In dem Artikel erfahren Sie, wie ein Sekretär den Grundstein für eine zukünftige Personalabteilung und ein Personaldokumentenarchiv legen kann, wie er seine Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten formalisiert und diese einhält mindestens erforderlich arbeitsrechtliche Standards.

SEKRETÄR-PERSONALBEAUFTRAGTER: VERANTWORTUNGSVERTEILUNG

Gemäß Teil eins der Kunst. 60.2 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist es möglich, einem Arbeitnehmer nur gegen Zuzahlung zusätzliche Aufgaben zu übertragen, die nicht im Arbeitsvertrag vorgesehen sind.

Man kann eine Sekretärin nicht einfach mit neuen Aufgaben „glücklich machen“. Ihre Aufgabe wird durch Anordnung formalisiert. Darüber hinaus empfehlen wir, zwei Bestellungen vorzubereiten. Im ersten (organisatorischen) ist es notwendig, einen Mitarbeiter zu ernennen, der für die Führung der Personalakten verantwortlich ist (Beispiel 1).

Im zweiten Schritt (für Personal) – Verantwortlichkeiten zuweisen, die Höhe der Zahlung festlegen und die Zustimmung des Mitarbeiters erteilen (Beispiel 2). Diese Bestellungen enthalten personenbezogene Daten, aber die „Gewichtskategorien“ der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sind unverhältnismäßig: Die Tatsache, dass der Mitarbeiter mit Personalakten beschäftigt ist, ist kein Geheimnis (es ist unwahrscheinlich, dass es vor anderen verborgen bleibt), sondern die Menge seiner Bei der Vergütung handelt es sich um vertrauliche persönliche Informationen, die für Außenstehende nicht zugänglich sind. Beide Bestellungen werden am selben Tag erteilt.

OBLIGATORISCHE DOKUMENTE FÜR PERSONAL

Es gibt Dokumente, die jede Organisation haben muss – bei jedem Audit werden sie zuerst angefordert. Wenn nun die Sekretärin für die Personalakten verantwortlich ist, muss diese verpflichtende Einstellung sichergestellt werden so schnell wie möglich. Wir stellen Ihnen eine Liste dieser Dokumente in tabellarischer Form mit Erläuterungen vor. Wir werden die Dokumente nicht nummerieren – der Grad ihrer Verbindlichkeit ist derselbe und am höchsten.

Diese Liste ist nicht vollständig. Wenn also die Haupttätigkeit der Organisation die Produktion ist, ist es höchstwahrscheinlich erforderlich, einen Schichtplan zu entwickeln, Produktionsstandards sowie eine Liste von Positionen und Berufen zu genehmigen schädliche Bedingungen Arbeit, Arbeit, die Anspruch auf zusätzlichen Urlaub gibt, und das ist noch nicht alles. Nur sollten diese Dokumente nicht mehr von einer Sekretärin mit den ihm übertragenen Aufgaben eines Personalreferenten erarbeitet werden, sondern von einem ganzen Team, dem ein Arbeitsökonom und ein Arbeitsschutzspezialist angehören.

Kann die Sekretärin alle aufgeführten LNAs unabhängig entwickeln? Wahrscheinlich ja. Aber besser ist es nicht allein, sondern gemeinsam mit dem Hauptbuchhalter oder Leiter der Organisation. Dies gilt zunächst für diejenigen LNAs, die das Verfahren zur Entlohnung von Arbeitnehmern festlegen.

DOKUMENTE ZUM SCHUTZ PERSÖNLICHER DATEN

Der Arbeitgeber ist gemäß Bundesgesetz Nr. 152-FZ verpflichtet, die Sicherheit der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Es reicht nicht aus, die Bestimmungen zu personenbezogenen Daten zu genehmigen.

Zusätzlich erforderlich:

Schriftliche Erlaubnis der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten;

Schriftliche Verpflichtungen der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten von Kollegen verarbeiten, hinsichtlich deren Geheimhaltung;

Sonderregelung Speicherung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten.

Wenn Sie sich strikt an die Buchstaben des Gesetzes halten, muss der Arbeitnehmer zunächst seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erteilen und sich erst dann auf eine Stelle bewerben. Dies ist eine freiwillige Angelegenheit, in der Praxis ist es jedoch unmöglich, sich ohne Genehmigung auf eine Stelle zu bewerben. Daher wird diese Erlaubnis ausnahmslos allen Mitarbeitern der Organisation erteilt. Es gibt kein festgelegtes Formular dafür, aber Sie können das in Beispiel 3 verwenden.

Persönliche Daten von Kollegen werden in der Regel von der für Personalakten zuständigen Sekretärin verarbeitet Hauptbuchhalter. Sie müssen sich verpflichten, Informationen über Mitarbeiter nicht weiterzugeben (Beispiel 4).

AUFTRÄGE FÜR PERSONAL

Das wichtigste Dokument, das die Führungsentscheidungen des Leiters in Bezug auf das Personal widerspiegelt, ist die Bestellung. Durch Anordnungen werden Aufnahme und Entlassung, Urlaub und Beförderung, Zuweisung von Zuständigkeiten und Einsätze auf Dienstreisen usw. formalisiert. Daher erhalten Personalaufträge einen zentralen Platz in der Personalabteilung und im Archiv.

Die gängigsten Arten von Personalaufträgen sind bereits vorhanden vorgefertigte Formulare, das der Personalreferent nur ausfüllen kann:

Anordnung zur Einstellung eines Arbeitnehmers (einheitliches Formular Nr. T-1*);

Bei Versetzung eines Arbeitnehmers an einen anderen Arbeitsplatz (Formular Nr. T-5*);

Bei der Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter (Formular Nr. T-6*);

Bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung) (Formular Nr. T-8*);

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise (Formular Nr. T-9*);

Zu Mitarbeiteranreizen (Formular Nr. T-11*).

Die meisten Personalverantwortlichen in Russland verwenden einheitliche Formulare: Personalverantwortliche selbst, Mitarbeiter und (am wichtigsten) Inspektoren der staatlichen Arbeitsinspektion (GIT) sind an sie gewöhnt. Die Entscheidung zur Verwendung einheitlicher Dokumentenformen muss in der Anordnung festgehalten werden (Beispiel 5).

Die Entwicklung eigener Dokumentformulare kann mit der Neuerfindung des Rades verglichen werden. Wenn jedoch ein Wunsch besteht, sollten die entwickelten Formulare nicht weniger Informationen enthalten als die vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigten.

Einheitliche Auftragsformulare reichen für einen Personalsekretär völlig aus, um Standardpersonalmaßnahmen zu formalisieren. Es gibt aber auch andere Personalaufträge: Sie werden in Form von Aufträgen für Haupttätigkeiten erstellt und haben keine einheitliche Form. Zum Beispiel eine Anordnung zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten (siehe Beispiel 2). Es kann auch angeordnet werden, den Nachnamen zu ändern, eine Erhöhung festzulegen, den Urlaub zu widerrufen oder zu verschieben. Diese in Form einer Bestellung für die Haupttätigkeit erstellten Dokumente bleiben Personalaufträge: Sie enthalten personenbezogene Daten und werden für die für Personalaufträge festgelegten Zeiträume gespeichert.

Speicherung von Personalaufträgen. Ab dem ersten Tag des Bestehens der Organisation müssen Aufträge für Personal von Aufträgen für Kernaktivitäten getrennt werden. Dies liegt zum einen daran, verschiedene Begriffe Lagerung Gemäß Absatz „a“ der Kunst. 19 Liste der Standardverwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Aktivitäten staatlicher Stellen, lokaler Regierungen und Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen (genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 25.08.2010 Nr. 558, geändert am 02 16.16.2016; im Folgenden Liste 2010 genannt) werden Bestellungen für Kernaktivitäten dauerhaft gespeichert. Anordnungen für Personal – 5 Jahre (Absatz „b“ (2) der Liste von 2010) oder 50 Jahre (Absatz 2 von Artikel 22.1 des Bundesgesetzes vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in“) Russische Föderation", Hrsg. vom 18. Juni 2017; im Folgenden Bundesgesetz Nr. 125-FZ genannt).

