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Wo sollen die Arbeitsbücher der Mitarbeiter aufbewahrt werden?

Wo sollen die Arbeitsbücher der Mitarbeiter aufbewahrt werden?

Gesetzgebung Russische Föderation erfordert, dass jeder Mitarbeiter über ein eigenes Arbeitsbuch verfügt. Für erwerbstätige Bürger ist dieses Dokument eine Bestätigung, dass die Person erwerbstätig ist. Die überwiegende Mehrheit der Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgt mit der Eintragung eines Eintrags in das Arbeitsbuch.

Künftig wird dieses Dokument den Arbeitnehmern eine Hilfestellung beim Bezug von Rentenleistungen sein, da anhand seiner Daten die Dienstzeit einer Person berechnet wird. Außerdem werden die darin enthaltenen Einträge aktiv von Arbeitgebern untersucht, die eine Person als potenziellen Kandidaten für eine freie Stelle betrachten. Daher müssen Personaldienstmitarbeiter das Verfahren zur Pflege dieser Dokumente sorgfältig angehen.

Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern 2018

Die Managementregeln wurden durch einen besonderen Regierungsbeschluss aus dem Jahr 2003 genehmigt. Darin heißt es, dass der Arbeitgeber bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers nach der Einstellung ein Arbeitsbuch ausstellen muss.

Dafür ist genau eine Woche vorgesehen. Alle Informationen werden aufgrund erteilter Aufträge darin eingegeben. Einträge können nicht gekürzt werden. Jede neuer Eintrag begleitet von der Einholung einer Unterschrift des Mitarbeiters auf der Personalkarte.

Dabei ist es wichtig, den gleichen Wortlaut wie im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation zu verwenden. Daher sollte bei der Kündigung von Verträgen und anderen Maßnahmen ein Link zum entsprechenden Artikel angegeben werden. Das Gesetz sieht vor, dass in dem Dokument Auszeichnungen für Verdienste in der Arbeit erwähnt werden müssen, Daten zu Prämien müssen jedoch nicht angegeben werden.

Regeln für die Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen in einem Unternehmen

Die Frage der Buchhaltung und Speicherung muss nicht weniger sorgfältig angegangen werden als die Frage der Verwaltung. Für die Buchhaltung in Unternehmen führen Personalverantwortliche Folgendes:

  • ein Buch zur Aufzeichnung der Bewegung dieser Dokumente;
  • Quittungs- und Spesenbuch.

Besonderes Augenmerk wird auf das Einnahmen- und Ausgabenbuch gelegt. Mit seiner Hilfe werden alle Arbeitsbuchformulare sowie deren Beilagen erfasst. In diesem Buch ist auf die Nummerierung zu achten, alle Formulare müssen geschnürt sowie mit Unterschrift und Siegel beglaubigt sein.

Regierungsverordnung über das Verfahren zur Aufbewahrung eines Arbeitsbuchs

Der sechste Abschnitt des Regierungserlasses legt Regeln für die Buchführung und Speicherung fest. Es wird angenommen, dass Arbeitsbücher sind Dokumentation einer strikten Rechenschaftspflicht. Es muss eine Person ausgewählt werden, die für deren Wartung verantwortlich ist. Diese Person ist verpflichtet, einen monatlichen Bericht über die Formulare und Beilagen dieser Bücher zu erstellen.


Wurden die Formulare beim Ausfüllen beschädigt, müssen sie vernichtet werden. Die Aufbewahrung dieses Dokuments erfolgt durch den Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer es bei der Entlassung nicht erhalten hat. Das Arbeitsbuch wird am Arbeitsplatz aufbewahrt, bis der entlassene Arbeitnehmer es verlangt. Jeder Arbeitgeber sollte stets darauf achten, dass immer die erforderliche Anzahl an Formularen und Beilagen verfügbar ist.

Das Verfahren zur Ausstellung von Arbeitsbüchern im Jahr 2018

Bei einer Kündigung eines Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber prüfen, ob alle von ihm vorgenommenen Eintragungen mit seiner Unterschrift versehen sind. Die Ausstellung erfolgt direkt am Tag der Entlassung. Verzögert sich der Arbeitgeber aus eigenem Verschulden mit der Zahlung, so ist er verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Entschädigung für die Verspätungstage zu zahlen. Dementsprechend wird der Tag der Entlassung auf den Tag der Ausstellung verschoben.

Kommt der Mitarbeiter selbst nicht, um das Dokument abzuholen, muss er ihm eine Mitteilung zukommen lassen. Der Versand per Post ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich. Beim Tod eines Mitarbeiters wird die Urkunde den Angehörigen ausgehändigt. Sie müssen von einem von ihnen eine Quittung erhalten. Liegt eine Bewerbung eines Angehörigen vor, können Sie das Arbeitsbuch per Post verschicken.

Buchhaltung für Formen von Arbeitsbüchern und Beilagen dafür

Dieses Dokument kann nur empfangen werden Verantwortliche zur Aufbewahrung und nur auf ausdrücklich ausgefüllten Antrag.

Das Unternehmen führt ein besonderes Buchhaltungsbuch. Darin werden Informationen über diese Werke eingegeben. Bücher, die für Mitarbeiter dieses Unternehmens ausgegeben wurden, und solche, die bereits von den Mitarbeitern selbst erhalten wurden. Folgende Informationen werden eingegeben:

  • Eingangsdatum;
  • Vollständiger Name des Eigentümers;
  • Serie und Anzahl der Dokumentation;
  • Stellung und Beruf;
  • Name des Arbeitsplatzes (z. B. Team, Verwaltung usw.).

Buchhaltungsbücher müssen in der richtigen Reihenfolge erstellt werden. Nummerierung, Schnürung, Unterschriftsbeglaubigung – all das sollte von den Personalverantwortlichen des Unternehmens erledigt werden. Das Bewegungsbuch muss nach seiner Fertigstellung 75 Jahre lang aufbewahrt werden, das Einnahmen-Ausgaben-Buch 5 Jahre.

Nach Prüfung des Sachverhalts kamen wir zu folgendem Schluss:
Die Gesetzgebung legt keine Anforderungen für die Aufbewahrung der Arbeitsunterlagen der Arbeitnehmer in einem feuerfesten, versiegelten Tresor oder einem verschlossenen Metallschrank fest, ebenso wenig wie Anforderungen für das Vorhandensein von Gittern an den Fenstern und einer Metalltür in dem Raum, in dem sich die Arbeitsunterlagen befinden.

