Personalkontrollen. Wer und wie? Wir wählen Lehrmaterialien aus

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Das Personalaudit ist ein groß angelegtes Verfahren, bei dem alle Komponenten des Personalmanagementprozesses, das Personalpotenzial des Unternehmens bewertet und die Wirksamkeit des Personalmanagementsystems analysiert werden. Eine der Phasen dieses Prozesses ist das C-Audit. Personalaktenverwaltung. Alle HR-Spezialisten verstehen: Personaldokumente müssen enthalten perfekte Ordnung. In diesem Fall ist es nicht beängstigend, die Position eines Inspektionsinspektors zu übernehmen, und es ist einfacher, Ihre Position in einem Arbeitskonflikt mit einem Mitarbeiter zu verteidigen. Aber nicht immer klappt alles perfekt und wie erkennt man, ob tatsächlich Fehler in der Arbeit sind? Das wird helfen HR-Audit . Lassen Sie uns herausfinden, was ein Personalaudit ist, in welchen Situationen es durchgeführt wird, aus welchen Phasen es besteht und wie es durchgeführt werden kann auf eigene Faust.

Der Bedarf für diese Veranstaltung in einem Unternehmen entsteht in folgenden Fällen:

beim Wechsel eines Personalmitarbeiters, der für die Führung der Personalakten verantwortlich ist (bei Entlassung oder Versetzung auf eine andere Position, in eine andere Abteilung, Niederlassung);
bei Zustellung einer Anordnung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde bezüglich einer bevorstehenden geplanten Inspektion;
wenn nach der Entlassung eines beleidigten Arbeitnehmers eine Prüfung droht (Nichtzahlung von Löhnen, Prämien pünktlich, Entlassung auf Initiative des Arbeitgebers);
wenn es einen Wechsel in der Führung der Organisation gibt;
bei der Anpassung der Personaldokumentation an die aktuelle Gesetzgebung, nachdem darin Änderungen eingetreten sind.

Sicherlich, HR-Audit kann einem Anbieterunternehmen anvertraut werden, das solche Dienstleistungen erbringt. Speziell geschulte Personen führen eine umfassende Inspektion nach etablierten Methoden durch und berichten Ihnen über die Ergebnisse ihrer Arbeit. Der Bericht enthält Angaben zu den festgestellten Verstößen und deren mögliche Konsequenzen und geben Empfehlungen zur Fehlerbeseitigung. Allerdings ist der Preis für die Prüfung von Personalakten recht hoch. Darüber hinaus sind nicht alle Manager damit einverstanden, die Arbeit mit Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens einem Dritten anzuvertrauen.

Sie können es selbst überprüfen. In diesem Fall ist die Erteilung eines Ausführungsauftrages erforderlich HR-Audit in der Organisation Ziele und Zielsetzungen festlegen dieser Veranstaltung, eine entsprechende Kommission bilden (z. B. bestehend aus einem Rechtsanwalt, stellvertretendem Hauptbuchhalter, Leiter der Personalabteilung), den Zeitpunkt der Prüfung festlegen. Betrachten wir die Hauptphasen der Umsetzung des Konzepts der Prüfung der Personalaktenverwaltung in einer Organisation.

I. Bestimmung des Pakets der erforderlichen Dokumente

Jeder Arbeitgeber muss, verwenden Rechtsrahmen Erstellen Sie lokale Vorschriften für Ihre Organisation. Durch die Übernahme lokaler Vorschriften schafft der Arbeitgeber eine interne Rechtliche Rahmenbedingungen, das die Arbeitsbedingungen widerspiegelt, die für die Arbeitnehmer in dieser bestimmten Organisation geschaffen wurden.

Zunächst müssen Sie eine Liste der Dokumente erstellen, die in der Personalabteilung vorliegen müssen. Der obligatorische Charakter einiger Dokumente ist in ausdrücklich festgelegt Arbeitsgesetzbuch. Beispielsweise ist die Verbindlichkeit von Arbeitsverträgen in den Artikeln 56 und 67, Arbeitsbüchern in Artikel 66, internen Arbeitsvorschriften in Artikel 189 und Urlaubsplänen in Artikel 123 geregelt.