Zweitens werden die Personalbestellungen bei Auflösung der Organisation in das staatliche Lager überführt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Aufträge zu Kernaktivitäten für den Archivfonds der Russischen Föderation von Interesse sind, ist sehr gering und wird daher höchstwahrscheinlich vernichtet.

Nuancen der Fallbildung. Personalaufträge werden im Laufe des Kalenderjahres zu Fällen zusammengefasst. Es muss mindestens zwei Fälle geben: der erste – mit einer Haltbarkeitsdauer von 5, der zweite – 50 Jahre. Wenn es in Zukunft mehr Aufträge für Personal gibt, werden auch die Fallzahlen steigen. Es werden beispielsweise gesonderte Fälle gebildet: „Anordnungen zur Gewährung von bezahltem Jahresurlaub“, „Anordnungen zur Einstellung, Entlassung, Versetzung von Arbeitnehmern“, „Anordnungen zur Gewährung von Elternurlaub“ usw. Allerdings ist in den ersten Betriebsjahren einer Organisation das Spektrum der Auftragsthemen meist noch nicht sehr vielfältig, sodass man mit zwei Dingen auskommen kann:

Fall 1 – Anordnungen zur Gewährung von bezahltem Jahresurlaub, Studienurlaub, Disziplinarstrafen, über kurzfristige Geschäftsreisen (Speicherdauer - 5 Jahre);

Fall 2 – Anordnungen zur Aufnahme, Versetzung, Entlassung, Prämien, Gewährung von Elternurlaub, unbezahlter Urlaub (Aufbewahrungsfrist – 50 Jahre).

ARBEITSVERTRÄGE, PERSÖNLICHE KARTEN, ARBEITSKÖCHE

Die Arbeitsverträge der Mitarbeiter, ihre Personalausweise und Arbeitsbücher sind die Schreibtischdokumente des Personalreferenten. Auf sie haben wir im Abschnitt „Pflichtrelevante HR-Dokumente“ nicht eingegangen, da sie nicht lokal sind Vorschriften, sondern Dokumente, die sich auf jeden Mitarbeiter persönlich beziehen. Alle von ihnen sind erforderlich:

Arbeitsvertrag - gemäß Art. 56 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation;

Arbeitsbuch – gemäß den Instandhaltungsregeln Arbeitsaufzeichnungen;

Die persönliche Karte des Arbeitnehmers – die Notwendigkeit ihrer Führung ergibt sich aus Abschnitt 12 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern.

Gleichzeitig mit dem Eintritt des Mitarbeiters in die Organisation wird eine persönliche Karte (einheitliches Formular Nr. T-2) erstellt. Es enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, alle Informationen über seine Bewegungen in der Organisation, Urlaub, Auszeichnungen usw.

Ein Arbeitsvertrag, eine Personalkarte und ein Arbeitsbuch sind während der gesamten Dauer der Tätigkeit des Arbeitnehmers in der Organisation gültige Dokumente. Wenn ein Mitarbeiter seit 20 Jahren in einer Organisation arbeitet, ist er Arbeitsvertrag, Arbeitsbuch und Personalkarte für 20 Jahre sind vorhanden vorbeiziehende Fälle. Sie werden von der Büroarbeit erst nach der Entlassung des Arbeitnehmers geschlossen.

Obwohl diese drei Dokumente gültig sind, werden sie vom Personalreferenten aufbewahrt und so aufbewahrt, wie Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, aufbewahrt werden sollten (mehr dazu weiter unten).

Arbeitsverträge und durch Büroarbeiten geschlossene Personalkarten werden zur Aufbewahrung an das Personalarchiv gesendet. Bei der Entlassung werden die Arbeitsunterlagen an die Mitarbeiter zurückgegeben. Natürlich gibt es Ausnahmen, wenn Aus verschiedenen Gründen Der gekündigte Mitarbeiter hat sein Arbeitsbuch nicht abgeholt – das kommt von Zeit zu Zeit vor. Es ist zu beachten, dass es sich bei dem Arbeitsbuch um ein zurückzugebendes Dokument handelt und der Arbeitnehmer (oder seine Angehörigen) es theoretisch während der gesamten Aufbewahrungsdauer dieses Dokuments anfordern kann, und zwar 50 Jahre (Artikel 22.1 Absatz 2). des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ). Daher werden vergessene Arbeitsbücher auf keinen Fall zusammengenäht.

Nuancen der Fallbildung. Arbeitsverträge und Personalausweise im Archiv bilden Akten mit der Bezeichnung „Arbeitsverträge entlassener Arbeitnehmer“ und „Personalausweise entlassener Arbeitnehmer“. Diese Akten werden auf die gleiche Weise zu Bänden zusammengestellt: zunächst nach Jahr der Entlassung, dann alphabetisch nach den Namen ehemaliger Mitarbeiter.

ARCHIV DER PERSONALDOKUMENTE: DIE GRUNDLAGEN

Gemäß Art. 17 des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ ist die Organisation verpflichtet, Personaldokumente aufzubewahren. Während der Sekretär lediglich zusätzlich die Aufgaben eines Personalreferenten wahrnimmt, wird er natürlich nicht in der Lage sein, ein Personalarchiv vollständig zu führen. Wenn die Organisation anschließend zu einer Personalabteilung heranwächst, kümmern sich Spezialisten darum. Doch bis dahin muss die Sekretärin die zwingenden Mindestanforderungen erfüllen:

Bereitstellung eines speziellen Aufbewahrungssystems für Personaldokumente, die im Rahmen der Büroarbeit erstellt wurden (dies ist die Grundlage des zukünftigen Archivs);

Erstellen Sie Dateien nach Jahren entsprechend den Aufbewahrungsfristen.

Erstellen Sie jährliche Abschnitte der Fallinventuren für das Personal.

• Für die Aufbewahrung von Dokumenten beachten wir eine besondere Regelung, die personenbezogene Daten enthalten. Eine Sonderregelung sieht vor, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben. Wenn jeder Meter Bürofläche Gold wert ist und das Archiv selbst noch klein ist, kann ein normaler Metallschrank, verschlossen mit einem Schlüssel, die Funktion eines Lagerraums übernehmen. Dieses Möbelstück ist preiswert, nimmt wenig Platz ein und erfüllt seinen Zweck perfekt. Darin sollten auch aktuelle Personalunterlagen, darunter Arbeitsbücher, aufbewahrt werden, da es sich um ein Dokument mit strenger Rechenschaftspflicht handelt (§ 42 der Arbeitsbuchführungsordnung). Für den Schrank sollten mehrere Schlüssel vorhanden sein: einer für die Sekretärin, ein anderer beispielsweise für den Hauptbuchhalter.
• Wir bilden Fälle nach Jahr. Wir haben oben über die Organisation von Dateien nach Jahr und entsprechend den Aufbewahrungsfristen gesprochen. Ebenso werden Akten mit Personalaufträgen und Unterlagen entlassener Arbeitnehmer (Arbeitsverträge und Personalausweise) erstellt.
• Wir erstellen eine Fallinventur für das Personal. Das Inventar der Personalakten muss gemäß Abschnitt 4.12 der Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Erfassung, Aufzeichnung und Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Dokumenten in Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen usw. geführt werden Organisationen (genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 31.03.2015 Nr. 526). Sie bieten auch die Form dieses Dokuments (Anhang Nr. 15) an (Beispiel 6). Die Regeln zum Ausfüllen des Personalakteninventars sind in Absätzen klar beschrieben. 8.1-8.4 des Abschnitts 8 „Erstellung und Durchführung der Bestandsaufnahme“ Methodische Empfehlungen„Organisation von Managementdokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung und nach Personal“2. Fassen wir sie zusammen:

Der Jahresteil des Inventars für das vergangene Jahr wird jährlich erstellt;

Alle Jahresabschnitte der Bestandsaufnahme stellen eine Bestandsaufnahme der Personalangelegenheiten dar;

Die Nummerierung der Fälle im Inventar erfolgt fortlaufend und durchläuft alle Jahresabschnitte von Eintrag Nr. 1 bis Eintrag Nr. 9999 (wenn der Jahresabschnitt für 2015 mit Nr. 13 endete, dann beginnt der Jahresabschnitt des Inventars für 2016 mit Nr . 14);

Jede Lagereinheit wird unter einer eigenen Seriennummer in das Inventar eingetragen; Lagereinheit - 1 Volumen; der Band sollte nicht mehr als 250 Dokumentenblätter enthalten;

Jeder jährliche Abschnitt des Geschäftsinventars wird vom Generaldirektor genehmigt.