Begründung für die Schlussfolgerung:
Das Formular, das Verfahren zur Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern sowie das Verfahren zur Erstellung von Arbeitsaufzeichnungsformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber werden von dem von der Regierung der Russischen Föderation ermächtigten föderalen Exekutivorgan festgelegt (Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Russische Föderation).
Mit dem Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 wurden die Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber (im Folgenden „Regeln“ genannt) genehmigt.
Klausel 43 der Geschäftsordnung sieht vor, dass Arbeitsbücher und Duplikate von Arbeitsbüchern, die der Arbeitnehmer bei der Entlassung oder im Falle des Todes eines Arbeitnehmers durch seine unmittelbaren Verwandten nicht erhalten hat, so lange aufbewahrt werden, bis der Arbeitgeber sie (in der Organisation oder bei …) auffordert Individuell, der ein Einzelunternehmer ist) gemäß den Anforderungen an ihre Aufbewahrung, die in der Gesetzgebung der Russischen Föderation zu Archivangelegenheiten festgelegt sind.
Wie man sehen kann, in dieser Norm wir reden überüber Arbeitsbücher und doppelte Arbeitsbücher bereits entlassener Arbeitnehmer.
Eine Analyse der Regeln der Geschäftsordnung zeigt, dass das Verfahren zur Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen von Arbeitnehmern, mit denen das Arbeitsverhältnis des Arbeitgebers fortbesteht, nicht speziell geregelt ist.
Gemäß Abschnitt 42 der Geschäftsordnung werden die Formulare des Arbeitsbuchs und seiner Beilage in der Organisation als Dokumente mit strenger Rechenschaftspflicht aufbewahrt und auf Antrag der für die Führung der Arbeitsbücher verantwortlichen Person ausgehändigt.
Strenge Meldeformulare müssen in Tresoren, Metallschränken oder speziellen Räumlichkeiten aufbewahrt werden, um ihre Sicherheit zu gewährleisten (Absatz 6.2 der Verordnung über Dokumente und Dokumentenfluss im Rechnungswesen, genehmigt vom Finanzministerium der UdSSR am 29. Juli 1983 N 105).
Es ist jedoch offensichtlich, dass das Arbeitsbuchformular die Rechtskraft eines Dokuments erlangt, das Informationen über enthält Arbeitstätigkeit und die Berufserfahrung des Arbeitnehmers, wenn ein solches Formular vom Arbeitgeber mit Informationen zu einem bestimmten Arbeitnehmer ausgefüllt wird. Ein ausgefülltes Arbeitsbuch ist kein Dokument mit strenger Rechenschaftspflicht, daher sind die Normen von Abschnitt 6.2 der Vorschriften über Dokumente und Dokumentenfluss in der Buchhaltung unserer Meinung nach für den Arbeitgeber bei der Aufbewahrung der Arbeitsbücher der Arbeitnehmer nicht verpflichtend.
Gleichzeitig liegt die Verantwortung für die Organisation der Aufbewahrung der Arbeitsbücher und deren Beilagen gemäß § 45 der Geschäftsordnung beim Arbeitgeber. Wir glauben, dass der Arbeitgeber das Recht hat, unabhängig eine Reihe von Maßnahmen zu entwickeln, um die Sicherheit dieser Dokumente zu gewährleisten, um Verluste und Schäden an den Arbeitsunterlagen der Arbeitnehmer zu vermeiden. Daher hat die Organisation nach eigenem Ermessen das Recht, Tresore, Metallschränke oder speziell ausgestattete Räumlichkeiten zur Aufbewahrung der Arbeitsunterlagen der Mitarbeiter zu nutzen.

Vorbereitete Antwort:
Experte des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Anosova Julia

Qualitätskontrolle der Antwort:
Gutachter des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Komarova Victoria

Das Material wird individuell aufbereitet schriftliche Beratung im Rahmen der Rechtsberatung bereitgestellt.

ARBEITSBÜCHER: Buchführung und Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen

Arbeitsbücher sind Dokumente mit strenger Rechenschaftspflicht, daher legt die Gesetzgebung das Verfahren für ihre Aufzeichnung und Aufbewahrung fest (Abschnitt VI der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. № 225 ).

Jede Organisation ist verpflichtet, spezielle Bücher zur Aufzeichnung von Arbeitsaufzeichnungen zu führen.

Erste - Quittungs- und Spesenbuchüber die Abrechnung von Arbeitsbuchformularen und darin enthaltenen Beilagen (Anhang 2 zum Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 69).

Zweite - Buch der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen in ihnen (Anhang 3 zum Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 69).

Quittungs- und Spesenbuch zur Abrechnung von Arbeitsbuchformularen und -beilagen es wird in der Buchhaltungsabteilung der Organisation verwaltet. Tragen Sie darin sofort nach Erhalt der Formulare vom Händler ein. Geben Sie im Buch unbedingt Informationen zu allen Vorgängen an, die mit dem Erwerb und der Nutzung gekaufter Arbeitsbücher und Beilagen in diesen zusammenhängen, und geben Sie dabei Serien und Nummern an. Geben Sie außerdem Informationen zu den Kosten der Formulare ein.

Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen Sie sollten von der Personalabteilung der Organisation verwaltet werden. Verfügt das Unternehmen jedoch nicht über eine solche, wird diese Verantwortung in der Regel der Buchhaltung übertragen. Geben Sie in diesem Buch Informationen über das Datum der Einstellung des Mitarbeiters, seinen Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen, Serie und Nummer des Arbeitsbuchs und Beilage, Position, Arbeitsort sowie Einzelheiten des Dokuments auf der Grundlage von ein bei dem der Arbeitnehmer eingestellt wurde.

Alle Blätter in beiden Büchern müssen nummeriert, geschnürt, durch die Unterschrift des Leiters der Organisation beglaubigt und zusätzlich mit einem Wachssiegel versiegelt oder versiegelt sein.

Dieses Verfahren ist in Absatz 41 der Regeln festgelegt, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigt wurden.

Für das Fehlen von Arbeitsunterlagen oder deren fehlerhafte Ausführung kann die Arbeitsaufsichtsbehörde eine Geldstrafe gegen die Organisation und ihre Beamten verhängen.

Die Geldbuße beträgt:
– für Beamte (zum Beispiel den Leiter einer Organisation) – von 1000 bis 5000 Rubel;
– für eine Organisation – von 30.000 bis 50.000 Rubel.

Solche Strafen sind in Artikel 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation vorgesehen.

Der Leiter (Beamte) einer Organisation, der zuvor gemäß Artikel 5.27 Teil 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation vor Gericht gestellt wurde, kann für einen Zeitraum von ein bis drei Jahren disqualifiziert werden (Artikel 5.27 Teil 2 des Gesetzes). Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation).

So beglaubigen Sie Arbeitsbücher, wenn die Organisation kein Wachssiegel hat

Wenn die Organisation kein Wachssiegel hat, können die Arbeitsbücher versiegelt werden (Artikel 41 der durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigten Regeln). Die Versiegelung ist einfach herzustellen. Bringen Sie die Enden des Befestigungsfadens, mit dem Sie das Magazin zusammengenäht haben, zusammen innen seine hintere Abdeckung. Legen Sie sie zwischen zwei weiße Papierquadrate und kleben Sie die Quadrate zusammen. Bringen Sie ein Siegel auf der Innenseite des Umschlags an und stempeln Sie es mit dem üblichen runden Siegel der Organisation bzw Personaldienstleistung so dass ein Teil des Drucks auf das Cover reicht. Und vergessen Sie nicht, eine Bescheinigung darüber zu erstellen, wie viele Seiten in diesem Buch geschnürt, nummeriert und versiegelt sind. Platzieren Sie daneben Ihre Unterschrift und Ihr Datum.

Ist es möglich, einem Mitarbeiter ein Original-Arbeitsbuch für den Vorruhestand zu geben?

