno pjūvio tikimybė, nes nėra reikiamų metodų ir patirties atliekant audito procedūrą.

Bendrojo (nuolatinio) personalo dokumentacijos audito atlikimo tvarka

Bendrosios personalo audito procedūros tikslas– nustatyti ir nustatyti visus darbo teisės aktų pažeidimus, padarytus tvarkant personalo dokumentaciją.

Imamasi veiksmų individualiai patikrinti visus organizacijos personalo dokumentus, už kurių pažeidimus gali būti skiriamos nuobaudos nuo mokesčių inspekcija, darbo inspekcija ir kitos tikrinimo įstaigos. Atlikti tokį patikrinimą būtina, kai įmonė parduodama, keičiasi jos vadovybė, taip pat kai reikia sutvarkyti dokumentaciją.

Paprastai įmonės apsiriboja atrankiniais auditais.

2 etapas. Personalo audito atlikimas

1 veiksmas. Nustatykite personalo audito taisykles

Jei personalo auditas atliekamas naudojant organizacijos išteklius, turėtumėte:

  1. Išduoti atitinkamus įsakymus ir nurodymus;
  2. Nustatyti personalo audito tikslus ir uždavinius;
  3. Sudaryti atsakingos komisijos sudėtį;
  4. Nustatykite patikrinimo terminus.

Jei auditorių vaidmenį atlieka trečiosios šalies organizacijos specialistai, būtina:

  1. Atlikę išsamią rinkos analizę, pasirinkite tiekėją;
  2. Sudaryti sutartį, kurioje būtų apibrėžtos šalių sąlygos, tikslai, uždaviniai, įgaliojimai ir atsakomybė;
  3. Priimti įsakymą, kuriame būtų nurodyti audito procedūros tikslai ir uždaviniai, taip pat uždaviniai darbo grupė, kuris skirtas padėti išorės konsultantams.

2 veiksmas. Nuspręskite dėl reikalingų dokumentų paketo

Turėtumėte sudaryti išsamų dokumentų, kuriuos turėtų turėti organizacijos personalo skyriaus darbuotojai, sąrašą. Rusijos Federacijos darbo kodekse yra kai kurių privalomų dokumentų nuoroda. Šiame sąraše turėtų būti:

  • darbo sutartys (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56, 67 straipsniai);
  • darbo knygos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsnis)
  • vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsnis);
  • atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);
  • nuostatas dėl asmens duomenų apsaugos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 skyrius).

Darbo kodekse taip pat yra netiesioginių nuorodų į daugelį vietinių teisės aktų, kurie taip pat turėtų būti įtraukti į privalomų įmonės personalo dokumentų sąrašą. Paimkime, pavyzdžiui, tai, kas paminėta str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 15, 57 str., personalas.

Egzistuoja nemažai kitų norminių aktų, kurie nustato daugelio kitų personalo dokumentų naudojimo įmonėje reikalavimus. Pavyzdžiui, Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. Nr.225 „Dėl darbo knygelių“, minima Darbo knygų judėjimo apskaitos knyga ir intarpai jose.

Svarbu: kokių dokumentų neturite teisės reikalauti tikrinant nuo 2016 m. liepos 1 d.?

2016-07-01 įsigalioja Vyriausybės 2016-04-19 įsakymas. Nuo šiol inspektoriai negali reikalauti, kad darbdaviai pateiktų tam tikrų dokumentų, įskaitant:

  • išrašai iš Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro, Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro, Vieningo valstybinio individualių verslininkų registro
  • Informacija apie vidutinis skaičius
  • informacija apie draudimo įmokų, netesybų, baudų, mokesčių ir rinkliavų skolų buvimą ar nebuvimą ir kt.

Visą dokumentų, kurių pateikti neprivalote, sąrašą rasite 2016 m. balandžio 19 d. Vyriausybės įsakyme. Dabar auditoriai turi savarankiškai prašyti šių dokumentų iš vyriausybinių agentūrų. Pavyzdžiui, išrašas iš Vieningo valstybinio juridinių asmenų registro yra iš Federalinės mokesčių tarnybos, informacija iš apskaitos įrašų yra iš Rosstat ir pan.

3 žingsnis. Dokumentų derinimo tvarka personalo audito metu

Dokumentų prieinamumas turi būti tikrinamas griežtai laikantis sudaryto sąrašo. Po to, norėdami išvengti įstatymų pažeidimų, turite atidžiai išstudijuoti jų turinį. Suderinimo metu gauti rezultatai įrašomi į specialią lentelę. Tada reikia nustatyti, kuris vietinis reglamentas reikalingi patobulinimai ir kuriuos reikia sukurti iš naujo.

4 žingsnis. Personalo dokumentų turinio analizės atlikimas

Šiame etape nuodugniai išnagrinėjami tie dokumentai, kuriuos reikia užbaigti ar papildyti. Tada šių dokumentų turinį tikrina auditoriai, ar jie atitinka teisės normas ir vidaus organizacines taisykles.

Dažnai organizacijos pažeidžia pagrindinę taisyklę (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnis), pagal kurią vietinių taisyklių normos, kurios pablogina darbuotojų padėtį, palyginti su nustatytais darbo teisės aktais, arba priimtos nesilaikant nustatytų str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 372 str., atsižvelgimo į darbuotojų atstovaujamojo organo nuomones tvarką. Visais tokiais atvejais reikia vadovautis darbo teisės normomis.

Jei nustatytų pažeidimų nedaug, jie registruojami iš anksto sudarytoje lentelėje. Didesniam pažeidimų skaičiui sukuriama atskira lentelė.

5 veiksmas. Kitų personalo dokumentų tikrinimo tvarka

Tikrindama personalo dokumentus, vidaus arba išorės komisija tikrina:

Teisingas administracinių dokumentų tvarkymas;

  • Užsakymų pagrindinėms organizacijos veikloms ir užsakymų personalui saugojimas;
  • Įsakymų dėl vadovų skyrimo į naujas pareigas (generalinio direktoriaus, struktūrinių padalinių vadovų, vyriausiojo buhalterio, gamybos vadovo ir kt.) sudarymas;
  • Darbo knygelių pildymo tvarka.

Keletas žodžių apie darbo įrašų auditą

Visų pirma, verta patikrinti, ar yra pagrindinės veiklos įsakymo patvirtinta kopija dėl asmens, atsakingo už darbo apskaitos tvarkymą, paskyrimo.