Eine erfolgreiche Führung und Personalführung eines jeden Unternehmens beginnt mit den richtigen Aktivitäten der Personalproduktion, Organisation und Regelung der Arbeit mit Dokumenten und Informationen über Mitarbeiter.

Die Personalaktenverwaltung ist eine besondere Art von Tätigkeit, die sich auf die Formalisierung von Arbeitsbeziehungen, die Führung und Registrierung von Mitarbeiterakten sowie die Erstellung eines Berichts über die Personalbewegungen spezialisiert. Tatsächlich ist diese Art von Tätigkeit eng fokussiert und befasst sich ausschließlich mit den Mitarbeitern des Unternehmens, ihrer Beschäftigung, Entlassung, Urlaubsanmeldung und Gehaltsbildung.

Das Führen von Aufzeichnungen ist ein integraler und wichtiger Bestandteil der Arbeit in jedem Unternehmen oder in jeder Organisation, unabhängig von der Eigentumsform und der Anzahl der Mitarbeiter. Leider vernachlässigen einige Unternehmen einen so wichtigen Prozess oder führen ihn unqualifiziert durch, mit Fehlern in der Dokumentation, was nicht nur zu Strafen führen kann öffentlicher Dienst, aber auch Klagen von Mitarbeitern des Unternehmens.

Personalaktenverwaltung und die Bedeutung ihrer Verwaltung

Die Struktur fast aller Unternehmen oder Organisationen erfordert die Anwesenheit von Personal. Die Beziehung zwischen dem Manager und dem Mitarbeiter während Produktionsaktivitäten beschränken sich nicht nur auf die Löhne. Die richtige Verteilung der Verantwortlichkeiten, die Lösung aktueller Probleme und die Organisation der Arbeit der Untergebenen sind die Grundlage Verwaltung Personal, was wiederum die Führung von Aufzeichnungen erfordert. Basierend Personaldokumente Löhne, Prämien für Mitarbeiter, Bereitstellung von Sozialhilfe und Vorteile. Ein Arbeitnehmer benötigt ggf. Kopien der Unterlagen, die er der Pensionskasse oder dem Gericht vorlegen muss; diese können zudem jederzeit vom Finanzamt überprüft werden.

Die Verwaltung der Personalakten erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Normen und dem Arbeitsgesetzbuch, und die Meldeformulare und Dokumente werden mithilfe einheitlicher Formulare ausgefüllt. Bundesgesetze zum Arbeitsschutz, zum Schutz der Unternehmerrechte und zum Geschäftsgeheimnis bilden die leitende Grundlage für die Arbeit der Mitarbeiter der Personalabteilung. Das Vorhandensein vieler staatlicher Standards in jedem Bereich der Wirtschaftstätigkeit und das Vorhandensein von Vorschriften zur Erstellung der Berichtsdokumentation ist die Grundlage für die organisierte Führung von Aufzeichnungen in jeder Organisation.

HR-Dokumente

Da alle Personaldokumente von großer rechtlicher Bedeutung sind, müssen sie gemäß den Anforderungen der Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation und in einheitlicher Form erstellt werden. Die wichtigsten Dokumente für die Personalaktenverwaltung eines jeden Unternehmens, die zuerst erstellt werden, sind folgende:

Dokumente zu internen Arbeitsvorschriften;

Dokumente zum Schutz der Arbeitnehmerrechte;

Dokumente zum Arbeitsschutz und Brandschutz.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Personalabteilung ist die Erstellung der Besetzungstabelle des Unternehmens, die Erteilung von Aufträgen zur Einstellung von Mitarbeitern, die Eintragung in Arbeitsbücher und die Führung der für jeden Mitarbeiter erstellten Personalakten.

Eines der sehr wichtigen Dokumente für die Personalaktenverwaltung ist auch ein Stundenzettel, der die tatsächlich geleistete bzw. nicht geleistete Zeit des Mitarbeiters widerspiegelt. Der Stundenzettel ist die Grundlage für die Berechnung der Löhne der Arbeitnehmer und dementsprechend die Grundlage für die Berechnung der Steuereinbehalte.

Urlaubspläne, Gehaltsabrechnungen, Anordnungen zur Personalbewegung, Arbeitsbücher und Dokumente zu den personenbezogenen Daten der Mitarbeiter – all dies steht der Personalabteilung zur Verfügung und unterliegt einer strengen Melde- und Aufbewahrungspflicht.

Um die Arbeit der Personalabteilung zu veranschaulichen, betrachten Sie die Registrierung eines neuen Mitarbeiters. Bei der Einstellung werden die Unterlagen in folgender Reihenfolge erstellt:

1. Abschluss eines Arbeitsvertrages, mit Gesamte Beschreibung Arbeitsbedingungen;

2. Unterzeichnung eines Arbeitsauftrags;

3. Ausfüllen einer persönlichen Karte für einen neuen Mitarbeiter;

4. Vornahme von Einträgen im Arbeitsbuch und im Buchhaltungsjournal.

Ein weiteres Beispiel für die Arbeit der Mitarbeiter der Personalabteilung ist der Urlaubsplan, dessen Erstellung in der Regel im Vorfeld unter Terminvereinbarung mit den Mitarbeitern und unter Berücksichtigung der Besonderheiten erfolgt Herstellungsprozesse Unternehmen.

Organisation der Personalaktenverwaltung

Die korrekte Organisation der Arbeitsweise der Personalabteilung und deren Verwaltung der Personalakten trägt dazu bei, alle Aktivitäten des Unternehmens ordnungsgemäß zu organisieren und unerwünschte Bußgelder im Falle einer Inspektion durch staatliche Stellen zu vermeiden. Abhängig von der Struktur des Unternehmens und seiner Größe kann die Anzahl der Mitarbeiter in der Personalabteilung variieren. Die Qualifikationen dieser Personen und kompetente Organisation Sie beeinflussen die Personalaktenverwaltung, um den reibungslosen Betrieb des Unternehmens und die Führung der gesamten Organisation sicherzustellen.

Die Personalabteilung kann eine direkte Leitung haben oder ihr unterstellt sein mit voller Kraft direkt an den Leiter des Unternehmens. Unabhängig von der Struktur ist die Arbeit der Abteilung streng durch Arbeitsnormen geregelt, nach denen die Büroarbeit organisiert und durchgeführt wird.

Die Sicherstellung einer kompetenten Fachkräfteverteilung, die Gestaltung des Arbeitsplans und der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, also Maßnahmen, die den reibungslosen und unterbrechungsfreien Betrieb des Unternehmens gewährleisten – das ist die Hauptaufgabe der Personalabteilung. Um das Unternehmen weiterzuentwickeln und die anstehenden Aufgaben zu erfüllen, entwickelt die Personalabteilung Pläne zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch Verbesserung ihrer Qualifikationen und analysiert die Eignung der besetzten Position.

Mit der Personalaktenverwaltung können Sie folgende Aufgaben im Unternehmen lösen:

Führung von Dokumentationen, die sich auf die Arbeitsbeziehungen beziehen und für jeden Mitarbeiter von großer sozialer Bedeutung sind;

Entwicklung und Aufbau eines Personalmanagementsystems, das die Erreichung der Ziele und strategischen Ziele des Unternehmens sicherstellt;

Erlaubnis Konfliktsituationen, Bereitstellung von Dokumenten an verschiedene Regierungsbehörden, einschließlich des Gerichts.

Wie erfolgt die Personalerfassung?

Zunächst muss die Führung von Aufzeichnungen auf einem gesetzlichen Rahmen basieren, der sich auf die Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten bezieht. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist der wichtigste Leitfaden für Personalverantwortliche, aber auch Foren und Websites zum Thema Buchhaltung, die besonders für angehende Unternehmer interessant sind, können sehr nützlich sein.