Nein, geht nicht. Geben Sie dem Mitarbeiter eine beglaubigte Kopie oder einen Auszug aus dem Arbeitsbuch. Sie müssen dies auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers tun, der spätestens drei Werktage nach dem Datum der Einreichung erfolgt. Dies ist in Absatz 7 der durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigten Regeln festgelegt. Gleichzeitig liegt die Verantwortung für Verstöße gegen diese Anforderung beim Mitarbeiter, der für die Wartung und Lagerung der Arbeit verantwortlich ist Bücher. Wenn also das Original-Arbeitsbuch einem Mitarbeiter ausgehändigt wird und er es verliert, liegt die Verantwortung für den Verlust vollständig beim Mitarbeiter, der mit der Verantwortung für die Aufbewahrung und Pflege der Arbeitsbücher betraut ist. Diese Regel gilt auch dann, wenn dem Arbeitnehmer das Originalarbeitsbuch gegen Unterschrift ausgehändigt wurde. Rostrud vertritt im Schreiben vom 18. März 2008 Nr. 656-6-0 eine ähnliche Position.

Aufbewahrung von Arbeitsbüchern

Bewahren Sie Arbeitsbücher in der Organisation als streng rechenschaftspflichtige Dokumente und am besten in einem feuerfesten Safe auf. Wenn dies nicht möglich ist, dann in einem mit einem Schlüssel verschlossenen Schrank. Geben Sie die Formulare an die Person aus, die für die Führung der Arbeitsaufzeichnungen verantwortlich ist, sobald sie ihren Antrag erstellt hat freie Form.

Am Ende eines jeden Monats muss der für die Führung von Arbeitsbüchern verantwortliche Mitarbeiter der Buchhaltung einen Bericht über die Verfügbarkeit von Formularen und die eingegangenen Beträge für ausgestellte Arbeitsbücher und Beilagen unter Beifügung einer Empfangsbestätigung vorlegen.

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In beliebiger Form wird ein Bericht über die Verfügbarkeit von Formularen und über die eingegangenen Beträge für ausgestellte Arbeitsbücher und Beilagen erstellt.

Dieses Verfahren ist in Absatz 42 der Regeln festgelegt, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigt wurden.

Wer in der Organisation sollte für die Buchhaltung, Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern verantwortlich sein?

IN große Firma Die Personalabteilung ist in der Regel für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlich. IN kleine Organisation mangels einer entsprechenden Spezialeinheit können Buchhalter, Sekretäre oder andere Beamte solche Arbeiten übernehmen. Die Ernennung der für die Arbeit mit Arbeitsbüchern verantwortlichen Person erfolgt auf Anordnung des Leiters der Organisation in freie Form(Artikel 45 der durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigten Regeln).

Bei einem Wechsel des Verantwortlichen für die Arbeit mit Arbeitsbüchern übertragen Sie die Arbeitsbücher gemäß der Akte der Annahme und Übergabe der Fälle. Geben Sie in diesem Fall in der Akte nicht nur die Anzahl der Bücher an, sondern führen Sie auch deren tatsächliche Zusammensetzung auf (Namen der Eigentümer und Einzelheiten). Die Urkunde muss mit zwei Unterschriften beglaubigt werden – einerseits mit Angabe der Position und des Nachnamens der Person, die die Dokumente angenommen hat, andererseits mit der Person, die die Dokumente eingereicht hat. Wenn Sie Tatsachen über das Fehlen einiger Arbeitsbücher feststellen, erstellen Sie ein Gesetz, in dem Sie die Gründe für das Fehlen angeben.

Erhalt eines Arbeitsbuchs bei Entlassung. der Arbeitnehmer muss die persönliche Karte und das Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen unterschreiben (Artikel 41 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225).

Arbeitsunterlagen und Duplikate, die der Mitarbeiter bei der Entlassung nicht erhalten hat, müssen von der Organisation aufbewahrt werden, bis das Dokument vom Mitarbeiter oder seiner unmittelbaren Familie angefordert wird (im Todesfall des Mitarbeiters). Nicht beansprucht – mindestens 50 Jahre. Dieses Verfahren und die Aufbewahrungsfristen sind in Absatz 43 der durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigten Regeln und in der von Rosarchiw vom 6. Oktober 2000 genehmigten Liste festgelegt.

Elektronische Anforderungen für die Zahlung von Steuern und Beiträgen: neue Überweisungsregeln

Kürzlich haben die Steuerbehörden die Formulare für Anträge auf Zahlung von Schulden an den Haushalt aktualisiert, inkl. auf Versicherungsprämien. Jetzt ist es an der Zeit, das Verfahren zur Übermittlung solcher Anforderungen über die TKS anzupassen.

Es ist nicht erforderlich, Lohnabrechnungen auszudrucken

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Lohnabrechnungen in Papierform auszustellen. Das Arbeitsministerium verbietet nicht, sie per E-Mail an Mitarbeiter zu senden.

„Physiker“ hat die Zahlung für die Ware per Banküberweisung überwiesen – Sie müssen eine Quittung ausstellen

Für den Fall, dass eine Einzelperson die Zahlung für Waren per Banküberweisung über eine Bank an den Verkäufer (Firma oder Einzelunternehmer) überweist, ist der Verkäufer verpflichtet, dem „Arzt“-Käufer eine Barquittung zu senden, so das Finanzministerium.

Die Liste und die Menge der Waren zum Zeitpunkt der Zahlung sind unbekannt: So stellen Sie eine Kassenquittung aus

Name, Menge und Preis der Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) – obligatorische Angaben Kassenbon(BSO). Bei Erhalt einer Vorauszahlung (Vorauszahlung) ist es jedoch manchmal nicht möglich, Menge und Warenliste zu ermitteln. Das Finanzministerium erklärte, was in einer solchen Situation zu tun sei.

Ärztliche Untersuchung für Computerarbeiter: obligatorisch oder nicht

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Beamten des Sonderregimes wird für die Aufbewahrung von Steuern für einen Zeitraum von 13 Monaten keine Geldstrafe auferlegt

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Wie werden Arbeitsunterlagen gespeichert?

Arbeitsbücher der Mitarbeiter sowie Blankoformulare von Arbeitsbüchern und darin enthaltene Beilagen müssen in einem Tresor oder in aufbewahrt werden besonderer Raum Organisation, die ihre Aufbewahrung ermöglicht, gemäß Abschnitt 6.2 der Vorschriften zum Dokumentenfluss. Für die Aufbewahrung der Arbeitsunterlagen ist ein auf Anordnung des Leiters der Organisation ernannter Mitarbeiter verantwortlich. Wenn ein anderer Mitarbeiter für die Führung von Arbeitsbüchern verantwortlich ist, erhält er auf schriftlichen Antrag gemäß Absatz 42. 45 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern vom für deren Aufbewahrung verantwortlichen Mitarbeiter leere Formulare für Arbeitsbücher.

Um Arbeitsbücher zu führen, müssen Sie zwei Bücher führen, Abschnitt 40 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern:

— ein Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Erfassung der Arbeitsbuchformulare und der darin enthaltenen Beilagen (im Folgenden „Einnahmen- und Ausgabenbuch“ genannt);

— ein Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin (im Folgenden als Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern bezeichnet).

Alle in der Organisation verfügbaren Blankoformulare von Arbeitsbüchern und deren Beilagen sind im Einnahmen- und Ausgabenbuch aufgeführt. Es wird auch auf die Ausstellung eines Formulars zur Ausführung von Abschnitt 41 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern hingewiesen:

— ein Arbeitsbuch oder eine Beilage darin für einen neuen Mitarbeiter;

— eine Beilage im Arbeitsbuch für einen bestehenden Mitarbeiter;

— ein Duplikat des Arbeitsbuchs eines aktiven oder entlassenen Mitarbeiters.