Atlikdami personalo auditą įmonėje, turite įsitikinti, kad visos darbo knygos yra prieinamos ir tinkamai įregistruotos darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knygoje. Taip pat būtina patikrinti, ar visi įrašai darbo knygelėse yra pagrįsti atitinkamais įsakymais.

Įrašai iš darbo knygelių (įrašų) apie priėmimą į darbą, perkėlimą į kitą nuolatinį darbą ir atleidimą turi būti dubliuojami darbuotojų asmens kortelėse ir užantspauduoti parašais, patvirtinančiais, kad yra susipažinę. Darbo knygos ir jų įdėklai turi būti laikomi ugniai atspariame seife. Visi darbai, susiję su darbo knygelių saugojimu, priežiūra ir pildymu, turi būti atliekami pagal galiojančias Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisykles bei Darbo knygelių pildymo instrukcijas.

3 etapas. Veiksmai personalo audito ataskaitai sudaryti

Žingsnis 1. Personalo audito įmonėje ataskaitos formos parinkimas

Ataskaitos forma turėtų būti dokumento forma, kurioje būtų aprašomos dalys ir lentelė su nustatytų pažeidimų sąrašu ir rekomendacijomis juos pašalinti. Rekomendacijos gali būti pateikiamos kaip ataskaitos priedas. Ataskaitą sudaro šios dalys:

  1. Dokumentų prieinamumo pagal darbo teisės aktų reikalavimus analizė;
  2. Dokumentų rengimo atitikties darbo teisės aktų reikalavimams analizė;
  3. Organizacijos vidaus vietinių reglamentų turinio vertinimas;
  4. Personalo procedūrų atitikties teisės aktams reikalavimams tikrinimo rezultatai;
  5. Dokumentų atitikties archyvų teisės aktų reikalavimams analizė;
  6. Nuorodos į konkrečius teisės aktų straipsnius, dėl kurių įmonė turi pažeidimų;
  7. Rizikos įvertinimas (nurodo pažeidimus, dėl kurių gali kilti darbo ginčų arba galimas pritaikymas kontrolės institucijų baudos);
  8. Personalo apskaitos tvarkymo klaidų pašalinimo rekomendacijos;
  9. Prioritetas per tolesnis darbas su personalo dokumentacija.

Žingsnis 2. Ataskaitos pateikimas patikrą užsakiusiam asmeniui

Ataskaitos pateikimas audito klientui (dažniausiai vyriausiam įmonės pareigūnui) tvirtinti ir tvirtinti tolesni veiksmai(duodamas įsakymas ištaisyti nustatytus pažeidimus, paskirstydamas šiuos veiksmus tam tikriems darbuotojams). Ataskaitą paprastai auditorius pateikia asmeniškai, nes būtent jis turi galimybę iš karto paaiškinti visas atlikto darbo subtilybes.

4 etapas. Veiksmai, pagrįsti personalo audito rezultatais

Atlikus personalo audito procedūrą, remiantis gautais rezultatais, sudaromas personalo tarnybos veiksmų planas, kuriuo siekiama pašalinti nustatytus apskaitos tvarkymo trūkumus. Dokumente nurodyti konkretūs terminai trūkumams pašalinti ir įvardyti už tai atsakingi pareigūnai. Taip pat turėtumėte nuspręsti, kada atlikti tolesnį auditą, kad patikrintumėte, ar ankstesni pažeidimai buvo ištaisyti.

HR auditas atliekama siekiant patikrinti, ar personalo apskaitos tvarkymas įmonėje atitinka nustatytus standartus ir Rusijos teisės aktai. Patikrinimą galima atlikti savarankiškai arba pasitelkus nepriklausomus specialistus.

Kokie yra personalo audito tipai ir kokie yra jų atlikimo pagrindai?

HR auditas Jis gali būti vidinis (kuris vykdomas iš įmonės nuosavų išteklių) ir išorinis (dalyvaujant nepriklausomiems specialistams). Tuo pačiu metu išorinis HR auditas gali būti ne tik vienkartinis, bet ir reguliariai vykdomas užsakomųjų paslaugų pagrindu. Be to, samdomiems personalo pareigūnams taip pat gali būti patikėtas tam tikras darbo kiekis užtikrinant personalo gamybą konkrečioje įmonėje.

Vykdyti vidinį HR auditas sudaroma komisija, kurią paprastai sudaro:

  • Personalo skyriaus vadovas;
  • teisininkas;
  • Vyriausiasis buhalteris ir (arba) buhalteris, atsakingas už darbo užmokesčio apskaitos vedimą;
  • personalo darbuotojas.

Tvirtinant komisijos sudėtį būtina užtikrinti, kad dalyvautų bent vienas specialistas, puikiai išmanantis personalo teisės aktus ir dokumentų srautą.

Dėl HR auditas gali būti keletas priežasčių:

  1. Kai atleidžiamas personalo pareigūnas ir priimamas naujas darbuotojas.
  2. Kai kada konfliktinė situacija su įmonės darbuotojais, todėl reguliavimo institucijos gali patikrinti personalo įrašus.
  3. Pasikeitus darbo ar kitiems teisės aktams, išleidžiami nauji nuostatai, dėl kurių pasikeistų personalo apskaitos vedimo tvarka.
  4. Keičiant darbuotojų apmokėjimo sistemą.
  5. Su dideliu darbuotojų mažinimu.

HR audito metodai

Metodai HR auditas sąlygiškai suskirstyti į šias kategorijas:

  1. Organizacinis ir analitinis – remiantis personalo dokumentų tyrimu ir ataskaitomis. Taikydami šį metodą, auditoriai patikrina pagrindinį analizuojamo laikotarpio dokumentų paketą, taip pat tiria kitus finansinius rodiklius, kurie rodytų įmonės darbuotojų veiklą.
    Į pagrindinį dokumentų paketą įeina:
    • pareigybių aprašymai;
    • darbuotojų užpildytos anketos ir testai;
    • informacija apie išlaidas samdant/atleidus, taip pat personalo mokymui/mokymui;
    • duomenis apie atlyginimą;
    • balanso informacija darbo išteklių, taip pat darbo specifikos aprašymą;
    • traumų lygį ir profesinių ligų dažnumą patvirtinančius dokumentus;
    • duomenis apie darbo valandas ir darbo jėgos panaudojimo finansinius rezultatus.
  2. socialiniai-psichologiniai - remiantis audituojamos įmonės pašnekovų-darbuotojų apklausa/interviu. Šis metodas yra efektyviausias vertinant darbuotojų motyvaciją dirbti, valdymo efektyvumą bei esamos skatinimo sistemos pagrįstumą.
  3. Ekonominis- remiantis įmonės socialinių / ekonominių rodiklių palyginimu su reguliavimo standartais. Taikant šį metodą bus galima įvertinti, ar darbo sąlygos įmonėje yra konkurencingos ir kaip efektyviai veikia personalo tarnyba.