1C gilt als das am weitesten verbreitete und zugänglichste Personalverwaltungsprogramm und wird von der Mehrheit der Personalmitarbeiter in ihrer praktischen Tätigkeit häufig genutzt. Im Laufe der Arbeit wird jedem Mitarbeiter der Personalabteilung eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Umsetzung zugewiesen spezifische Aufgaben. Durch die richtige Organisation ihrer Arbeit wird die Arbeit der gesamten Abteilung effizienter. Insbesondere die alphabetische Speicherung von Arbeitsbüchern, Personalakten und Personalkarten vereinfacht und beschleunigt die Suche erheblich das erforderliche Dokument und die Durchführung von Geschäften in chronologische Reihenfolge hilft, ein vollständiges Bild regelmäßiger Bewegungen zu erstellen.

Es besteht kein Zweifel, dass die Entscheidung über die Durchführung der Personalakten direkt vom Leiter des Unternehmens getroffen wird, er muss diese jedoch unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und behördlichen Dokumente im Zusammenhang mit dieser Art von Tätigkeit treffen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Vorhandensein einer Personalabteilung bzw. eines Personalspezialisten sowie deren qualifizierte Führung der entsprechenden Büroarbeiten eine der wesentlichen Voraussetzungen für den Erfolg eines jeden Unternehmens darstellt. Es ist unmöglich, einen so wichtigen Bereich zu ignorieren, der die Arbeit einer Organisation beeinflusst.

Die allgemeine Definition besagt, dass Personalaktenverwaltung der Prozess der Registrierung und Pflege von Personaldokumenten ist. Dieses Thema ist für beide relevant Einzelunternehmer, also für juristische Personen. Papierkram ist streng gesetzgeberische Normen, und die beschriebenen Regeln müssen von allen Führungskräften und Personalabteilungen in Unternehmen berücksichtigt werden. Mit Hilfe der Personalaktenverwaltung wird es möglich sein, den Personalverwaltungsprozess zu optimieren, die Arbeit jedes Teams zu organisieren und das Meldeverfahren zu vereinfachen.

Was ist Personalaktenverwaltung?

Zu den Grundlagen der Personalaktenverwaltung gehört der gesamte Prozess der Erstellung, Ausfüllung und Berichterstattung über das im Unternehmen tätige Personal. Jedes ausgestellte Dokument hat Rechtskraft, auch wenn es auf Antrag eines Mitarbeiters erstellt wurde. Die Personalproduktion wird häufig von der Personalabteilung durchgeführt, zu deren Aufgaben folgende Personalarbeit gehört:

• Lohn-und Gehaltsabrechnung;
• Registrierung von Urlaub und Krankheit;
• Registrierung von Zertifikaten.

Ziele und Ziele

Aufgaben und Ziele dieser Personalabteilung:

Gesetzliche Regelung

Die Personalarbeit wird durch eine Reihe von Regulierungsgesetzen, Verordnungen und Regelwerken auf Landes- oder Landesebene geregelt. Die Nichteinhaltung der im Regulierungsrahmen festgelegten Anforderungen stellt einen Verstoß dar. Grundregeln für die Durchführung von Personalverfahren:

• Landesvorschriften zu Arbeitsbüchern (2003);
• Regeln der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements von 2009;
• Bundesanweisungen zur Führung von Aufzeichnungen über Mitarbeiter;
• Allgemeine Anforderungen, die auf Anordnung der Ministerien genehmigt werden.

Gesetzlicher Rahmen des Unternehmens

Jedes Unternehmen verwendet eine Reihe von Dokumentationen, die die Arbeit des gesamten Personals regeln. Der Transport von Dokumenten und deren Vorbereitung erfolgt gemäß den oben vorgeschriebenen Anweisungen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Der rechtliche Rahmen des Unternehmens gliedert sich in fünf wesentliche Kategorien und wird durch die unternehmensinternen Regelungen geregelt:

• Satzung des Unternehmens;
• Arbeitsplan;
• Standards zum Schutz personenbezogener Daten;
• Arbeitsschutz (geregelt durch die Bundesarchivverordnung);
• Arbeitsplan des Personals (und Dokumente zur Personalausstattung).

Personaldokumentenfluss in der Organisation

Einheitliche Papierbuchhaltungssysteme in Unternehmen sind in drei Hauptkategorien unterteilt, darunter interne Vorschriften, Personal- und Lohnvorschriften. Die erste Kategorie umfasst die Verteilung von Papieren gemäß dem Urlaubsplan und das Ausfüllen von Dokumenten zum Arbeitsplan. Der zweite Absatz ist globaler und enthält Bestimmungen zur Erstellung von Verträgen und Rechnungslegungsgrundsätzen. Die Lohnordnung regelt alle Fragen rund um die Auszahlung von Lohn, Prämien, Krankenstand, Urlaubsgeld und Abfindung bei Kündigung.

Personalbesetzung gemäß Formular T-3

Besetzungstabelle nach dem T-3-Formular handelt es sich um eine einzelne Papiersorte, die die gesamte Personalstruktur in einem Unternehmen oder einer Firma beschreibt. Die Spalten enthalten Daten zum vollständigen Namen, zur Position des Mitarbeiters und zur Abteilung, in der er registriert ist. Nach behördlichen und gesetzlichen Vorgaben ist dort das offizielle Gehalt eines Facharztes vorgeschrieben. Jede Änderung im Registrierungsprozess muss von der Buchhaltung in dieser Besetzungstabelle im T3-Formular registriert werden. Die Füllanleitung enthält immer Empfehlungen für jede Spalte. Insgesamt enthält das Dokument 5 Informationspunkte.

Arbeitsplan

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das den Tagesablauf eines Spezialisten genehmigt. Der Zeitplan des Managers wird durch den Dokumentenfluss geregelt. Es enthält Klauseln über die Notwendigkeit, eine Inspektion durchzuführen aktuelle Gesetzgebung, über Mittagessen und Pausen, über Berichterstattung. In einigen Unternehmen verlangt der Sachbearbeiter, dass jede Woche oder jeder Monat ein Bericht erstellt wird (das Dokument muss nach Überprüfung durch die Unterschriften des Mitarbeiters und des Sachbearbeiters bestätigt werden). Für die zukünftige Arbeitsperiode werden ein Plan und ein Zeitplan erstellt. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden erfasst.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein zivilrechtliches Dokument, das zwischen einem zukünftigen Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber geschlossen wird. Standardformulare für diese Art von Dokumenten werden nicht bereitgestellt und die Vereinbarung wird ausgefüllt freie Form unter Angabe der Qualifikation (Position) und der Beschäftigungsdauer. Dort wird auch das gewünschte Ergebnis geschrieben. Laut Rechtsnormen ist diese Art von Dokument einem Vertragsdokument sehr ähnlich, da es das Endergebnis der Arbeit und nicht deren Struktur vorschreibt. Um Mitarbeiter zu entlassen, müssen Sie nur bis zum Vertragsende arbeiten.

Personalaufträge

Die Wiedereinstellung von Mitarbeitern und die Einstellung von Fachkräften erfolgt nach Personalauftrag. Diese Art von Dokument schreibt die Ernennung von Personal zu Positionen und andere abteilungsübergreifende Bewegungen von Spezialisten vor. Mitarbeiter der Personalabteilung und Führungskräfte sind an der Erarbeitung von Weisungen und Aufträgen beteiligt. Lokale Entscheidungen werden von Unternehmensleitern/Administratoren getroffen. Aufträge haben eine einheitliche Form, sie wird durch den Rechtsrahmen festgelegt. Je nach Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung bis zu fünf Jahre oder länger (je nach Auftragsart) aufbewahrt werden.

Berufsbeschreibungen

Berufsbeschreibungen– Dabei handelt es sich um ein Dokument, das die Verantwortlichkeiten der Parteien (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) regelt und außerdem Angaben zu den Weisungen und Verantwortlichkeiten eines bestimmten Spezialisten in seiner Position enthält. Sie werden durch das Siegel der Organisation und die Unterschrift der verantwortlichen Person bestätigt. Zur Vervollständigung dieses Dokuments sind drei Kopien erforderlich. Einer verbleibt in der Personalabteilung, der andere beim Leistungsträger selbst und der dritte beim Manager oder Administrator einer bestimmten Abteilung. Ziel dieser Verordnung ist die Optimierung der Personalmanagementprozesse im Unternehmen.