Wenn das Arbeitsbuchformular beschädigt ist, muss es vernichtet werden, worüber in Abschnitt 42 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern ein Gesetz erlassen wird.

Die Vernichtung eines Arbeitsbuchformulars spiegelt sich weder in der Buchhaltung noch in der Steuerbuchhaltung wider, da seine Kosten bereits im Zeitraum seiner Anschaffung in den Aufwendungen enthalten sind.

Informationen über Arbeitsbücher und Duplikate von Arbeitsbüchern der Arbeitnehmer, einschließlich der in Ihrer Organisation ausgestellten, werden im Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern, Abschnitt 41 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern, erfasst.

Ein Arbeitnehmer, der bei seiner Entlassung ein Arbeitsbuch erhält, muss sich in Spalte 13 des Arbeitsbuchs eintragen, um die Bewegung der Arbeitsbücher zu erfassen.

Wenn der entlassene Mitarbeiter das Arbeitsbuch nicht abgeholt hat, wird es in der Organisation aufbewahrt, bis es gemäß Abschnitt 43 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern erforderlich ist.

Musterauftrag für die Ernennung eines Verantwortlichen für die Arbeit mit Arbeitsbüchern

Musterantrag für die Ausstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Buches zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Quittungs- und Ausgabenbuchs zur Erfassung von Arbeitsbuchformularen und eine Beilage darin

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Arbeitsbuch - Wartung, Lagerung, Buchhaltung

Die Frage der Abschaffung der Arbeitsaufzeichnungen wurde bereits 2006 aufgeworfen, und seitdem dauert die Kontroverse an. Der stellvertretende Minister für Gesundheit und soziale Entwicklung der Russischen Föderation, Alexander Safonov, ist beispielsweise der Ansicht, dass das Arbeitsbuch gestrichen und durch einen Arbeitsvertrag ersetzt werden sollte, da der Arbeitsvertrag am wichtigsten ist effektive Methode Schutz der Arbeitnehmerrechte. Das Arbeitsbuch ist jedoch weiterhin ein obligatorisches Dokument, das bei der Bewerbung um eine Anstellung vorgelegt werden muss (Artikel 65 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Von dieser Regel gibt es zwei Ausnahmen:

— Beim erstmaligen Abschluss eines Arbeitsvertrages wird das Arbeitsbuch vom Arbeitgeber erstellt;

— Wenn ein Arbeitnehmer eine Teilzeitbeschäftigung aufnimmt, befindet sich sein Arbeitsbuch an seinem Hauptarbeitsplatz.

Gemäß Art. Gemäß Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist ein Arbeitsbuch in der festgelegten Form das Hauptdokument, das die Arbeitstätigkeit und die Dienstzeit eines Arbeitnehmers bestätigt.

Wir erstellen und erfassen Arbeitsbücher korrekt

Der Arbeitgeber führt für jeden Arbeitnehmer, der länger als fünf Tage bei ihm gearbeitet hat, ein Arbeitsbuch. Die einzigen Ausnahmen sind Arbeitgeber – Personen, bei denen dies nicht der Fall ist Einzelunternehmer— Sie haben kein Recht, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen. Daher muss der Arbeitgeber zur Verfügung stehen erforderliche Menge Arbeitsmappenformulare und Beilagen darin.

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Bei der Ausstellung eines Arbeitsbuchs oder einer Beilage darin an einen Arbeitnehmer erhebt der Arbeitgeber von ihm eine Gebühr, deren Höhe sich nach der Höhe der Kosten für den Erwerb der Dokumente richtet.

Der Arbeitgeber zahlt für das Formular und/oder das Arbeitsbuch des Arbeitnehmers:

- im Falle eines Massenverlusts von Arbeitsunterlagen als Folge davon Notfallsituationen(ökologische und vom Menschen verursachte Katastrophen, Naturkatastrophen, Unruhen) (Artikel 34 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern);

- bei fehlerhafter Erstausfüllung des Arbeitsbuches oder der darin enthaltenen Beilage sowie bei deren Beschädigung ohne Verschulden des Arbeitnehmers.

Trotz der Tatsache, dass das Verfahren zur Ausstellung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen ohne Gebühren für Arbeitnehmer im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 nicht vorgesehen ist, kann es praktiziert werden, wenn eine solche Möglichkeit geschaffen wird interne Arbeitsvorschriften der Organisation.

Buchhaltung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern

Die Verantwortung gegenüber dem Staat und dem Arbeitnehmer für die ordnungsgemäße Arbeitsorganisation zur Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern und deren Beilagen liegt beim Arbeitgeber * (6). Für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern ist wiederum ein besonders bevollmächtigter Beamter gegenüber dem Arbeitgeber verantwortlich.

Der Arbeitgeber erlässt eine Anordnung (Anweisung) zur Bestellung einer solchen Person. In der Regel handelt es sich dabei um einen Mitarbeiter der Personalabteilung der Organisation.

Lassen Sie uns ein Beispiel für einen Auftrag geben, bei dem jemand ernannt wird, der für die Arbeit mit Arbeitsbüchern verantwortlich ist.

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Bevor mit der Arbeit mit Arbeitsbüchern begonnen wird, muss die für deren Führung verantwortliche Person:

— gemäß dem einschlägigen Gesetz die Arbeitsbücher der im Personaldienst verfügbaren Mitarbeiter entgegenzunehmen;

— Überprüfen Sie das Vorhandensein und die Richtigkeit des Buchhaltungsbuchs sowie die Bewegung der Arbeitsbücher und der darin enthaltenen Beilagen (im Folgenden als Buchhaltungsbuch bezeichnet).

— Überprüfen Sie die Verfügbarkeit und Sicherheit der Arbeitsbücher der Arbeitnehmer;

— Überprüfen Sie, ob die Organisation über den erforderlichen Bestand an Arbeitsaufzeichnungsformularen und Beilagen verfügt.

Dokumente zur Buchhaltung und Registrierung von Arbeitsbüchern

Gemäß Artikel 40 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern muss der Arbeitgeber ein Arbeitsbuch führen. Ihr Fehlen kann für den Arbeitgeber nicht nur bei einer Inspektion durch die staatliche Arbeitsinspektion zum Problem werden, sondern auch, wenn einer der Arbeitnehmer vor Gericht geht.

Das Buchhaltungsbuch muss von der Personalabteilung oder einer anderen Abteilung der Organisation geführt werden, die für die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern zuständig ist.

Die folgenden Informationen werden in das Buchhaltungsbuch eingetragen:

— über Arbeitsbücher, die Arbeitnehmer bei der Bewerbung um eine Stelle dem Personaldienst vorlegen;

— über Bücher, die erstmals an Mitarbeiter dieser Organisation ausgegeben wurden;

— über Beilagen in Arbeitsbüchern, die den Mitarbeitern während der Arbeitszeit in dieser Organisation ausgestellt werden.

Wenn Sie von einem Mitarbeiter ein Arbeitsbuch mit einer in einer anderen Organisation ausgestellten Beilage erhalten, ist nur das Buch registrierungspflichtig, d. h. die Beilage wird nicht als separate Zeile in das Buchhaltungsbuch eingetragen.