Viele lokale Vorschriften werden im Arbeitsgesetz indirekt erörtert (z. B. Besetzungstisch in den Artikeln 15, 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation erwähnt). Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht in der Personalabteilung vorhanden sein müssen. Neben dem Arbeitsgesetzbuch ist die Notwendigkeit vieler Dokumente auch in anderen Vorschriften verankert, beispielsweise wird das Buch zur Buchführung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April erwähnt. 2003 Nr. 225.

Einige Dokumente haben beratenden Charakter, beispielsweise einheitliche Formen von Personalaufträgen. Trotzdem muss die Personaldokumentation genau nach einheitlichen Formularen geführt werden, da viele davon an die Buchhaltung der Organisation gehen (z. B. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung), und in diesem Fall können wir bereits über den obligatorischen Charakter dieser Dokumente sprechen.

Wir dürfen nicht vergessen, dass der Arbeitgeber nun verpflichtet ist, die Arbeitnehmer bei der Unterschrift mit den erlassenen örtlichen Vorschriften vertraut zu machen, die sich direkt auf sie beziehen Arbeitstätigkeit, noch bevor er unterschrieben hat Arbeitsvertrag(Artikel 22, 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Daher müssen Sie einen Einarbeitungsbogen mit diesen Dokumenten erstellen oder ein Einarbeitungsprotokoll führen.

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumentationen gibt es Dokumente, die unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtend werden (siehe Tabelle).

Merkmale der für die Arbeit des Personaldienstes erforderlichen Unterlagen

Obligatorische Dokumente	Kommentare
Interne Arbeitsvorschriften, Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern, Arbeitsschutzanweisungen, Arbeitsverträge	Diese lokalen Vorschriften Jeder Arbeitgeber sollte sie haben. Zusammengestellt in freie Form. Ein Merkmal des Inhalts aller lokalen Dokumente ist das Vorhandensein von Bedingungen, die die Situation der Arbeitnehmer im Vergleich zu den im Arbeitsgesetzbuch und anderen Rechtsakten festgelegten Bedingungen nicht verschlechtern können
Besetzungstabelle, Urlaubsplan, Anordnungen für Kerntätigkeiten, Anordnungen für Personal (Empfang, Versetzung, Gewährung von Urlaub, Entlassung, Entsendung auf Dienstreise, Mitarbeiterförderung), Personalkarte Nr. T-2, Abrechnungsblatt Arbeitszeit	Das Vorhandensein dieser Dokumente ist zwingend erforderlich. Die Arbeits- und Lohnabrechnung basiert auf der primären Buchhaltungsdokumentation, die nach standardisierten Formularen geführt wird (mit Ausnahme von Aufträgen für Kerntätigkeiten). Diese Formulare werden in Organisationen unabhängig von ihrer Eigentumsform verwendet
Arbeitsbuch, Bewegungsbuch der Arbeitsbücher und Beilagen dazu, Protokoll der Schulung zum Arbeitsschutz, Protokoll der Kontrollmaßnahmen	Muss anhand etablierter Proben durchgeführt werden

Dokumente, die obligatorisch werden können

Liste der Dokumente	Bedingungen, unter denen diese Dokumente obligatorisch werden
Berufsbeschreibungen	Wenn amtliche Verpflichtungen nicht im Inhalt enthalten Arbeitsvertrag(oder es gibt einen Link zur Stellenbeschreibung im Text Arbeitsvertrag)
Regelungen zu Löhnen und materiellen Anreizen	Wenn in den Arbeitsverträgen das System der Vergütung und der materiellen Anreize nicht festgelegt ist (ein solches Dokument ist nicht erforderlich, wenn sein Inhalt darin enthalten ist). Tarifvertrag oder den VTR-Regeln)
Liste der Stellen für Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten	Wenn die Organisation über eine solche Arbeitsweise verfügt
Termin verschieben	Wenn die Organisation Schichtarbeit eingeführt hat
Regelungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen	Wenn drin Arbeitsvertrag die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen durch den Mitarbeiter gewährleistet ist
Gemeinschaftliche Vereinbarung	Sofern hierüber eine Einigung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erzielt wird
Gemeinschaftliche Vereinbarung finanzielle Haftung	Wenn die Organisation Arbeiten gemäß der Liste der Arbeiten ausführt, kann während der Ausführung eine vollständige kollektive (Team-)Finanzhaftung eingeführt werden
Vereinbarung über die volle individuelle finanzielle Verantwortung	Wenn die Organisation Mitarbeiter und finanziell verantwortliche Personen beschäftigt