So organisieren Sie die Büroarbeit in der Personalabteilung

Zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Personalakten gehört Folgendes hohes Niveau Verantwortung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen sicherstellen, dass die Unterzeichnungsdaten korrekt sind. Sie können die Führung von Arbeitsbüchern und anderen Personaldokumenten Outsourcing-Unternehmen anvertrauen. Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter Personaldienstleistung:

• Erstellen Sie einen Arbeitsplan und eine Buchhaltungsdokumentation für Urlaub.
• Dokumente zum Arbeitsschutz erstellen (erforderlich für Regierungsbehörden);
• Aufträge vorbereiten und erteilen;
• Führen Sie Gehaltsabrechnungen durch und kontrollieren Sie die Auszahlung von Prämien.

Interner HR-Service

Eine Vollzeit-HR-Dienstleistung liegt dann vor, wenn die gesamte Buchhaltung und der gesamte Papierkram nur von angestellten Vollzeitkräften aus der Personalabteilung erledigt wird. Diese Art der Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen und Unternehmen mit einer Belegschaft von 20 bis 30 Personen relevant. Staatliche Normen erfordern ansonsten die strikte Einhaltung der Form aller Anordnungen und sonstiger Auflagen juristische Person kann mit einer Geldstrafe rechnen. Im Dienstleistungssektor, in dem eine juristische Person bis zu 30 Mitarbeiter beschäftigt, ist es rentabler, die Dienste von Outsourcing-Unternehmen in Anspruch zu nehmen.

Gewinnung von Spezialisten eines Outsourcing-Unternehmens für Personalarbeit

Durch die Einstellung von HR-Spezialisten eines Outsourcing-Unternehmens können Sie Geld sparen und die Gesamtzahl der Mitarbeiter reduzieren. Unabhängige Spezialisten führen den gesamten Umfang der notwendigen Arbeiten zur Auftrags- und Terminerstellung durch. Sie führen außerdem ein spezielles Tagebuch und regeln den Arbeitsablauf jedes Spezialisten im Unternehmen. Das Outsourcing der Personalverwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass eine juristische Person über keine eigene Personalabteilung verfügt, sondern diese Aufgabe gegen ein angemessenes Entgelt einem separaten Team anvertraut.

Personalabrechnung von Grund auf Schritt für Schritt

Für die Dokumentation der Personalabteilungsdokumente sind Büroausstattung und Büroausstattung erforderlich. Es ist wichtig, einen starken Safe zu haben. In der Anordnung ist ein Leiter des Dokumentenmanagementsystems zu benennen. Danach werden sie geformt innere Handlungen. Für jeden Mitarbeiter im Unternehmen muss ein separater Ordner erstellt werden, in dem sein Arbeitsbuch gespeichert wird. Die Verwaltung der Personalakten erfordert die Aufbewahrung dieser Dokumentation während der gesamten Tätigkeit der Fachkraft in der Position. Während der gesamten Tätigkeit der Abteilung werden Informationen in Bücher eingetragen und Aufträge erstellt.

Anforderungen an HR-Mitarbeiter

Die Personalverwaltung ist ein relativ komplexer Prozess, der bestimmte theoretische und praktische Fähigkeiten erfordert. Der Ordnungsrahmen für diese Stelle enthält eine Liste von Bedingungen, unter denen eine Fachkraft diese Stelle besetzen kann. Bildungseinrichtungen Es gibt kein separates Profil, wie z. B. Personalaktenverwaltung. Für Tätigkeiten im Personalbereich eignen sich Führungskräfte und Administratoren. Daher stellen Arbeitgeber Personen mit einer juristischen Ausbildung, Informationssicherheit oder Dokumentenmanagement ein.

Rechte und Pflichten eines Personalreferenten

Die erste Pflicht dieser Beamten ist die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und deren Einhaltung festgelegte Regeln Buchhaltung. Die Artikel und Bundesgesetze, die bei der Führung von Personalakten beachtet werden sollten, wurden oben aufgeführt. Der Personalbeauftragte hat das Recht, Informationen von Mitarbeitern zu erhalten, persönliche Ordner einzusehen und die Buchhaltung (Gehälter) einzusehen. Zu den Befugnissen von Spezialisten in diesem Profil gehören das Anbringen von Unterschriften und die Zusammenarbeit mit Arbeitgebern zur Verbesserung der Personaleffizienz.

Führen von Personalakten

Heutzutage werden Personalakten sowohl in schriftlicher als auch in digitaler Form geführt. Die Dokumentation wird von autorisierten Mitarbeitern persönlich unterzeichnet. Zur Pflege der Dokumentation werden staatliche Standards verwendet, die alle Vorlagen und Formulare vereinheitlichen. Es ist notwendig, die Standards GOST R 6.30-2003 und GOST R 7.0.8-2013 zu berücksichtigen. Wichtige Papiere werden in speziellen Ordnern oder Metalltresoren aufbewahrt. Je nach Tätigkeitsbereich und Unternehmensgröße müssen Spezialisten unterschiedliche Anforderungen an die Häufigkeit der Berichterstattung einhalten.

Suche und Registrierung von Personal

Bevor Sie Mitarbeiter registrieren, müssen Sie zunächst Fachpersonal finden, das strenge Kriterien erfüllt (sie müssen sich auf die Besonderheiten der Arbeit beziehen). Dazu nutzen sie spezialisierte Büros, Agenturen, Jobsuchseiten, Arbeitsämter oder private Anzeigen in Zeitungen, Medien und Websites. Anschließend werden die obligatorischen Personalunterlagen erstellt, die Anmeldung durchgeführt und ein Arbeitsvertrag bzw. Arbeitsvertrag unterzeichnet.

Einstellungsphasen

Das Verfahren zur Anmeldung von Personen für Stellen beginnt mit der Eingabe der Daten des Bewerbers in ein spezielles Journal. Im Abrechnungsblatt werden Informationen über Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeit und bisherige Position erfasst. Nach der Genehmigung wird eine Anordnung zur Ernennung einer Person auf eine bestimmte Stelle erstellt. Der letzte Schritt ist die Erstellung eines persönlichen Ordners, der Erstellung einer Akte im Unternehmen oder in der Abteilung. Der Vertrag regelt die Aufgaben und das Gehalt der ausgeübten Position.

Persönliche Karten und die Erstellung einer Personalakte eines Mitarbeiters

Zu den Personaldokumenten gehört die Personalkarte eines Mitarbeiters. Es enthält alle Informationen zum Familienstand, den vollständigen Namen, ein eingeklebtes Foto und das Geburtsdatum. All dies wird von Arbeitgebern durchgeführt, um ein Datenpaket über jeden Mitarbeiter des Unternehmens zu erstellen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist laut Gesetz nicht möglich. Für die Abwicklung persönlicher Geschäfte werden Ordner, Schränke oder sogar Metalltresore verwendet (je nach Ausstattungsniveau des Firmenbüros).

HR-Zeitschriften

Gedruckte Papierprodukte helfen, die Berichterstattung zu systematisieren und den Dokumentenfluss zu vereinfachen. Die Dokumentation in Form von Zeitschriften für die Büroarbeit umfasst folgende Arten:

• um Dokumente und Papiere zu kontrollieren, die an ein Unternehmen oder Unternehmen geliefert werden;
• zur Zeitkontrolle, Zeiträume von Geschäftsreisen;
• um etwaige Notizen und Aussagen zu kontrollieren;
• Aufzeichnungen, um die Sicherheit der Arbeitsaufzeichnungen zu gewährleisten.

Führen von Arbeitsunterlagen

Die Personalaktenverwaltung verpflichtet Fachkräfte zur Führung von Arbeitsakten. Alle Aufzeichnungen werden aufbewahrt, wenn eine Person offiziell im Unternehmen registriert ist. Bei der Entlassung erhält der Arbeitnehmer ein Arbeitsbuch. In dieser Dokumentation werden alle Änderungen bezüglich Position und Auszeichnungen festgehalten. Die Schulung zur Personalaktenverwaltung von Grund auf beinhaltet obligatorische Punkte zur korrekten Ausführung von Arbeitsbüchern. Etwaige Fehler werden von Mitarbeitern der Personalabteilung korrigiert. Wenn sie entdeckt werden, können Spezialisten wegen eines Verwaltungsverstoßes angeklagt werden.