Im Buchhaltungsbuch müssen die Serie und Nummer des Arbeitsbuchs und der darin enthaltenen Beilagen, die Position, der Beruf, die Fachrichtung des Arbeitnehmers, der das Arbeitsbuch übergeben hat oder für den das Arbeitsbuch oder die Beilage ausgefüllt wurde, sowie die Nummer und das Datum angegeben werden die Anordnung oder sonstige Entscheidung des Arbeitgebers, auf deren Grundlage die Arbeit ausgeführt wurde. Einstellung eines Arbeitnehmers. Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, muss das Buchhaltungsbuch außerdem seine Unterschrift enthalten, aus der hervorgeht, dass er das Arbeitsbuch erhalten hat, sowie das Datum.

Wenn die Organisation zuvor noch kein Geschäftsbuch geführt hat, empfehlen wir nicht, damit rückwirkend zu beginnen. Der Leiter der Organisation muss ein Memo über das Fehlen eines Buches unterzeichnen und ab dem Datum der Feststellung des Fehlens ein Dokument gemäß den Anforderungen von Abschnitt 40 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern erstellen.

Das Buchhaltungsbuch weist noch ein weiteres Merkmal auf, das es von den meisten Buchhaltungsformularen unterscheidet: Es wird nicht innerhalb des Kalenderjahres ausgefüllt, was für die meisten Meldebücher und Zeitschriften typisch ist, sondern vorher volle Nutzung alle seine Seiten. Aus diesem Grund wird die Frage des Ersatzes einer Buchform durch eine andere unterschiedlich gelöst. Ein Buchhaltungsbuch, das nicht dem festgelegten Formular entspricht, muss unter Angabe des Grundes für die Beendigung seiner Führung sowie unter Angabe der Gesamtzahl der Arbeitsbücher der darin registrierten Mitarbeiter geschlossen werden. Darüber hinaus muss dieses Buch 75 Jahre lang im Unternehmen aufbewahrt werden, da es nicht nur Informationen über die Arbeitsbücher zuvor eingestellter Mitarbeiter, sondern auch Hinweise über den Erhalt von Büchern ausgeschiedener Mitarbeiter enthält.

Die Buchhaltungsabteilung der Organisation muss ein Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Abrechnung der Arbeitsbuchformulare und der darin enthaltenen Beilagen (im Folgenden Formular- und Beilagenbuch genannt) führen, in das die verantwortliche Person Informationen über alle damit verbundenen Transaktionen eintragen muss Erhalt und Ausgabe von Arbeitsbuchformularen und deren Beilage mit obligatorischer Angabe der Serie und Nummer jedes Formulars.

Die Formulare dieser Bücher werden durch den Beschluss des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 N 69 „Über die Genehmigung der Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern“ genehmigt.

Gemäß Abschnitt 41 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern müssen das Buchhaltungsbuch sowie das Formular- und Beilagenbuch nummeriert, geschnürt, durch die Unterschrift des Leiters der Organisation beglaubigt und mit einem Wachssiegel versiegelt sein oder versiegelt. Um Fälschungen in Aufzeichnungen auszuschließen, ist eine Zertifizierung erforderlich. Die Verwendung von Wachssiegeln oder Siegeln verursacht jedoch gewisse Schwierigkeiten und Unannehmlichkeiten bei der Führung von Büchern. Die Gesetzgebung verlangt nicht, dass ein Abdruck der Angaben der Organisation auf einem Siegel oder Wachssiegel angebracht wird. Daher können Sie Siegellack kaufen und das gebundene Buch selbst versiegeln, oder Sie gehen zu einer beliebigen Postfiliale und versiegeln gegen eine Gebühr das gebundene Buch mit Siegellack. Obwohl die Praxis der Personaldienstleistungen zeigt, dass sowohl Personaldienstleistungen als auch Buchhaltungsabteilungen zur Beglaubigung von Abrechnungsformularen den Abdruck des Mastixsiegels der Organisation verwenden, was durchaus gerechtfertigt erscheint.

Bitte beachten Sie, dass nur die ausgefüllten Formulare von Büchern, die zuvor in das Formular- und Beilagenbuch der Buchhaltung der Organisation eingetragen wurden, in das Buchhaltungsbuch eingetragen werden sollten. Dies lässt sich leicht überprüfen, indem man die in beiden Büchern aufgeführten Serien- und Formnummern vergleicht. Wegen Verstoßes etablierte Ordnung Für die Führung, Aufzeichnung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern haften die Beamten disziplinarisch und in den gesetzlich vorgesehenen Fällen auch anderweitig.

Erstmalige Registrierung eines Arbeitsbuches

Die Registrierung eines Arbeitsbuchs für einen erstmals eingestellten Arbeitnehmer erfolgt durch den Arbeitgeber im Beisein des Arbeitnehmers spätestens eine Woche nach dem Einstellungsdatum. Das Arbeitsbuchformular muss dem Personalmitarbeiter in der vorgeschriebenen Weise von der Buchhaltungsabteilung der Organisation zugegangen sein.

Bisher gibt es trotz der Verordnung des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 22. Dezember 2003 N 117n, die durch die Verordnung zur Bereitstellung von Arbeitsbuchformularen und einer Beilage in das Arbeitsbuch für Arbeitgeber genehmigt wurde, Fälle, in denen der Arbeitnehmer selbst eine mitbringt Arbeitsbuchformular an den Personaldienst und bittet um dessen Ausstellung.

Daher möchte ich Sie noch einmal daran erinnern, dass der Erwerb eines Arbeitsbuchformulars durch den Arbeitnehmer selbst in diesem Verfahren nicht vorgesehen ist und einen direkten Verstoß dagegen darstellt. Mitarbeiter von Personaldiensten sollten keine Formen von Arbeitsbüchern annehmen, die von Bürgern zur Registrierung erworben wurden.

Es sollte beachtet werden, wann Erstanmeldung das Arbeitsbuch muss vom Arbeitnehmer selbst vorliegen. Bei der erstmaligen Registrierung werden darin Angaben zum Mitarbeiter eingetragen.

Gemäß Ziffer 9 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, Ziffer 2 der Anleitung zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern werden auf der ersten Seite Angaben zum Arbeitnehmer gemacht ( Titelblatt) Arbeitsmappe. Folgende Informationen über den Mitarbeiter werden in das Arbeitsbuch eingetragen:

1) Vollständiger Name, Geburtsdatum (Tag, Monat, Jahr), Ausbildung, Beruf, Fachrichtung. Name, Vorname und Vatersname werden vollständig angegeben, ohne Abkürzung oder Ersatz des Vor- und Vatersnamens durch Initialen, das Geburtsdatum wird vollständig (Tag, Monat, Jahr) anhand eines Reisepasses oder eines anderen Ausweisdokuments erfasst ( zum Beispiel ein Militärausweis, ein ausländischer Reisepass, ein Führerschein usw. .);

2) Ausbildung, Beruf, Spezialität. Die Registrierung der Ausbildung (allgemeine Grundausbildung, allgemeinbildende Sekundarstufe, berufsbildende Grundschule, berufsbildende Sekundarstufe, höhere Berufsausbildung und postgraduale Berufsausbildung) erfolgt nur auf der Grundlage ordnungsgemäß beglaubigter Dokumente (Zeugnis, Zertifikat, Diplom usw.).