Etapas po etapo HR auditas

Namų viduje HR auditas turi kelis etapus. Etapų seka HR auditas yra chronologinis, o patys etapai sklandžiai susilieja vienas su kitu. Priklausomai nuo pasirinkto metodo HR auditas pradiniai etapai gali šiek tiek skirtis.

Etapai HR auditas:

  1. Organizacinių problemų sprendimas, įskaitant:
    • uždavinių ir tikslų formavimas HR auditas;
    • komisijos sudarymas ir jos sudėties tvirtinimas vadovo įsakymu;
    • apžiūros terminų nustatymas.
  2. Sukurkite peržiūros planą su kiekvienos užduoties atlikimo terminais. Tame pačiame etape metodas, kuris bus naudojamas atlikti HR auditas.
  3. Dokumentų, kuriuos reikia patikrinti, sąrašo sudarymas.
  4. Į aukščiau pateiktą sąrašą įtrauktų dokumentų tinkamumo ir prieinamumo tikrinimas. Šiam etapui įgyvendinti dažniausiai sukuriamas ženklas, kuriame daromas įrašas apie kiekvieną tiriamą dokumentą: ar dokumentas yra prieinamas, ar jo turinys atitinka tikrovę ir teisės normas.
  5. Suaktyvinamas patikrinimo rezultatas. Remiantis rezultatais HR auditas surašomas aktas (ataskaita), kuriame aprašomi visi rasti trūkumai ir netikslumai, taip pat siūlomos priemonės jiems pašalinti.

Personalo dokumentų auditas: sąrašas

HR auditas apima darbą su dokumentais. Taikant socialinį-psichologinį metodą, analizuojamos darbuotojų užpildytos anketos. Jei naudojamas analitinis metodas, tada tikrinami visi turimi personalo dokumentai įmonėje.

Tarp dokumentų, kurių reikia patikrinti, yra:

  • darbo sutartys;
  • darbo knygelės ir jų judėjimo žurnalas;
  • personalas;
  • atostogų grafikas;
  • Asmeninės darbuotojų kortelės ir asmens bylos;
  • standartizavimo ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai;
  • įsakymai personalo klausimais su jų išdavimo pagrindu;
  • vidaus nuostatai, susitarimai dėl asmens duomenų apsaugos, darbo apsaugos instrukcijos ir kiti vietiniai aktai, taip pat žurnalai su jais susipažinti.

Personalo dokumentacijos auditas: ypatumai

Dėl didelio dokumentų srauto įmonėje galima atlikti sutrumpintą (ekspres) procedūrą HR auditas. Taigi galima atlikti ne visišką dokumentų patikrą, o atrankinį. Jei tikrinimo terminai spaudžia, tai š geriausias variantas. Juk per trumpą laiką galima įvertinti HR įrašų valdymo būklę įmonėje.

Taip pat HR auditas gali apimti dokumentų tikrinimą bendrųjų personalo dokumentų kontekste. Arba gali būti atliktas konkrečių kategorijų personalo patikrinimas. Kiekvieno patikrinimo metodo pasirinkimas priklauso nuo jo tikslų ir uždavinių.

Dokumentacija. apibūdinimas

Personalo dokumentacijos auditas apima išsamią visų diagnozę personalo dokumentacija organizacijos egzistavimą, jos registravimo teisingumą ir priežiūrą pagal galiojančius teisės aktus Rusijos Federacija.

Personalo dokumentacijos auditas numato šių dokumentų patikrinimą:

· Darbuotojų asmens bylos; · Asmeninės kortelės T2; · Darbo sutartys ir papildomų susitarimų; · Užsakymai personalui; · Užsakymai dėl pagrindinės veiklos; · Žurnalai; · Darbo įrašai; · Atostogų grafikai; · Atostogų užsakymai; · Personalas; · Laiko apskaitos žiniaraštis; · Kelionės dokumentai; · Vietiniai reglamentai; · Pareigybės aprašymai visų tipų darbuotojams.

Tačiau jis reikalingas, netgi būtinas dėl šių priežasčių:

- Personalo dokumentų auditas leidžia gausite išsamų vaizdą apie personalo padėtį įmonėje, dokumentų, kurie turi atitikti Rusijos Federacijos darbo kodeksą, buvimą ar nebuvimą, gausite kiekvieno darbuotojo pažymėjimą, įvertinsite personalo tarnybos darbą ;

- Personalo dokumentų auditas apsaugo jus nuo baudų ir pretenzijų iš Federalinės darbo inspekcijos, prokuratūros, mokesčių inspekcijos (pagal priskaičiuoto darbo užmokesčio dydžio patikrinimą) ir tiesiogiai iš darbuotojų, kurie dėl kokių nors priežasčių yra įžeisti įmonės ar yra jai nelojalūs.

- Personalo dokumentų auditas duoda turite galimybę identifikuoti tipines klaidas savo personalo dokumentacijoje ir imtis priemonių juos sistemingai išnaikinti ir ateityje nepasikartoti.

Kokiomis situacijomis ypač reikalingas personalo dokumentacijos auditas?