Systematisierung und Speicherung von Dokumenten

Für die Prüfung und Aufbewahrung von Dokumenten wurden gesonderte gesetzliche Regelungen geschaffen. Es ist wichtig, Artikel 17 des Bundesgesetzes über die Führung von Archiven zu erwähnen. Darin heißt es, dass die Führung von Unternehmen und Unternehmen für die Sicherheit der Archivdokumentation für den erforderlichen Zeitraum sorgen muss. Die Speicherdauer ist gesetzlich vorgeschrieben und entspricht staatliche Standards. Um die Integrität der Papierdokumentation zu gewährleisten, werden feuerfeste Metalltresore und -schränke verwendet.

Bei Bedarf werden Daten aus Dokumenten an den Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation übermittelt. Die Automatisierung und Digitalisierung des Papierumlaufs ist einer der vorrangigen Bereiche bei der Optimierung des Personalarbeitsprozesses. Heutzutage erfolgt die Berichterstattung größtenteils nicht mehr auf Papier. Dies entbindet Unternehmensleiter und Manager nicht von ihrer Verantwortung, das Archiv ein, drei, fünf oder mehr Jahre lang aufzubewahren.

Elektronische Personalakten

Bei Verwendung elektronischer Geräte persönliche Rekorde Aufgrund des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten ist es wichtig, die Sicherheitsbedingungen von Dokumenten einzuhalten und den Zugriff auf das Archiv zu beschränken. Die elektronische Dokumentationserfassung hat eine Reihe von Vorteilen:

1. schneller Zugriff auf Dokumente;
2. Dateien mit Passwörtern schützen;
3. es besteht keine Notwendigkeit, Safes zur Aufbewahrung von Papieren zu kaufen;
4. platzsparend Büroraum– Auf der Festplatte können 10.000 oder mehr Dokumente gespeichert werden.
5. Zeitersparnis - Unterschreiben Sie, Sie können jedes Dokument in 1-2 Minuten im Archiv finden Festplatte auf dem Computer.

Video

Um alle Personaltransaktionen in einer Organisation zu dokumentieren, sind bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich.

Die Büroarbeit im Unternehmen wird durch eigenständig erarbeitete und vom Direktor genehmigte Weisungen geregelt. Es handelt sich um einen internen Regulierungsakt, dessen Einhaltung durch alle Mitarbeiter der Geschäftseinheit verpflichtend ist. Die Personalabteilung entwickelt und überwacht die Umsetzung.

Das Gesetz verlangt die Erstellung zahlreicher Dokumente, die alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers mit dem Arbeitgeber dokumentieren.

Erfahrene und unerfahrene Personalverantwortliche müssen ihre Fähigkeiten verbessern. Um ihnen zu helfen, wurden Internetseiten erstellt, auf denen theoretische Kurse zur Personalverwaltung vorgestellt werden.

Personalakten spiegeln die Tätigkeit des Personals wider und bestätigen die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter, die bei der Rentenberechnung eine wesentliche Rolle spielt. Das Management ist für den Dokumentationsfonds des Unternehmens verantwortlich.

Die wichtigsten Details zur Kontrolle auf Papier

Eine kompetente Organisation der Personalakten erfordert Wissen gesetzlicher Rahmen, Verfolgung seiner Änderungen, Orientierung in den Formen der verwendeten Dokumente.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Das Verfahren zur Führung von Personalakten ist gesetzlich geregelt. An große Unternehmen Bei einem großen Personalbestand wird in der Regel ein Personaldienst gebildet. Seine Mitarbeiter erstellen die entsprechenden Dokumente gemäß den Anforderungen des Rechtsrahmens der Russischen Föderation.

Papiere können eine einheitliche Form haben oder im Unternehmen entwickelt und in lokalen Gesetzen genehmigt werden.

Bei der Personalaktenverwaltung handelt es sich um eine Tätigkeit, die auf die Erstellung und Pflege von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalbuchhaltung, Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen abzielt.

Zu den Personalthemen gehören folgende Positionen:

• Registrierung der Beschäftigung;
• interne Arbeitnehmerfreizügigkeit;
• Entlassung;
• Regulierung der Beziehungen zwischen Manager und Mitarbeitern;
• Organisation des Arbeitsprozesses;
• Andere.

Die ordnungsgemäße Organisation der Personalakten hilft bei der Lösung einer Reihe von Problemen.

Seine Hauptziele sind in der Tabelle dargestellt:

In Moskau und anderen großen Regionen der Russischen Föderation können Organisationen mit separaten Abteilungen Personalakten online führen. Zu diesem Zweck wurden entsprechende Programme entwickelt, die den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglichen.

Der gesetzliche Rahmen

Die gesetzliche Grundlage für die Personalaktenverwaltung ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation enthalten.

Diese Tätigkeit wird durch eine Reihe von Vorschriften geregelt:

• Anleitung zum Befüllen und Gebrauch Primärdokumenteüber Rechnungslegung und Vergütung (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.04);
• einheitliche Dokumente und Anforderungen für ihre Erstellung (Gosstandart-Dekret Nr. 65-st vom 03.03.03);
• Standardanweisungen für die Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation Nr. 536 vom 08.11.05);
• Regeln für den Betrieb von Archiven (Beschluss des Vorstands von Rosarchiw vom 02.06.02);
• Regeln der Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation Nr. 477 vom 15. Juni 2009);
• Gesetz über Informationen, ihren Schutz und Informationstechnologie Nr. 149-FZ vom 27. Juli 2006;
• Gesetz über die Prüfung von Berufungen Russische Staatsbürger Nr. 59-FZ vom 02.05.06;
• Gesetz über Staatssprache RF Nr. 53-FZ vom 01.06.05;
• Gesetz über Archivangelegenheiten Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004;
• Gesetz über Geschäftsgeheimnisse Nr. 98-FZ vom 29. Juli 2004;
• Anordnung zu Arbeitsbüchern Nr. 117n vom 22. Dezember 2003;
• Beschluss über die Verabschiedung von Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsdokumenten Nr. 69 vom 10.10.03;
• Beschluss zu Arbeitsbüchern Nr. 225 vom 16. April 2003;
• Anweisungen des Generalstabs der Streitkräfte der Russischen Föderation.

Obligatorische Dokumente

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet Organisationen, über ein eigenes Gesetz zu verfügen Rechtsrahmen, darunter eine Reihe obligatorischer lokaler Regulierungsdokumente.

Diese beinhalten:

Regulierungsakte

Nach der Einstellung eines Managers wird die Anzahl der benötigten Positionen ermittelt normale Operation Organisationen. Unter Berücksichtigung der erhaltenen Zahlen, Produktionszyklus und andere Merkmale der Aktivitäten des Unternehmens sind in Vorbereitung.

Um ein Dokument zu erstellen, wird normalerweise ein einheitliches Formular verwendet. Sie können das Beispiel kostenlos im Internet herunterladen. Der Arbeitgeber hat das Recht, den Zeitplan nach eigenem Ermessen anzupassen.

Das Dokument listet Positionen in hierarchischer Reihenfolge auf, beginnend beim Direktor und endend beim Hilfspersonal. Für jeden von ihnen sind die Anzahl der Einheiten pro Staat, das Gehalt und die Zulagen angegeben.

Im nächsten Schritt wird ein Arbeitsplan erstellt. Es stellt Arbeitspläne für alle Mitarbeiter dar. Bei Schichten werden detaillierte Schichtpläne erstellt. Das Dokument beschreibt kurz die Anforderungen für Aussehen Mitarbeiter, Verhalten, Tagesablauf usw.

Als nächstes wird die Form des Arbeitsvertrages entwickelt. In diesem Fall müssen die Grundnormen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und interne Regulierungsdokumente des Unternehmens berücksichtigt werden. Ein Arbeitsvertrag wird in der Regel vom Anwalt der Organisation oder einem Außenstehenden erstellt.