Im Arbeitsbuch des Spezialisten sein gesamter beruflicher Werdegang ist dokumentiert. Daher ist die Eingabe neuer Informationen sowie deren Weitergabe an einen Arbeitnehmer bei seiner Entlassung durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation streng geregelt. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, alle Vorschriften zur Aufbewahrung und Führung von Arbeitsunterlagen strikt einzuhalten.

Bedingungen und Anforderungen des Gesetzes für 2018

Jeder Personalmitarbeiter, egal ob er zum ersten Mal mit dem Arbeitsbuch eines Spezialisten in Berührung kommt oder nicht, muss es wissen ohne Fehler gesetzliche Standards für den Betrieb.

Es ist zu beachten, dass die geltenden Regeln für die Pflege und Aufbewahrung dieses Dokuments gelten hat sich nicht wesentlich verändert in den letzten 13 Jahren.

Was ist ein Arbeitsbuch?

Das Arbeitsbuch ist Hauptdokument, informiert über die Arbeitstätigkeit des Spezialisten.

Sie spielt Hauptrolle bei der Berechnung der Dienstzeit eines Arbeitnehmers (egal um welche Art von Erfahrung es sich handelt, Allgemein- oder Versicherungserfahrung). Darüber hinaus sind ihre Daten Nachweis der Berufserfahrung Beschäftigungsspezialist. Auch der in diesem Dokument festgehaltene Kündigungsgrund vom bisherigen Arbeitsplatz kann für einen potenziellen Arbeitgeber von Bedeutung sein.

Alle Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitnehmer, der in der Organisation gearbeitet hat, ein Arbeitsbuch erstellen. mehr als fünf Tage. Ausgenommen sind lediglich Arbeitgeber mit Privatpersonenstatus, die keine Einzelunternehmer sind.

Merkmale des Managements

Es muss im TC des Mitarbeiters angezeigt werden die folgende Information:

  1. IN Spalte 1 die Seriennummer ist angegeben.
  2. IN Spalte 2 Das Kündigungsdatum ist anzugeben.
  3. IN Spalte 3 Der Eintrag „Entlassung wegen Personalabbau“ erfolgt.
  4. IN Spalte 4 Datum und Nummer des Kündigungsbeschlusses sind angegeben.

Gesetzliche Normen erlegen dem Arbeitgeber unmittelbar Organisationspflichten auf die richtigen Bedingungen zur Aufbewahrung und Pflege von Arbeitsunterlagen. Die strikte Buchhaltung dieses Dokuments im Unternehmen bestimmt die Anwesenheit eines verantwortlichen Beamten.

Diese Fachkraft wird auf Anordnung oder Weisung des Arbeitgebers bestellt. Diese Verantwortung wird in der Regel einem Mitarbeiter des Personaldienstes oder direkt dem Buchhalter übertragen, der sich mit Arbeitsbüchern befasst.

Eine Anordnung, die eine verantwortliche Person ernennt, hat keine streng geregelte Form, muss jedoch das Datum, die Initialen mit dem Nachnamen und der Position des ernannten Spezialisten sowie die Unterschrift des Managers selbst enthalten.

Welche Informationen sind enthalten?

Im Arbeitsbuch sind folgende Angaben einzutragen:

  1. Über den Mitarbeiter. Sein vollständiger Name und sein Geburtsdatum (auf der Titelseite angegeben)
  2. Über die Arbeit. Hier wird der Name der Organisation angezeigt. Datum der Einstellung, Versetzung oder Entlassung. Anzahl und Termine der Bestellungen im Unternehmen.
  3. Über Auszeichnungen, die einem Mitarbeiter für seine Verdienste um die Organisation verliehen werden.
  4. Über die gemachten Entdeckungen, bestätigt durch Diplome und die dafür gezahlten Prämien.

Es ist besonders wichtig, dass die Bezeichnung des Arbeitsortes, der Fachrichtung und der ausgeübten Position entsprechend der vorgegebenen Namensliste des Berufsklassifikators angezeigt wird.

Was ist nicht enthalten:

  • gegen den Arbeitnehmer verhängte Strafen;
  • regelmäßige Zahlungen;
  • Angaben zum Arbeitsvertrag (befristet oder unbefristet);
  • Termine Probezeit;
  • die Dauer des Sozialurlaubs des Arbeitnehmers;
  • Versetzung auf eine andere Position innerhalb der Organisation.

Zum Ausfüllen eines leeren Arbeitsbuchs benötigen Sie einen Reisepass und ein Diplom. Dies ist für die korrekte Darstellung der Informationen auf der Titelseite erforderlich.

Wenn ein Spezialist bei einer Organisation angestellt ist und ein bereits ausgefülltes Buch mitbringt, gibt der Mitarbeiter der Personalabteilung Daten ein, geleitet von Anweisungen, die direkt vom Vorgesetzten erteilt werden.

Für einen Eintrag in einem Dokument über die Zulassung oder Ernennung zu einer anderen vakanten Stelle eines Arbeitnehmers sieht das Gesetz vor 7 Tage. Bei einer Entlassung wird dem Arbeitnehmer das Arbeitsbuch am Tag der Erteilung der entsprechenden Anordnung ausgehändigt.

Einhaltung der Bestellung und Ausnahmen

In den allermeisten Fällen werden in den Anordnungen des Vorgesetzten detaillierte Informationen über die Umstände verschiedener Ereignisse angezeigt (z. B. die Dauer der Probezeit). Diese Daten werden nicht vollständig in das Arbeitsbuch übernommen.

Der HR-Mitarbeiter zeigt diese Informationen an so kurz wie möglich. Die Anweisungen enthalten sogar abgekürzte Versionen grundlegender Phrasen. Dementsprechend enthält das Arbeitsbuch die Namen der Veranstaltungsursachen, deren Daten und fortlaufende Auftragsnummern, in denen sie näher beschrieben werden.

Termine und Fristen

In jeder Organisation, in der ein Spezialist beschäftigt war, wurde sein Arbeitsbuch aufgenommen Personalaktenverwaltung nach Abwicklung des Arbeitsvertrages. Laut Gesetz muss darin ein Beschäftigungsnachweis geführt werden innerhalb von 5 Tagen ab dem Datum, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeit aufnimmt.

Im Falle einer Entlassung muss dieses Dokument am Tag der Auftragserteilung der Fachkraft ausgehändigt werden. Geschieht dies nicht, ist der Arbeitgeber verpflichtet in drei Tagen Gib es TK. Im Falle einer Verweigerung der Ausstellung dieses Dokuments muss die Benachrichtigung per Einschreiben erfolgen.

Mit anderen Worten: Die Gültigkeitsdauer des Arbeitsgesetzbuchs beginnt mit der Beschäftigung in der Organisation und endet mit der Entlassung. In diesem Fall verliert das Arbeitsbuch des Arbeitnehmers am bisherigen Arbeitsplatz seine Rechtskraft.

Wenn das Buch abgelaufen ist, erlischt seine Gültigkeit nicht. Sie müssen lediglich einen zusätzlichen Liner einnähen.

Sprachen und Tintenfarben

Existieren fünf Grundregeln zum Ausfüllen des TC:

  1. Die Aufzeichnungen werden sauber, klar und ohne Flecken erstellt.
  2. Zum Schreiben können Sie einen Füllfederhalter, einen Kugelschreiber oder einen Gelstift verwenden.
  3. Die Tinte muss lichtbeständig sein.
  4. Folgende Farben sind erlaubt: Lila, Schwarz, Blau.
  5. Kann nicht gekürzt werden.