Personalo dokumentacijos auditas būtina šiose situacijose:

Buvę ar esami darbuotojai ketina pareikšti jums ieškinius, susijusius su jūsų ir jų darbo santykiais. Šiuo atveju labai svarbu tai užtikrinti personalo dokumentacija pilnai atitiko galiojančius teisės aktus, taip pat visiškai atitiko dokumentų numeraciją, datas, tų pačių dokumentų numeriai popieriuje ir 1C nesiskyrė, visi dokumentai apie atostogas, komandiruotes, darbo užmokesčio žiniaraščius buvo įforminti tinkamai. ir laikėsi darbo apsaugos reikalavimų, o darbuotojai su jais susipažinę. Priešingu atveju įmonė negali išvengti „Rostrudinspektsiya“ ar prokuratūros pretenzijų ir dėl to iki 50 000 rublių baudos valstybės naudai, neskaičiuojant paties darbuotojo reikalavimų patenkinimo ir dalyvavimo. įmonės vadovo administracinio „teistumo registro“;

Organizacija ilgam laikui sukūrė, padidino personalą, tačiau personalo dokumentaciją saugojo „neatsargiai“. Šiuo atveju, kaip rodo praktika, personalo dokumentacija susikaupia daug klaidų, kurios galiausiai lemia neteisingą darbo užmokesčio apskaičiavimą, nebuvimą ar neteisingą atostogų dienų apskaitą, visišką neatitikimą tarp tinkamų nurodymų ir faktiškai darbuotojų atliekamų pareigų, neatitikimų tarp įsakymų, darbo sutarčių, elektroninės duomenų bazės, atostogų. tvarkaraščiai, asmeninės kortelės ir kt. Chaosas viduje personalo dokumentacija veda į chaosą įmonės darbe, nežinai ką kada siųsti atostogų, kiek kam mokėti, iš ko ko reikalauti ir tokioje situacijoje Personalo dokumentų auditas būtinai būtina;

Ar norite patikrinti personalo tarnybos darbą, ar personalo aptarnavimas Autorius savo iniciatyva atlieka savęs patikrinimą dėl didelio einamųjų reikalų darbo krūvio ir nesugebėjimo atitraukti praeities laikotarpių, arba naujas personalo darbuotojas dėl didelio personalo negali savarankiškai atlikti darbo. personalo dokumentacijos auditas.

Kokių tipų personalo dokumentų auditas yra atliekamas?

PB „JURISTOCRAT“ specialistai atlieka šių tipų personalo dokumentacijos auditą:

1. Pilnas personalo dokumentacijos auditas, kuriame tikrinama visa tam tikro laikotarpio personalo dokumentacija.

2. Atrankinis personalo dokumentų auditas, kurie, savo ruožtu, gali būti dviejų tipų:

2.1. tam tikrų darbuotojų personalo dokumentacijos auditas tam tikriems metams.

2.2. tik tam tikros personalo dokumentacijos, pavyzdžiui, tik įsakymų dėl priėmimo į darbą ir atleidimo bei darbo sutarčių, auditas.

3. Tikslinis personalo dokumentų auditas, kuris atliekamas konkretaus darbuotojo ar darbuotojų grupės, su kuriuo įmonė yra konfliktinėje ar prieškonfliktinėje būklėje, atžvilgiu ir dėl to būtina, kad visi personalo dokumentai būtų tvarkingi.

Pirmiau pateikta klasifikacija visų pirma yra taikomojo pobūdžio. SU mokslinis taškasŽvelgiant iš perspektyvos, personalo auditą galima suskirstyti į:

1. Profilaktinis personalo dokumentų tvarkymo auditas. Tokiu personalo dokumentų tvarkymo auditu siekiama proaktyviai pašalinti personalo apskaitos tvarkymo trūkumus, užkirsti kelią problemos atsiradimui.

2. Personalo dokumentų tvarkymo operatyvinis auditas, kuris turi būti atliktas greitai dėl artėjančio Rostrudinspektsijos ar prokuratūros patikrinimo, apie kurio įvykį įmonė patikimai žino.

Darbo santykių valdymas yra vienas iš bet kokios teisinės formos organizacijos ekonominės veiklos ramsčių. Šiuo atžvilgiu darbo santykių dokumentacija, teisinga personalo dokumentacijos ir apskaitos tvarkymas pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus yra labai svarbu. Net ir mūsų laikais, kai daugumai darbdavių tai akivaizdu personalo dokumentų tvarkymo vykdymas yra tokia pati neatsiejama organizacijos funkcionavimo dalis kaip ir buhalterinė apskaita, tačiau ne visi į šį segmentą atkreipia dėmesį.

Kai kurie darbdaviai pripažįsta tai svarbą personalo apskaita ir personalo dokumentacija tik priežiūros institucijų (prokuratūros Rostrudinspektsii) patikrinimo metu arba iškilus darbo ginčams, įskaitant teisminius, ir tik tokiais atvejais prašoma suteikti greitąją pagalbą. auditas Ir personalo dokumentų tvarkymo atkūrimas organizacijoje, o tai gali nebeduoti norimo rezultato, nes konfliktuojantys darbuotojai tiesiog atsisakys pasirašyti bet kokius dokumentus ir nebus galima visiškai atkurti personalo įrašų.

Tokioje situacijoje yra apsaugoti tie, kurie aktyviai mąstė apie poreikį. personalo dokumentų tvarkymo vykdymas ir sudarė paslaugų teikimo sutartį personalo apskaitos tvarkymas anksti. Šiose įmonėse su personalo dokumentacija viskas tvarkoje ir nėra pagrindo tikrinančioms institucijoms skirti baudas.

Kai tik iškilo poreikis personalo įrašų auditas arba atkūrimas būtina organizuoti nepriklausomų personalo specialistų, galinčių objektyviai įvertinti esamą padėtį, išnagrinėti vietinius norminius teisės aktus, ar jie atitinka keliamus reikalavimus, įtraukimą. galiojančius teisės aktus. Pagal rezultatus HR auditas Nustatyti trūkumai ir probleminės sritys jau šalinami (trūksta darbo užmokesčio, darbo užmokestis skaičiuojamas kartą per mėnesį, skirtingi atlyginimų dydžiai įsakymuose, sutartyse ir etatų lentelėse ir kt.), vedama personalo apskaita.

Iškilus darbo ginčams ir juos nagrinėjant teisme, teisinga personalo dokumentacija bus geras rašytinis įrodymas, kad esate teisus, o jos nebuvimas bus pagrindas ginčą išspręsti darbuotojo naudai. HR auditas apima:

1. Valdymo teisingumo vertinimas personalo dokumentacija, tikrinant vietinių norminių teisės aktų atitiktį galiojančių teisės aktų reikalavimams.

2. Registravimo, sisteminimo ir saugojimo pažeidimų, klaidų ar teisės aktų reikalavimų nesilaikymo nustatymas personalo dokumentacija.