Das Dokument muss folgende Elemente enthalten:

• Angaben zur juristischen Person: Name, Adresse, Telefonnummer, vollständiger Name und Position des Geschäftsführers;
• Passdaten des Mitarbeiters;
• Position des Arbeitnehmers, Vertragsarten (unbefristet oder befristet) und Arbeitsplatz (Haupt- oder Zusatzvertrag);
• eine Auflistung der Hauptaufgaben unter Bezugnahme auf die Weisungen für diese Stelle;
• Informationen zu Löhnen, Zuzahlungen, Sozialleistungen, Urlaub;
• Arbeitsplan, Bezahlung von Überstunden;
• Gründe für die Vertragsbeendigung und sonstige Bedingungen;
• Unterschriften und Angaben der Parteien, Firmensiegel.

Um die Arbeit der Personalverantwortlichen zu überprüfen und zu optimieren, kann das Management ein internes oder unabhängiges Audit durchführen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Verwaltungsstrafen, Streitigkeiten und Beschwerden des Personals zu verringern.

Phasen der Organisation von Personalakten von Grund auf

Um Personalakten zu erstellen, ist es praktisch, die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verwenden:

Diese Anleitung ist auch für Teekannen geeignet, die keine Erfahrung in dieser Angelegenheit haben.

Wie werden Aufzeichnungen geführt?

Um Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie den Dokumentenfluss ordnungsgemäß organisieren.

Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• einen internen Regulierungsrahmen entwickeln;
• Erstellen Sie eine Besetzungstabelle für jede Stabseinheit.
• Personalvereinbarungen treffen;
• Arbeitsverträge vorbereiten;
• Formulare für Personal entwickeln;
• Ausgabe von T-2-Karten;
• Bewerbungsformulare für Mitarbeiter genehmigen;
• bereiten interne Aufträge vor.

Alle Personalmaßnahmen müssen bestätigt werden. Ihre Liste ist in Verordnungen festgelegt.

Zusätzliche Punkte

Die Personalabrechnung von Grund auf beginnt mit der Einstellung von Personal. Es ist wichtig, Arbeitssuchende korrekt zu registrieren und die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten.

Personalbesetzung und Urlaub

Eines der obligatorischen Standarddokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sein müssen, ist die Besetzungstabelle (Formular T-3).

• Liste strukturelle Unterteilungen und Positionen;
• Anzahl der Stabsstellen für jede Position;
• Gehälter, Zulagen nach Position;
• Gehaltsfonds der Organisation.

Die Abteilungen werden im Dokument entsprechend dem Grad ihrer Bedeutung für den Betrieb der Organisation angegeben. Darin sollten auch die Positionen der Mitarbeiter in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgeführt werden. Die Berufsbezeichnungen in Arbeitsverträgen und Besetzungsplänen müssen übereinstimmen.

Bei der Besetzungsvereinbarung handelt es sich um eine Form der Personalplanung, in der die vollständigen Namen der Mitarbeiter entsprechend ihrer Position eingetragen sind.

Der Urlaubsplan (Formular T-7) gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Bereitstellung Jahresurlaub an alle Mitarbeiter. Ein Jahr lang zusammengestellt. Es wird vom Direktor im Einvernehmen mit dem Gewerkschaftsgremium genehmigt. Das Dokument muss mindestens 2 Wochen vor dem neuen Jahr fertiggestellt sein. Die darin eingegebenen Daten sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verbindlich. Die Ausnahme gilt für Begünstigte.

Der Zeitplan enthält die folgenden Details:

• Abteilungsname;
• Berufsbezeichnung;
• Vollständiger Name und Personalnummer des Arbeitnehmers;
• Anzahl der Urlaubstage;
• Termine der geplanten und tatsächlichen Urlaubsantritte;
• Grund für die Urlaubsverschiebung, voraussichtliches Datum.

Der Arbeitnehmer wird hierüber 2 Wochen vor dem Urlaub informiert. Es wird ein Auftrag erteilt, mit dem der Mitarbeiter per Unterschrift vertraut gemacht wird. Im November können Sie für alle Abteilungsleiter eine Anordnung vorbereiten, die sie verpflichtet, bis zum 1. Dezember Urlaubspläne an die Buchhaltung einzureichen. Dies erleichtert die Erstellung des Gesamtplans.

Mitarbeiterregistrierung

Die vollwertige Arbeit einer Organisation beginnt mit der Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Besetzung freier Stellen geht mit Papierkram einher.

Die Aufgaben des Personalreferenten bei der Einstellung von Mitarbeitern sind wie folgt:

• Registrierung einer Bewerbung eines Bewerbers in einer Sonderzeitschrift;
• den Neuankömmling mit den aktuellen Anweisungen und örtlichen Vorschriften vertraut machen;
• Erstellung eines Arbeitsvertrags und Überwachung seiner Unterzeichnung durch die Parteien;
• Aushändigung einer Kopie des Vertrags an den Mitarbeiter und Anbringen einer Notiz darüber auf dem Briefkopf der Organisation;
• Ausführung und Eintragung der Bestellung in das Buchhaltungsbuch;
• Ausfüllen einer Personalkarte, Ablegen von Dokumenten in die Akte (Anträge, Kopien). persönliche Papiere, Bestellung, Vertrag);
• Übermittlung von Unterlagen an den Buchhalter zur Berechnung des Gehalts des Arbeitnehmers.

Beim Aufbau eines Personalaktenmanagementsystems sollten Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente erstellt werden müssen und welche für einen bestimmten Tätigkeitsbereich benötigt werden.

Zu den erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalaufträge (Empfang, Transfer usw.);
• Personalaufträge (für Urlaub, Prämien, Geschäftsreisen usw.);
• T-2-Karten;
• Arbeit;
• Vereinbarungen;

Andere Pflichtpapiere beinhaltet Folgendes:

• Personalbesetzung;
• OT-Position;
• Reiseprotokoll;
• innere Ordnungsregeln;
• Andere.

Es ist nicht notwendig, Stellenbeschreibungen und einen Tarifvertrag zu führen, aber fast jeder Arbeitgeber verfügt über diese Dokumente.

Nachdem Sie die Liste der obligatorischen Dokumentation erstellt haben, sollten Sie die gesetzlichen Dokumente studieren. Darauf aufbauend müssen weitere Dokumente entwickelt werden. Ihre Liste hängt von der Art der Tätigkeit der juristischen Person und den Merkmalen der Arbeitsbedingungen ab. Wenn es beispielsweise erforderlich ist, den Mitarbeitern Uniformen und PSA zur Verfügung zu stellen, muss eine Anordnung über das Verfahren und den Zeitpunkt ihrer Ausgabe sowie darüber, welche Mitarbeiter diese benötigen, erstellt werden.

Vergütungen und Leistungen für Arbeiten unter besonderen Bedingungen müssen dokumentiert werden: in gefährlichen Branchen, unregelmäßigen Arbeitszeiten, Nachtarbeit usw. Als nächstes werden die Vorschriften zur Personalaktenverwaltung erstellt. Es spiegelt die Liste der für die Arbeit der Organisation erforderlichen Dokumente sowie das Verfahren zu ihrer Ausführung und Aufbewahrung wider.

Die Gesetzgebung verpflichtet nicht zur Ausarbeitung einer solchen Verordnung, wird aber die Arbeit der Personalverantwortlichen erheblich erleichtern. Arbeiten bei neue Organisation Zuerst wird der Direktor eingestellt, dann rekrutiert er den Rest des Personals.

Die Zusammensetzung und Anzahl der benötigten Stellen ergibt sich aus der Besetzungstabelle. Die Betriebsordnung spiegelt alle Arbeitspläne, Anforderungen an die Mitarbeiter usw. wider. Auf der Grundlage der Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird ein Standardarbeitsvertrag entwickelt.

Vor der Verwendung von Buchhaltungsjournalen sollten diese vorbereitet werden: Die Blätter sollten nummeriert, geheftet und versiegelt werden. Auf das letzte Blatt Firmware wird ein Stück Papier geklebt. Darauf wird die Seitenzahl vermerkt, vom Direktor oder verantwortlichen Geschäftsführer unterschrieben und mit einem Stempel versehen. Auf der ersten Seite des Journals schreiben sie den Namen der Organisation und das Beginndatum ihrer Wartung.