Bei altmodischen TCs müssen Daten in einer zweiten Sprache angezeigt werden. Dies ist auf die damalige Politik der UdSSR zurückzuführen. Ansonsten unterscheiden sie sich hinsichtlich ihres Anwendungsprinzips nicht von modernen Analoga.

Bei der Interaktion mit einem solchen Buch muss der Arbeitgeber es gemäß den Standardregeln ausfüllen. In diesem Fall können Einträge in einer zweiten Sprache ignoriert werden.

Abkürzungen

Im Einklang mit dem Neuen gesetzgeberische Normen Machen Sie Abkürzungen im Arbeitsbuch verboten.

Seriennummer

Jeder Eintrag im TC muss mit einer Seriennummer versehen sein.

Änderung

Das Änderungsrecht liegt bei der verantwortlichen Person, die den ursprünglichen Eintrag vorgenommen hat. Wenn diese Organisation ihre Aktivitäten einstellte oder neu organisiert wurde, dann das Recht geht auf das Nachfolgeunternehmen über.

Es ist auch zu beachten, dass für Änderungen entsprechende Unterlagen erforderlich sind. Um den Nachnamen zu ändern, muss daher ein Reisepass vorgelegt werden.

Entsprechend aktuelle StandardsÄnderungen werden vorgenommen, indem zuvor eingegebene Daten ungültig gemacht und neue Daten angezeigt werden.

Ohrhörer

Während der Arbeit einiger Spezialisten kann es vorkommen, dass alle Blätter des Arbeitsgesetzbuchs ausgefüllt sind und keine Möglichkeit mehr besteht, neue Informationen einzugeben. Deshalb in in diesem Fall Der Arbeitnehmer muss gegeben sein Liner. Informationen dazu werden angezeigt auf der Titelseite oben rechts. Außerdem ist die Angabe der Nummer und Serie der ausgegebenen Beilage erforderlich.

Es darf handschriftlich ausgefüllt werden. Die Nummerierung der Einträge muss beim Ausfüllen der Beilage fortgeführt werden.

Wichtig! Auf der Grundlage der bereitgestellten Unterlagen werden Angaben zu den persönlichen Daten und der Ausbildung des Facharztes erfasst.

Einarbeitung der Mitarbeiter

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmer mit den im Arbeitsbuch enthaltenen Informationen vertraut zu machen:

  • Daten zur durchgeführten Arbeit;
  • Informationen zur Übertragung;
  • Aufzeichnungen über die Entlassung und ihre Gründe.

Die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist für technische Unterlagen, die bei der Entlassung eines Arbeitnehmers nicht ausgestellt werden, beträgt 50 Jahre. Alle in diesem Zeitraum vorgenommenen Eingaben gelten als gültig.

Unabhängig von der Dauer der Speicherung des TC sind die darin enthaltenen Daten Grundlage für die Berechnung der Rente. Die einzige Bedingung ist korrektes Ausfüllen des Dokuments.

Auch wichtiger Punkt ist die Speicherung eines Journals, das Informationen über Arbeitsbücher enthält.

Generell lässt sich zusammenfassen, dass der festgelegte Aufbewahrungszeitraum eines Fahrzeugs von der Arbeitszeit seines Besitzers abhängt. Eine Ausnahme bilden Arbeiten auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrages.

Funktionen für Einzelunternehmer

Ein einzelner Unternehmer kann für sich eine Handelsgesellschaft gründen. Darin ist er verpflichtet, die Zeiten seiner Tätigkeit mit regelmäßigen Beiträgen zur Pensionskasse anzugeben. Das Dokument, das die Berufserfahrung eines einzelnen Unternehmers bestätigt, ist eine Bescheinigung der Pensionskasse der Russischen Föderation, die bei Beendigung dieser Tätigkeit ausgestellt wird.

Wie organisiert man die Buchhaltung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern? Die Antwort auf die Frage finden Sie in diesem Video.

Die Verhaltensregeln werden in den folgenden Dokumenten ausführlich besprochen:

    Das Verfahren zur Bereitstellung von Arbeitsbuchformularen und einer Beilage im Arbeitsbuch für Arbeitgeber wurde durch die Verordnung des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 22. Dezember 2003 Nr. 117n genehmigt.

Wie erfolgt die Speicherung und Abrechnung?

Gemäß den Regeln liegt die Verantwortung für die Sicherheit der Arbeitnehmerformulare beim Arbeitgeber. Er ernennt außerdem einen Mitarbeiter, der für die Aufrechterhaltung der Formulare der Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich ist. Eine solche Entscheidung wird per Beschluss formalisiert.

Anordnung zur Führung von Arbeitsunterlagen, Muster

Jede Organisation muss für ihre eigenen Zwecke saubere Dokumente erwerben. Sie werden in der Personalabteilung aufbewahrt und bei der Anmeldung von Mitarbeitern, die erstmals eingestellt werden, sowie bei erforderlicher Ausstellung eines Duplikats ausgestellt. Alle Formulare unterliegen einer strengen Buchhaltung und werden vorschriftsgemäß aufbewahrt.

Um TC aufzuzeichnen, müssen Sie zwei Bücher führen:

    ein Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Abrechnung von TCs und deren Beilagen (wird von der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens geführt. Darin werden Informationen zur Verwendung von Formularen unter Angabe der Serie und Nummer jedes Dokuments eingetragen);

    Bei der Ausstellung eines TC an einen Mitarbeiter berechnet ihm der Vorgesetzte eine Gebühr in Höhe der Anschaffungskosten. Die Produktionszeit für ein neues TC beträgt 1 Woche (Ziffer 8 der Regeln).

    Welche Informationen sind im Arbeitsbuch angegeben?

    Welche Informationen sind im Arbeitsbuch enthalten? Bei der Erstregistrierung des Arbeitsgesetzbuches werden auf der Titelseite folgende Angaben zum Arbeitnehmer eingetragen:

    • Geburtsdatum;
    • Ausbildungsinformationen;
    • Beruf;
    • Spezialität.

    Nach dem Ausfüllen des Titelblatts bestätigt der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der eingegebenen Informationen (Absatz 1, Ziffer 2.2 der Weisung). Der für das Ausfüllen des Formulars verantwortliche Personalmitarbeiter trägt seine Unterschrift und das Siegel der Organisation in die erforderliche Zeile ein.

    Auf den folgenden Seiten finden Sie Informationen zu Einstellung, Beförderung und Entlassung. Es gibt auch einen Abschnitt über die Belohnung und Förderung von Mitarbeitern für gute Arbeit. Alle Angaben im Dokument werden auf Grundlage der Anordnung des Arbeitgebers eingetragen. Die Einzelheiten sind ebenfalls in der entsprechenden Spalte anzugeben.

    Der Arbeitgeber ist verpflichtet, jeden Eintrag über Arbeitstätigkeit, Versetzung und Entlassung seinem Inhaber gegen Unterschrift in seinem Personalausweis bekannt zu geben.