Ein wichtiger Punkt bei der Personalkontrolle wird die Prüfung der Meldeprotokolle sein. Es ist zu berücksichtigen, dass alle Personaltransaktionen in speziellen Buchhaltungsjournalen (Büchern) erfasst werden müssen. Dazu gehören Registrierungsprotokolle: Personalaufträge, Arbeitsverträge, Personalakten, Personalkarten Nr. T-2, Urlaub, Einsätze auf Dienstreisen, Ausstellung von Reisebescheinigungen sowie Protokolle: Erfassung von Krankenstandsbescheinigungen, Ausstellung von Bescheinigungen, Überprüfung der Status der militärischen Aufzeichnungen, Mitarbeiter unterziehen sich obligatorisch medizinische Untersuchung usw. In diesem Fall können Sie sowohl genehmigte als auch unabhängig entwickelte Formen dieser Dokumente verwenden. Die Gestaltung der Zeitschriften muss jedoch einheitlich sein: Die Blätter sind nummeriert, die Zeitschrift ist geschnürt, mit einem Wachssiegel versiegelt oder versiegelt und vom Leiter der Organisation zertifiziert.

Es muss erwähnt werden, dass Arbeitgeber andere lokale Regulierungsdokumente erstellen können, deren Vorhandensein nicht im Arbeitsrecht verankert ist, diese aber bei ihrer Arbeit erheblich helfen können, beispielsweise den Anpassungsprozess neuer Mitarbeiter erleichtern (Personalvorschriften, Zertifizierung). , Anpassung usw.).

II. Durchführung der Dokumentenprüfung

Nachdem wir eine Liste der für die Personalabteilung erforderlichen Dokumente zusammengestellt haben, gilt es abzugleichen, was ist und was sein soll, um anschließend alles Notwendige wiederherzustellen Personaldokumente. Es ist zweckmäßig, die Abstimmungsergebnisse in einer Tabelle zusammenzufassen:

Dokumentabgleichstabelle

Dokument fehlt	Es gibt ein Dokument, das jedoch Änderungen und Ergänzungen erfordert	Das Dokument entspricht vollständig der geltenden Gesetzgebung und bedarf keiner Anpassung
Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern	Interne Arbeitsvorschriften (im Folgenden als Ts PVTR bezeichnet) (im Zusammenhang mit zahlreichen Änderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation einen Entwurf einer neuen Ausgabe des PVTR erstellen, gemäß den Artikeln 190, 372 des Arbeitsgesetzbuchs genehmigen der Russischen Föderation, machen Sie alle Mitarbeiter mit der Unterschrift vertraut)	Besetzungstabelle
Anweisungen zur Arbeitssicherheit	Arbeitsvertrag(Bitte ergänzen Sie die fehlenden Informationen direkt im Text Arbeitsvertrag, und die fehlenden Bedingungen werden durch den Anhang zu bestimmt Arbeitsvertrag oder eine gesonderte schriftliche Vereinbarung der Parteien mit den Mitarbeitern)	Urlaubsplan
...	...	...

Die Tabelle zeigt deutlich, welche lokalen Vorschriften überarbeitet werden müssen und welche neu erstellt werden müssen. Jetzt gilt es nicht nur rechtlich korrekte Dokumente zu entwickeln, sondern diese auch korrekt zu genehmigen und umzusetzen.

Überlegen wir, was zu tun ist, wenn die internen Arbeitsvorschriften veraltet sind und angepasst werden müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

eine neue Ausgabe des PVTR veröffentlichen;
Erstellen Sie einen Antrag mit Ergänzungen und Änderungen zur aktuellen Ausgabe des PVTR.

In beiden Fällen ist der Genehmigungsalgorithmus derselbe wie bei der ursprünglichen Erstellung und Genehmigung dieses lokalen Regulierungsgesetzes.