3. Personalo dokumentų registravimui reikalingų žurnalo formų tvarkymo teisingumo įvertinimas.

4. Trūkstamų vietinių norminių teisės aktų, kurių buvimas yra privalomas bet kurioje organizacijoje, nustatymas.

Specialistai Teisės biuras "JURISTOKRAT" vykdys nuolatinį, atrankinį ir kryptingą Personalo dokumentų auditas, Jūsų pasirinkimu nustatys ir pašalins visus trūkumus personalo dokumentacija, net sudėtingiausia ir sunkiai išsprendžiama.

2. Personalo apskaitos ir dokumentacijos auditas. Terminai

Per 1 darbo dieną 1 specialistas vidutiniškai patikrina 10 asm.

Vietinių taisyklių analizė atliekama vidutiniškai 30 puslapių dokumento teksto per dieną.

Terminų skaičiavimas personalo dokumentacijos auditas yra padaryta remiantis nurodytais skaičiais.

Praktiškai vidutinės įmonės personalo dokumentacijos auditas vidutiniškai trunka 3-10 darbo dienų.

3. Personalo apskaitos ir dokumentacijos auditas. Procedūra

1 . Jūs užpildote iki paštu, arba asmeniškai savo ar mūsų biure, užsisakykite Personalo dokumentų auditas.

2 . Mūsų specialistas atvyks pas jus įvertinti jūsų būklę. personalo dokumentacija, reikalinga audito apimtis ir gylis. Siunčiame Jums komercinį pasiūlymą.

3. Sutarę dėl pasiūlymo, pradedame darbus Personalo dokumentų auditas Priklausomai nuo sutartos darbo apimties, tai gali apimti:

Dokumentų būklės analizė:

· Asmeninės bylos: prieinamumo tikrinimas, į asmens bylas įtrauktų dokumentų sąrašo tikrinimas, titulinio puslapio kūrimas.

· Asmeninės kortelės: tikrinama, ar nėra, tikrinama, ar jie užpildyti, ar laikomasi teisės aktų.

· Personalo įsakymai (įdarbinimas, perkėlimas, atleidimas iš darbo): prieinamumo tikrinimas, teisės aktų laikymosi tikrinimas, darbo sutarčių, personalo grafikų, darbo knygelių ir kitų dokumentų laikymasis.

· Įsakymai dėl pagrindinės veiklos: tikrinama, ar laikomasi teisės aktų.

· Atostogų užsakymai: patikrinimas, ar laikomasi teisės aktų.

· Pranešimai apie atostogų pradžios laiką: patikrinimas, ar laikomasi teisės aktų.

· Atostogų grafikai: laisvų vietų patikrinimas, užbaigimo tikrinimas, teisės aktų laikymosi tikrinimas.

· Darbo sutartys: prieinamumo tikrinimas, teisės aktų laikymosi tikrinimas, palyginimas su įsakymais ir kitais dokumentais, ar nėra neatitikimų. Pakeitimų ir papildymų tikrinimas.

· Darbuotojų darbo grafikai: patikrinimas, ar laikomasi teisės aktų, tikrinama, kaip laikomasi įsakymų ir kitų dokumentų.

· Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: prieinamumo tikrinimas, teisės aktų laikymosi tikrinimas.

· Kelionės dokumentai: įsakymų, kelionės pažymėjimų, darbo užduočių tikrinimas, teisės aktų laikymosi tikrinimas.

· Darbo knygelės: darbo knygelių pildymo teisingumo tikrinimas, palyginimas su užsakymais personalui dėl neatitikimų, registravimas darbo knygelių ir jų intarpų judėjimo apskaitos knygoje.

· 1C duomenų bazės tikrinimas. Atlyginimas ir personalas“ ar kažkas panašaus: dokumentų – įsakymų, darbo sutarčių, etatų grafikų ir kt.

· Reikalingų vietinių taisyklių patikrinimas: LNA tyrimas, rekomendacijos dėl pakeitimų.

· Reikalingų pareigybių aprašymų prieinamumo tikrinimas: pareigybių aprašymų nagrinėjimas, rekomendacijos dėl pakeitimų.

4. Personalo apskaitos ir dokumentacijos auditas. Rezultatas

Pagal rezultatus personalo dokumentacijos auditas Jūs gaunate:

Teisinė nuomonė su rezultatais pagrįstomis išvadomis auditas personalo dokumentacijaįmonėje, visiškai ir aiškiai atspindinčią reikalų būklę;

5. Personalo apskaitos ir dokumentacijos auditas. Garantijos

Mes garantuojame:

Visiška finansinė atsakomybė valstybinių įstaigų skiriamų baudų dydžiu mūsų klaidos rekomendacijose atveju, kuri yra užtikrinama Personalo dokumentacijos audito paslaugų teikimo sutartimi.

6. Personalo apskaitos ir dokumentacijos auditas. Kaina

Asmens metų skaičius

Personalo audito kaina 1 darbuotojui 1 metams (rubliai)

Bet ne viskas

bendra dalis

Prieš 20 imtinai

prieš 50 imtinai

prieš 200 imtinai

nuo 400 ir žemiau

Speciali dalis

Vietinių taisyklių auditas

500 rub. / puslapis

Ataskaitos raštu apie personalo apskaitos tvarkymo audito rezultatus parengimas (kiekvieno darbuotojo personalo apskaitos klaidų analizė, tipinių klaidų nustatymas, rekomendacijos šalinimui, sprendimai dėl atkūrimo, pagrindimas)

1000 rub. / puslapis

Kad patikrinimas jūsų nenustebintų, turite aiškiai žinoti, kokius dokumentus gali patikrinti Valstybinė darbo inspekcija ir Rusijos Federacijos pensijų fondas, taip pat juos turėti. Nuo patikrinimų skyrimo pagrindo mokesčių institucijos kitoks ( planinis patikrinimas darbo teisės aktų nuostatų laikymosi, gamybinių nelaimingų atsitikimų faktų patikrinimo, profesinių sąjungų organų, darbuotojų kreipimųsi dėl teisės pažeidimų, iš teisėsaugos institucijų gautos informacijos), tuomet tikrinamų dokumentų sąrašas gali labai skirtis. Kad išvengtų problemų, įmonės taip pat turėtų atlikti savo personalo auditą.