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In welchen Fällen wird ein Duplikat des Arbeitsbuchs ausgestellt? In Fällen wie:

  • Verlust des Arbeitsbuchs durch einen ehemaligen Mitarbeiter ();
  • Verlust des Arbeitsbuches durch den Arbeitgeber;
  • das Arbeitsbuch ist unbrauchbar (wenn es schmutzig, zerrissen, verbrannt usw. war);
  • Eintragung eines für ungültig erklärten Eintrags über die Entlassung oder Versetzung in das Arbeitsbuch in das Arbeitsbuch. In dieser Situation wird ein Duplikat des Arbeitsbuchs nur auf Antrag des Arbeitnehmers ausgestellt (Artikel 33 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225);
  • Massenverlust von Arbeitsunterlagen durch den Arbeitgeber infolge eines Notfalls: Katastrophe, Naturkatastrophe usw. (Artikel 34 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225).

Bei Verlust ein Duplikat des Arbeitsbuchs

Lassen Sie uns zunächst entscheiden, wer bei Verlust ein Duplikat des Arbeitsbuchs ausstellt. Bekanntlich werden die Arbeitsbücher der Arbeitnehmer von den Arbeitgebern geführt (Artikel 42 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225). Dementsprechend kann der Arbeitnehmer selbst das Buch während der Zeit seiner Arbeitslosigkeit verlieren – d. h. wenn ich einen Job kündige, aber noch keinen anderen angefangen habe. Und in einigen anderen Fällen, wenn einem Mitarbeiter einer Organisation vorübergehend ein Arbeitsbuch gegen Unterschrift ausgehändigt wird. Zum Beispiel zur Vorlage bei der Pensionskassenabteilung (Artikel 62 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Wenn also ein Bürger während der Arbeitslosigkeit sein Arbeitsbuch verloren hat, fällt die Registrierung eines Duplikats des Arbeitsbuchs auf die Schultern seines letzten ehemaligen Arbeitgebers (Artikel 31 der Geschäftsordnung, genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April). , 2003 N 225). Und der neue Arbeitgeber, sofern es einen gibt, sollte dies nicht tun. Er kann dem Arbeitnehmer nur auf dessen Verlangen ein reguläres neues Arbeitsbuch ausstellen und darin den ersten Eintrag über seine Einstellung vornehmen.

Wenn also ein neu eingestellter Mitarbeiter zu Ihnen als neuem Arbeitgeber kommt und fragt, wie er bei Verlust ein Duplikat des Arbeitsbuchs erhalten kann, raten Sie ihm, sich an seinen bisherigen Arbeitsplatz zu wenden.

Das Verfahren zum Erhalten eines Duplikats des Arbeitsbuchs

Angenommen, Sie sind genau der Arbeitgeber, dessen ehemaliger Angestellter Ich habe mein Arbeitsbuch verloren und bin nun mit einem Antrag auf ein Duplikat des Arbeitsbuchs zu Ihnen gekommen. Für eine solche Erklärung gibt es kein zugelassenes Formular, sie kann also in beliebiger Form erstellt werden.

In einer solchen Situation müssen Sie als Arbeitgeber innerhalb von 15 Tagen nach Einreichung des Antrags durch den Arbeitnehmer ein Duplikat ausstellen (Artikel 31 der Geschäftsordnung, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225). ). Dazu benötigen Sie Informationen über die früheren Tätigkeiten Ihres ehemaligen Mitarbeiters. Er sollte sie Ihnen zur Verfügung stellen. Dabei könnte es sich um Kopien davon handeln Arbeitsverträge, Bescheinigungen früherer Arbeitsstellen, Auszüge aus Arbeits- und Entlassungsanordnungen (Kopien davon), Bescheinigungen aus dem Staats- oder Gemeindearchiv.

So stellen Sie ein Duplikat des Arbeitsbuchs aus (Muster)

Auf dem neuen Arbeitsbuchformular:

  • „Duplikat“ wird auf der Titelseite in der oberen linken Ecke angezeigt. Alle grundlegenden Informationen zum Mitarbeiter werden ausgefüllt allgemeine Vorgehensweise;
  • Auf der ersten Seite des Buches wird im Abschnitt „Arbeitsinformationen“ zunächst die Gesamtzugehörigkeitsdauer des Mitarbeiters angezeigt, die er vor seiner Einstellung für Ihren Job erworben hat. Anschließend weist das Duplikat die Beschäftigungszeiten bei bestimmten Arbeitgebern anhand der vom Arbeitnehmer vorgelegten Kopien von Dokumenten und Bescheinigungen früherer Arbeitsorte aus. In diesem Fall werden die Datensätze nicht nummeriert. Die erste Nummer sollte in zweifacher Ausfertigung in der Zeile mit dem Eintrag für die Anstellung dieses Mitarbeiters in Ihrer Organisation erscheinen.

Idealerweise sollten alle Informationen über die Arbeitstätigkeit des Mitarbeiters in einem Duplikat des Arbeitsbuchs wiederhergestellt werden. Wenn jedoch keine Daten vorliegen, beispielsweise Gründe für die Entlassung aus bestimmten Arbeitsstätten, besteht nach den Worten des Arbeitnehmers keine Notwendigkeit, diese in ein Duplikat einzutragen (Artikel 32 der Geschäftsordnung, genehmigt durch Dekret der Regierung des Russische Föderation vom 16. April 2003 N 225).

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für das Ausfüllen eines Duplikats eines Arbeitsbuchs bei Verlust.

Letzte Stufe- Ausstellung eines Duplikats des Arbeitsbuchs. Das Ausstellungsdatum muss im Arbeitsbuch-Bewegungsbuch eingetragen werden (Anhang Nr. 3 zum Beschluss des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 Nr. 69). Und darin muss der Mitarbeiter eine Unterschrift leisten, aus der hervorgeht, dass er ein Duplikat des Buches erhalten hat.

Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsbuch verloren hat oder darin einen falschen Eintrag vorgenommen hat

Verliert der Arbeitgeber das Arbeitsbuch des Arbeitnehmers, muss er es ebenfalls wiederherstellen. Da in einer solchen Situation jedoch die Schuld beim Arbeitgeber liegt, muss dem Arbeitnehmer geholfen werden, Informationen über die Betriebszugehörigkeit an seinen bisherigen Arbeitsorten einzuholen. Beispielsweise durch das Versenden relevanter Informationsanfragen an die früheren Arbeitgeber des verletzten Arbeitnehmers.

Im Allgemeinen sieht das Muster für das Ausfüllen eines Duplikats des Arbeitsbuchs auf der Grundlage von Zeugnissen anderer Arbeitsstätten genauso aus wie im Falle des Verlusts des Arbeitsbuchs durch den Arbeitnehmer selbst.

Es kommt auch vor, dass Arbeitgeber versehentlich ungültige Einträge in den Arbeitsbüchern ihrer Mitarbeiter vornehmen. Diese Situation ist der einfachste Fall, wenn Sie ein Duplikat des Arbeitsbuchs ausstellen müssen. Als Muster zum Ausfüllen dient das Original-Arbeitsbuch. Das heißt, Sie müssen lediglich alle Einträge aus der ursprünglichen Arbeitsmappe in das Duplikat übertragen, mit Ausnahme des letzten ungültigen Eintrags.

In gleicher Weise wird ein Duplikat ausgestellt, wenn das Buch unbrauchbar geworden ist. Das heißt, sein Zustand ist so, dass ein Austausch erforderlich ist (

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