Einer von wichtige Dokumente Personalakten sind ein Arbeitsbuch. Zu deren Durchführung ernennt der Orden Verantwortliche, der sie ausfüllt und für ihre Sicherheit verantwortlich ist.

FAQ

Die Organisation der Personalakten weist bestimmte Feinheiten und Nuancen auf:

Daher ist die Organisation der Personalaktenverwaltung in einem Unternehmen ein komplexer Vorgang. Es erfordert eine detaillierte Untersuchung des regulatorischen Rahmens und die Verfolgung aller Änderungen. Die kompetente Erstellung von Personalakten trägt zum Aufbau von Arbeitsbeziehungen im Rahmen des Gesetzes bei. Für die Ausbildung eines Personalreferenten kann ein Arbeitgeber die Dienste spezialisierter Unternehmen in Anspruch nehmen.

Personalverwaltung von Grund auf: Schritt für Schritt Anleitung 2019

HR-ARBEIT VON NULL:

eine kurze ungefähre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Personalakten in einem neu eröffneten Unternehmen

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Ihnen wurde also Personal zugewiesen. Mit was fangen wir an?

1. Besorgen wir uns die nötigen Gesetze, Fachliteratur und Programme. All dies werden Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.

• Notwendig Verstöße gegen das Arbeitsrecht können zur Folge haben großes Bußgeld. Daher muss mit der Kenntnis und Einhaltung der Arbeitsgesetze verantwortungsvoll umgegangen werden.
• Aus der Fachliteratur bieten wir Ihnen gerne Handbücher (zum kostenlosen Download) und an Unsere besten Bücher zum Thema Personalverwaltung. Die Repositorys der Site mit Referenzdatenbanken werden ebenfalls nützlich sein.
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2. Wir nehmen von der Geschäftsführung Kopien der Gründungsdokumente der Organisation entgegen und studieren diese sorgfältig.

Personaldokumente müssen mit den Gründungsdokumenten des Unternehmens übereinstimmen und dürfen diesen in keiner Weise widersprechen. Lesen Sie in der Satzung das Verfahren zur Einstellung eines Direktors (Sie werden ihn einstellen) und das Verfahren zur Festsetzung seines Gehalts, den Zeitraum, für den ein Arbeitsvertrag mit ihm abgeschlossen werden kann – einige Merkmale können in der Satzung vorgeschrieben sein. Manchmal schreibt die Charta das Verfahren für die Einstellung wichtiger Führungskräfte und die Festlegung von Vergütungssystemen für sie vor (z. B. mit vorheriger Genehmigung). Hauptversammlung Gründer) und sogar das Verfahren zur Genehmigung der Besetzungstabelle.

3. Wir legen die Liste der Dokumente fest, die im Personalarbeitsbereich vorhanden sein sollen und die wir erstellen.

Es ist klar, dass Sie in jedem Fall die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen erstellen werden. Erkundigen Sie sich bei der Geschäftsleitung, welche der optionalen Dokumente Sie für das Unternehmen erstellen werden. Sie können auch vorab mit dem Geschäftsführer klären, welche Sonderkonditionen er in der Betriebsordnung, anderen örtlichen Regelungen und in Arbeitsvertragsformularen sehen möchte.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Kleinstunternehmen handelt, müssen Sie gemäß 309.2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation möglicherweise einige Dokumente nicht erstellen:

„Der Arbeitgeber ist ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft ist. hat das Recht, die Annahme lokaler Vorschriften ganz oder teilweise abzulehnen Normen enthaltend Arbeitsrecht(Betriebsrechtliche Regelungen, Regelungen zur Vergütung, Regelungen zu Prämien, Schichtplan und andere). Gleichzeitig muss der Arbeitgeber – ein Kleinunternehmen, das als Kleinstunternehmen eingestuft wird – zur Regelung der Arbeitsbeziehungen und anderer direkt damit zusammenhängender Beziehungen in die Arbeitsverträge mit den Arbeitnehmern Bedingungen aufnehmen, die arbeitsrechtliche Fragen regeln Gesetze und andere normative Rechtsakte, die arbeitsrechtliche Normen enthalten, müssen durch örtliche Vorschriften geregelt werden ...“

4. Wir registrieren den Regisseur

Überprüfen Sie, ob der Regisseur registriert ist ( Generaldirektor) richtig. Wenn nicht, registrieren wir zunächst einen Direktor. Er ist der erste Mitarbeiter! Aus den Unterlagen muss hervorgehen, ab welchem ​​Datum der Geschäftsführer tätig ist. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bewerbung um eine Regiestelle finden Sie in einer großen Referenzdatenbank und im „Personalpaket“. erforderliche Proben Dokumente, thematische Beratungen dort.

5. Wir erstellen eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften (siehe Tabelle aus Absatz 3).

Sicherlich verfügt das Unternehmen noch nicht über eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften oder andere örtliche Vorschriften. Erfinden wir sie. Alle diese Unterlagen stimmen wir mit dem Direktor ab. Wir berücksichtigen die Kommentare und Wünsche des Direktors und prüfen, ob diese dem Gesetz widersprechen. Vorgefertigte Optionen Diese Unterlagen werden nach dem gesetzlich festgelegten Verfahren (ggf. unter Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung) vereinbart und anschließend vom Unternehmensleiter genehmigt. Wir haben viele Beispiele solcher Dokumente auf unserer Website frei verfügbar. Es gibt noch viele weitere solcher Beispiele und thematische Kommentare dazu, Schritt-für-Schritt-Anleitungen Ihre Aussagen befinden sich in einer großen Referenzdatenbank und im „HR-Paket“. Auf unserer Website können Sie einen neuen nützlichen Artikel frei lesen. Besetzung: Form und Inhalt". Wir empfehlen Abonnenten des HR Practitioner-Magazins die Lektüre des Artikels: " Wir erstellen interne Arbeitsvorschriften: rechtskonform, durchdacht und vorteilhaft für den Arbeitgeber.“ und sehen Sie sich Vorlagen lokaler Vorschriften an.

6. Wir entwickeln eine Standardform eines Arbeitsvertrags, der mit den Mitarbeitern abgeschlossen wird.

Für Abonnenten des HR Practitioner Magazins empfehlen wir das folgende Handbuch: „Wir stellen einen Mitarbeiter ein: Personalfragen“. Daraus erfahren Sie unter anderem, welche Bedingungen für den Arbeitgeber von Vorteil sind, wenn sie in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, und welche Bedingungen im Gegenteil unerwünscht und gefährlich sind.

7. Wir bereiten weitere Dokumente vor, die wir für die zukünftige Personalarbeit benötigen:

Wir erstellen Buchhaltungsbücher, Registrierungsprotokolle, Stundennachweise, Bestellformulare und Verträge für finanzielle Haftung usw.

8. Wir entscheiden mit der Geschäftsleitung darüber, wer Arbeitsunterlagen führt .

Wenn noch keine Mitarbeiter eingestellt wurden, muss der Leiter der Organisation (Direktor) zunächst Arbeitsunterlagen führen. Hierüber wird eine Anordnung erlassen. Auf unserer Website finden Sie einen Musterauftrag für den Leiter der Organisation, der die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern übernimmt. Eine solche Anordnung ist zwingend erforderlich; sie ist eine Anforderung des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation. Ist dies nicht der Fall, droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse auch auf Anordnung auf den übernommenen Personalmitarbeiter übertragen. Auf unserer Website finden Sie ein Bestellformular für die Benennung von Verantwortlichen für die Führung, Aufbewahrung, Erfassung und Ausgabe von Arbeitsbüchern >>

9. Wir melden Mitarbeiter zur Arbeit an.

Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Arbeit und für den Personalmitarbeiter beginnt die Phase des Arbeitsalltags, es gilt, einen Stundenzettel zu führen, einen Urlaubsplan zu erstellen, Urlaub zu organisieren, Anreize und Strafen anzuwenden, Dienstreisen, Teilzeit Jobs, Entlassungen und vieles mehr ... Unsere Ressourcen helfen Ihnen bei all dieser Website.