Stufe 1. Es werden ein PVTR-Entwurf und eine Begründung dafür erstellt, die an das gewählte Gremium der primären Gewerkschaftsorganisation gesendet werden (wenn die Organisation keine Gewerkschaftsorganisation hat, einen anderen Vertreter (Vertretungsorgan), der aus der Mitte der Arbeitnehmer gewählt wird). kann die Interessen aller Arbeitnehmer vertreten (Artikel 31 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation)).

Stufe 2. Spätestens innerhalb von fünf Arbeitstagen übermittelt die Gewerkschaft dem Arbeitgeber eine begründete Stellungnahme zum Projekt (schriftlich).

Stufe 3a. Wenn die Arbeitnehmervertretung dem PVTR-Entwurf zustimmt, werden die Regeln vom Arbeitgeber genehmigt.

Stufe 3b. Wenn die Arbeitnehmervertretung mit dem PVTR-Entwurf nicht einverstanden ist oder Vorschläge zu dessen Verbesserung hat, prüft der Arbeitgeber die vorgeschlagenen Änderungen. Der Arbeitgeber kann den Änderungen entweder zustimmen oder innerhalb von drei Tagen nach Erhalt einer begründeten Stellungnahme den PVTR-Entwurf mit Vertretern der Gewerkschaft besprechen, um eine gemeinsame Entscheidung zu treffen. Kommt keine Einigung zustande, werden alle Unstimmigkeiten in einem Protokoll dokumentiert und der Arbeitgeber kann die PVTR in Kraft setzen.

Stufe 4: Alle Mitarbeiter werden mit der Unterschrift in die akzeptierte und genehmigte PVTR eingeführt und an zugänglichen Orten für eine detailliertere Untersuchung abgelegt.

III. Prüfung der HR-Dokumentation

Wir haben also festgelegt, welche Dokumente noch nicht in der Personalabteilung sind, aber erscheinen sollen, welche finalisiert werden sollen, welche unverändert bleiben können. Nun ist es wichtig, auf die Qualität der Dokumente, die Richtigkeit ihrer Aufbereitung aus Sicht der Personalaktenverwaltung und die Rechtskompetenz zu achten.

Bei der Durchsicht von Verwaltungsdokumenten ist darauf zu achten, dass Aufträge für Kerntätigkeiten getrennt von Aufträgen für Personal gespeichert werden. Überprüfen Sie auch, wie korrekt die Anordnungen zur Ernennung von Führungskräften auf eine neue Position erstellt werden ( Generaldirektor, Regisseure strukturelle Unterteilungen, Hauptbuchhalter, Produktionsleiter usw.).

Sämtliche Personalunterlagen liegen vor verschiedene Begriffe Aufbewahrung, daher müssen die Dokumente nach der Ausführung gemäß § 16 Abs. 1 lit Nomenklatur der Fälle(Interne Dokumente werden auch nach bestimmten Kriterien systematisiert.) Dadurch können Sie Dokumente speichern, für Sicherheit, Systematisierung, Buchhaltung und schnelles Auffinden sorgen benötigtes Dokument, eine schnelle Übergabe der Fälle an die Archivierung durchführen. Bei Bildung von Fällen Sie müssen sofort die Richtigkeit der Dokumente überprüfen – das Vorhandensein eines Genehmigungsvisums, Unterschriften, Registrierungsnummern, die Notiz des Mitarbeiters über die Einarbeitung in die Bestellung, Markierungen bei der Ausführung.

Besonderes Augenmerk sollte auf das Verfahren zur Führung von Arbeitsbüchern gelegt werden. Zunächst müssen Sie bei der Ernennung einer für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlichen Person prüfen, ob eine beglaubigte Kopie der Bestellung für die Haupttätigkeit vorliegt. Wenn Sie eine Prüfung der Arbeitsbücher und ihrer Beilagen durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass sie alle im Buchhaltungsbuch für die Bewegung der Arbeitsbücher und ihrer Beilagen registriert sind, alle Bücher verfügbar sind und alle Einträge darin vorgenommen wurden (basierend auf auf den entsprechenden Bestellungen). Die persönlichen Karten der Mitarbeiter müssen doppelte Einträge aus Arbeitsbüchern (Beilagen) über Einstellungen und Versetzungen enthalten Festanstellung und Entlassung, und daneben befindet sich die Unterschrift des Mitarbeiters, dass er diese Aufzeichnungen gelesen hat. Arbeitsbücher und deren Beilagen sind gemeinsam in einem feuerfesten Tresor aufzubewahren. Die Arbeit mit Arbeitsbüchern muss in Übereinstimmung mit den Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern und den Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern durchgeführt werden.