Darbo inspekcija yra pagrindinė institucija, atsakinga už darbo teisių ir laisvių apsaugos, įskaitant teisę į saugias darbo sąlygas, laikymosi užtikrinimą ir užtikrinimą, kad darbdaviai laikytųsi teisės aktų ir kitų norminių aktų.

Darbo inspekcija yra pagrindinė institucija, kuriai pavesta užtikrinti darbo teisių ir laisvių apsaugą, įskaitant teisę į saugias darbo sąlygas ir užtikrinti, kad darbdaviai laikytųsi teisės aktų ir kitų norminių aktų.

Atsižvelgiant į pavestas užduotis, nustatyti pagrindiniai įgaliojimai. Federalinė darbo inspekcija atlieka patikrinimus, apklausas, leidžia privalomus nurodymus pašalinti pažeidimus, pagal savo įgaliojimus surašo administracinių nusižengimų protokolus, rengia kitą medžiagą (dokumentus) dėl kaltininkų patraukimo atsakomybėn federalinių įstatymų ir kitų norminių aktų nustatyta tvarka. Rusijos Federacijos teisės aktai ir kt.

Jei inspektoriai organizacijoje nustato pažeidimus, vadovui, vyriausiajam buhalteriui ir žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovui gali būti taikomos nuobaudos. Jeigu pareigūnas jau buvo baustas už analogišką administracinį teisės pažeidimą, jam gali būti atimama teisė nuo vienerių iki trejų metų pagal LR BK 12 str. 5.27 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas. Be to, gali būti taikomos sankcijos subjektas. Atsisakymas atlikti patikrinimą ir nesutikimas su juo baudžiama pagal sankcijas, numatytas 2009 m. 19.4 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas. Pažeidus darbo teisės aktus, organizacijos veikla taip pat gali būti sustabdyta iki 90 dienų.

Nuobaudos: administracinė darbdavio atsakomybė

Administracinė atsakomybė darbdaviui gali kilti šiais atvejais:

  • trukdymas valstybinių darbo inspektorių veiklai, ypač jų duotų įsakymų nevykdymas, grasinimai smurtu ar smurtiniai veiksmai prieš pačius inspektorius (Rusijos Federacijos darbo kodekso 363 straipsnis). Remiantis str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 19.4 p., nepaklusimas valstybės kontrolę vykdančios institucijos pareigūno teisėtam įsakymui ar reikalavimui, taip pat šio pareigūno trukdymas tarnybinės pareigos užtraukia įspėjimą arba administracinę nuobaudą pareigūnai;
  • teisės aktų nustatytos informacijos apie piliečius (asmens duomenų) rinkimo, saugojimo, naudojimo ar platinimo tvarkos pažeidimas. Už šiuos pažeidimus pareigūnams numatyta sankcija – įspėjimas arba administracinė nuobauda;
  • administracinio nusižengimo bylą nagrinėjusio organo nutarimu nesiėmimo priemonių priežastims ir sąlygoms, prisidėjusioms prie administracinio nusižengimo padarymo, pašalinti. Čia pareigūnams taikoma tokia priemonė kaip administracinė bauda;
  • nepateikimas arba nesavalaikis valstybės institucijai informacijos, kuri yra numatyta įstatymuose ir reikalinga šiai įstaigai teisėtai veiklai vykdyti, taip pat nepilnos ar iškraipytos informacijos perdavimas pareigūnams ir inspektoriams. Šiuo atveju administracinė nuobauda taikoma ne tik pareigūnams, bet ir juridiniams asmenims.

Įmonės tikrinimas: būtini pagrindai

Inspekcijos nurodymo atlikti patikrinimus pagrindai gali būti:

  • darbo planai, skirti stebėti, kaip laikomasi darbo teisės aktų;
  • pramoninių avarijų faktai;
  • profesinių sąjungų organų, darbuotojų ar kitų asmenų kreipimaisi dėl darbo įstatymų pažeidimų, kitais federalinės darbo inspekcijos kompetencijai priskirtais klausimais;
  • informaciją, gautą iš teisėsaugos institucijų.

Planinis auditas atliekamas ne dažniau kaip kartą per dvejus metus. Jei įmonė yra maža įmonė, auditoriai neturi teisės tikrinti jos veiklos 3 metus nuo datos. Paprastai apie patikrinimą pranešama likus vienai ar dviem dienoms iki jo pradžios, nebent ši informacija, inspekcijos nuomone, galėtų pakenkti audito rezultatams ir leisti įmonei tai greitai nuslėpti. Taip pat planuojamas patikrinimas gali būti išsamus, kai nuodugniai išnagrinėjama tam tikra organizacijos veiklos sritis, susijusi su Rusijos Federacijos darbo kodekso laikymusi.

Turėtumėte atkreipti dėmesį į patikrinimo problemas. Inspektoriai negali peržengti jų ribų. Pavyzdžiui, jei audito tema – darbo užmokesčio apskaičiavimas ir išdavimas, tai inspektoriai tikrins su darbuotojų atleidimu susijusius dokumentus.

Šiuo atžvilgiu visų pirma būtina nustatyti visą dokumentų, kuriuos galima patikrinti, sąrašą. Nėra vieno bendro dokumentų sąrašo, kurį turi turėti kiekviena organizacija. Įvairiuose teisės aktuose yra nuorodų į būtinybę tvarkyti tam tikrus žurnalus, įsakymus ir kitus dokumentus. Atsižvelgiant į tai ir atsižvelgiant į pramonės šaką, kuriai priklauso įmonė, būtina sudaryti dokumentų, kurie pagal teisės aktus turi būti organizacijoje, sąrašą.

Organizacijos auditas: kokius dokumentus galima patikrinti

Dokumentus galima suskirstyti į šiuos tipus:

  • Individualūs vietiniai reglamentai (žr. 1 lentelę);
  • Organizacijos privalomieji lokaliniai aktai (žr. 2 lentelę);
  • Vietiniai nuostatai patvirtinti atsižvelgiant į profesinės sąjungos komiteto nuomonę (žr. 3 lentelę).

1 lentelė

Individualios vietinės taisyklės

Sutraukti šou

2 lentelė

Privalomi lokalūs organizacijos aktai

Sutraukti šou

3 lentelė

Vietiniai nuostatai patvirtinti atsižvelgiant į profesinės sąjungos komiteto nuomonę

Sutraukti šou

Informacijos sisteminimas: kaip organizuoti dokumentų srautą

Darbuotojams pareiškus apie jų teisių pažeidimą (drausminė nuobauda, ​​neteisėtas atleidimas iš darbo), taip pat gali būti reikalaujama pateikti šiuos dokumentus:

  • susitarimas dėl kolektyvinės finansinės atsakomybės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 245 straipsnis);
  • susitarimai dėl visiškos individualios finansinės atsakomybės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 244 straipsnis);
  • komercinių paslapčių apsaugos reglamentas;
  • darbuotojų prisitaikymo taisyklės;
  • praėjimo tvarkos nuostatai bandomasis laikotarpis;
  • darbuotojų atestavimo nuostatai.

Specialusis dėmesys turėtų būti skiriamas informacijos sisteminimui apie personalo įrašai . Šiuo tikslu įstaigoms ir organizacijoms rekomenduojama vesti šiuos žurnalus:

Mūsų atveju:

  • darbo knygų išdavimo žurnalas. Būtinybę ją išlaikyti lemia darbuotojo teisė reikalauti su darbu susijusių dokumentų, taip pat pareiga darbuotojo atleidimo dieną išduoti darbo knygelę. Susidarius prieštaringai situacijai, darbdavys galės patvirtinti darbuotojui darbo knygos išdavimą;
  • darbo sutarčių žurnalas. Ypač naudinga tuo atveju dideli kiekiai samdomų darbuotojų, taip pat sudarant terminuotas darbo sutartis, kad būtų galima sekti jų galiojimo terminus. Tai būtina atsižvelgiant į reikalavimą, nustatytą 10 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 79 straipsnis, pagal kurį darbuotojas turi būti įspėtas apie terminuotos darbo sutarties nutraukimą pasibaigus jos galiojimo laikui ne vėliau kaip tris kartus iš anksto. kalendorinių dienų iki atleidimo. Priešingu atveju sąlyga dėl terminuoto darbo sutarties netenka galios ir laikoma, kad darbo sutartis sudaryta neterminuotai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 58 straipsnis);
  • personalo užsakymų žurnalas. Reikalingas siekiant tiksliai apskaityti personalo užsakymų eilės numerius. Priklausomai nuo įmonės darbuotojų skaičiaus, galite vesti vieną žurnalą visiems užsakymams (priėmimui, perdavimui, atleidimui ir kt.) arba registruoti kiekvieną užsakymo rūšį atskirame žurnale;
  • Susipažinimo su vietos taisyklėmis žurnalas. Būtinybė jį išlaikyti išplaukia iš 19 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis, pagal kurį darbdavys privalo pasirašytinai supažindinti darbuotoją su vietiniais teisės aktais, priimdamas jį į darbą, net prieš pasirašydamas darbo sutartį;
  • saugos instruktažų žurnalas pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 10 skirsnį;
  • darbuotojų, kuriems atliekama privaloma medicininė apžiūra, žurnalas pagal 2006 m. 69 Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Patikrinus dokumentus, patikrinama esamų dokumentų kokybė pagal teisės aktų reikalavimus.

Taigi auditoriai tikrins, kaip organizacija tvarko pirminę personalo apskaitos dokumentaciją, apskaitą už darbo laiko panaudojimą ir atsiskaitymus su darbuotojais už darbo užmokestį. Kuriame reikalingi dokumentai turi atitikti suvienodintas formas, patvirtintas Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2001 m. balandžio 6 d. dekretu Nr. 26 (asmeninės darbuotojų kortelės, personalo įsakymai (įdarbinant, perkeliant, atostogaujant, atleidžiant iš darbo, komandiruotėse, skatinant ir kt.), etatų grafikas, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, mokėjimo ir darbo užmokesčio lapeliai ir kt.).

Atkreiptinas dėmesys, kad įmonė gali neturėti kai kurių iš minėtų dokumentų, pavyzdžiui, pareigybių aprašymų, o darbo pareigos gali būti įtrauktos į darbo sutarties nuostatas.

Taip pat galite pabrėžti kai kuriuos atskirų dokumentų tvarkymo ypatumus. Taigi, jei organizacijoje dirba nereguliariai dirbančių darbuotojų, tuomet reikėtų sudaryti tokių darbuotojų pareigybių sąrašą. Jeigu darbo sutartyje yra numatyta nuostata dėl darbuotojų saugojimo komercinių paslapčių, tai turi būti nuostata dėl tokių paslapčių apsaugos. Kartu turi būti aiškiai apibrėžtas komercinę paslaptį sudarančios informacijos sąrašas, su šia informacija darbuotojai turi būti supažindinti pasirašydami. Vidaus darbo taisyklės yra privalomas dokumentas, tačiau jie gali būti kolektyvinės sutarties priedas

Atostogų grafikas sudaromas likus dviem savaitėms iki naujų kalendorinių metų. Su juo turi būti susipažinę visi organizacijos darbuotojai. Dažnai atsitinka taip, kad darbuotojai iš tikrųjų nepailsi pagal grafiką įvairios aplinkybės Tačiau popierinis grafikas išlieka nepakitęs, o darbuotojai laiko žiniaraštyje pažymėtos darbo dienomis. Šiuos pažeidimus gali nustatyti ir inspektoriai. Atsižvelgiant į tai, jei grafikas nesutampa su faktinėmis darbuotojų atostogomis, patartina priimti darbuotojų prašymus pakeisti tvarkaraštį ir atostogų atidėjimo aplinkybes bei atlikti grafiko pakeitimus. Darbuotojas taip pat turi būti pasirašytinai informuotas apie atostogų pradžios laiką ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki atostogų pradžios. Atostogos turi būti suteiktos pagal įsakymą. Būtų naudinga gauti ne visą darbo dieną dirbančio darbuotojo patvirtinimą, kad jis išvyko atostogų iš pagrindinio darbo.

Gana dažnai inspektoriai reikalauja, kad kiekviename darbo sutarties puslapyje būtų darbuotojo ir darbdavio parašai. Praktikoje tai nėra dažnai daroma. Darbdaviui patogu, kad darbo sutartis tiesiog užklijuota segtuku. Tokio susitarimo lapus galima nesunkiai pakeisti. Sutartis, kuri nepasirašyta ant kiekvieno lapo, žinoma, bus pripažinta tinkamai sudaryta, nes teisės aktuose nėra reikalavimo, kad kiekvieną sutarties lapą pasirašytų abi šalys. Kartu nusistovėjusi civilinių sutarčių pasirašymo praktika rodo tokio dokumento įforminimo tikslingumą. Ši praktika dažnai perkeliama į darbo santykius.

Atkreiptinas dėmesys, kad teisės pažeidimai yra susiję būtent su atsiskaitymu (papildomų įmokų, susijusių su darbu savaitgaliais ir nemokėjimu). atostogos, priedų nemokėjimas, kompensacijų mokėjimai).

Kai kuriose įmonėse už viršvalandžius darbuotojams suteikiamas laisvas laikas, o ne piniginis atlygis, o tai pažeidžia DK 13 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 54, 55, 88, 89 ir 90 straipsniais, taip pat gali patikrinti inspektoriai.

Kreipdamiesi į darbo inspekciją dėl darbo užmokesčio vėlavimo ar neteisingo įmokų apskaičiavimo, inspektoriai tikrai paprašys pateikti pavedimus, išrašus iš asmeninės sąskaitos, mokėjimo dokumentus, kurie leistų nustatyti atsiskaitymo laiką atleidžiant iš darbo ar atostogų metu. . Atminkite, kad organizacija privalo sumokėti darbuotojui atleidimo dieną, o atostogų metu -. Jei dėl kokių nors priežasčių pažeidžiami įstatyme numatyti terminai, už kiekvieną pavėluotą dieną darbuotojams turės būti mokamos palūkanos, kurių suma ne mažesnė kaip 1/300 Rusijos Federacijos centrinio banko refinansavimo normos. . 236 Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Už mokėjimo terminų pažeidimą - kaip prevencinę priemonę atkryčiui - auditoriai gali nubausti įmonės vadovui arba vyriausiajam buhalteriui nuo 1000 iki 5000 rublių baudą. (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 straipsnis).

Aptikus nelaimingą atsitikimą įmonėje, inspektorių dėmesį gali patraukti darbo vietos sertifikavimo klausimas. Visoms organizacijoje esančioms darbo vietoms taikomas darbo sąlygų sertifikavimas. Tai apima darbo vietų įvertinimą pagal higienos rodiklius, saugą nuo traumų ir darbuotojų aprūpinimą asmeninėmis apsaugos priemonėmis. Šis sertifikavimas turi būti atliekamas bent kartą per penkerius metus. Darbo vietos atestavimo dokumentai organizacijoje saugomi 45 metus. Kiekvienam darbo vieta turi būti surašyta darbovietės atestavimo kortelė.

Vietinių taisyklių turinys darbo teisės o pareigas turi žinoti kiekvienas darbuotojas. Svarstydami vietinių teisės aktų dokumentaciją, pirmiausia turėtumėte atkreipti dėmesį į tai, kad nagrinėjamas aktas, būdamas rašytiniu dokumentu, turi tam tikrus reikalavimus formai, kalbai, pateikimo stiliui, struktūrai ir turiniui, atitinkamų dokumentų buvimui. rekvizitai (priėmimo data, numeris, pavadinimas, registracija ir kt.), reglamentuoja biuro darbo reikalavimai ir vietiniai teisės aktai, priimami centralizuotai įmonės (organizacijos) užsakymu. Dokumentai turi atitikti vienas kitą.

Sudėtingi patikrinimo klausimai: teismų praktika

Svarbu išlaikyti asmens duomenų konfidencialumą. Asmens duomenų konfidencialumo organizacijoje reglamentas yra dokumentas, nustatantis pagrindines informacijos, sudarančios darbuotojų asmens duomenis, apsaugos taisykles. Taisyklės nustato normas ir reikalavimus, kurių reikia laikytis. Būtinybė įgyvendinti šį dokumentą išplaukia iš skyriaus turinio. 14 Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Šis dokumentas visų pirma turi užtikrinti organizacijos darbuotojų asmens duomenų apsaugą visuose konkrečios organizacijos įstatyminės veiklos etapuose, įskaitant ir neautomatizuotą. 9-ojo arbitražo apeliacinio teismo 2006-07-06, 2006-06-14 nutartyje Nr.09AP-4259/2006-AK byloje Nr. darbdavys privalo sudaryti technines sąlygas darbuotojų asmens duomenų apsaugai nuo neteisėto jų naudojimo, ypač užtikrinti specialus režimas patekti į patalpas, kuriose saugoma atitinkama informacija, įrengti saugyklas, neleidžiančias neteisėtai prieiti prie informacijos ir pan.

Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį į vietiniuose teisės aktuose nustatytų įvairių išmokų, įskaitant skatinamąsias ir kompensacines išmokas, klausimo reglamentavimą. Pavyzdys yra Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2005 m. sausio 26 d. sprendimas Nr. 16141/04. Pasak Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo, mokesčių ir rinkliavų teisės aktai neskiria nei dienpinigių, nei jų nustatymo tvarkos, susijusios su pajamų mokesčiu. asmenys neapibrėžtas: bendra tvarka nustatyti tokius standartus ir apriboti jų dydį numato tik darbo teisės aktai . Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsniu, siunčiant į komandiruotę, darbdavys privalo atlyginti darbuotojo papildomas išlaidas, susijusias su gyvenimu ne nuolatinėje gyvenamojoje vietoje (dienpinigiai). Šiuo metu dėl didelio darbdavių perėjimo prie darbo užmokesčio mokėjimo per banko sąskaitas (korteles) sistemos, tokį apmokėjimą būtina numatyti darbo sutartyje. Priešingu atveju turėsite paimti iš visų naujai priimtų darbuotojų rašytinis susitarimas apie darbo užmokesčio pervedimą į savo kortelės sąskaitą. Darbo kodeksas nustato, kad darbo užmokestis darbuotojui mokamas ne rečiau kaip kas pusę mėnesio per dieną, nustatytos taisyklėmis vidaus darbo taisyklės, kolektyvinė sutartis, .

Statistika aiškiai rodo, kad darbdavių klaidos darbo apsaugos klausimais yra labai dažnos ir dominuoja tarp kitų nusižengimų. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad visi minėti dokumentai turi būti tvarkingi, nepaisant to, kaip iš tikrųjų klostėsi darbdavio ir darbuotojo santykiai.

Išnašos

Sutraukti šou


Skyriai