IV. HR-Audit und Reporting

Abschließend die Kommission, die dies durchführt HR-Audit erstellt einen Bericht über den aktuellen Stand der Personalakten, analysiert, ob die Ziele der Prüfung erreicht wurden, erfasst festgestellte Mängel, schlägt Maßnahmen vor und zieht Schlussfolgerungen.

Im Falle der Übertragung von Personalaktenverwaltungsfällen von einer Person auf eine andere erstellt die Kommission zusätzlich eine Akte über die Annahme und Übertragung der Fälle. Im Gesetz wird festgehalten, welche Unterlagen geprüft wurden, welche Unstimmigkeiten und Mängel festgestellt wurden und es wird eine Bestandsaufnahme der übertragenen Fälle erstellt. Dem Gesetz ist eine Liste der Arbeitsbücher beigefügt (der Name, Vorname, Vatersname des Eigentümers sowie die Serie und Nummer sind angegeben). Arbeitsmappe und einfügen), Liste der Personalakten der Mitarbeiter, Personalprotokolle usw.

Daher haben wir den Algorithmus zur Durchführung eines sehr wichtigen und verantwortungsvollen Verfahrens betrachtet HR-Audit. Auch in Zukunft werden wir viele Aspekte im Zusammenhang mit der Arbeitsorganisation des Personaldienstes untersuchen. Insbesondere werden wir näher auf die Durchführung des Verfahrens zur Annahme und Übergabe von Fällen und die kompetente Ausarbeitung des entsprechenden Gesetzes eingehen.

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Damit das Unternehmen viele Probleme vermeiden kann, die Inspektionen mit sich bringen können, führen Sie mindestens zweimal im Jahr eine Prüfung der Dokumente durch. Das Verfahren ist auch für die Personaldokumentation erforderlich. Besonders gefragt sind Personalaudits vor der Prüfung durch die staatliche Arbeitsinspektion. Lassen Sie uns Schritt für Schritt überlegen, wie Sie Personaldokumente schnell und genau prüfen können.

Aus dem Material lernen Sie:

Welche vier Phasen müssen bei der Planung eines Personalaudits berücksichtigt werden?
Welche Vor- und Nachteile haben externe und interne HR-Audits?
So erstellen Sie einen Bericht und analysieren die Ergebnisse des HR-Audits einer Organisation.

Stufe 1. Vorbereitende Maßnahmen zur Durchführung eines Personalaudits

Zunächst sollten Sie entscheiden, mit welchen Kräften und in welchem Umfang das Personalprüfungsverfahren durchgeführt wird. Um eine externe Prüfung durchzuführen, lädt der Generaldirektor oder Eigentümer des Unternehmens externe Spezialisten ein; diese versuchen in der Regel, eine interne Prüfung durchzuführen, indem sie die Fähigkeiten des Personals des Unternehmens nutzen.

Schritt 1. Bestimmen der Art des Personalaudits, das in der Organisation eingesetzt wird – intern oder extern.

Referenz

Eine Prüfung der Personalaktenverwaltung besteht aus einer Reihe von Kontroll- und Analyseverfahren, bei denen der Personaldokumentenfluss der Organisation auf Übereinstimmung mit den Anforderungen der Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation überprüft wird Letzte Änderungen sowie die internen Anforderungen des Unternehmens. Darüber hinaus handelt es sich um eine Analyse der Effizienz des Dokumentenflusses und die Entwicklung von Vorschlägen zur Minimierung der Material- und Arbeitskosten.

Schritt 2. Festlegung des Kreises der Spezialisten, die an der Prüfung der Personaldokumente im Unternehmen beteiligt sind.

Fragen zur Durchführung des Audits werden gelöst: mit Hilfe externer Berater (externe Revision) oder mit eigenen Mitarbeitern (interne Revision). Als externe Berater werden Mitarbeiter eines spezialisierten Dienstleistungsunternehmens oder Freiberufler eingeladen.

An dem Verfahren zur Durchführung eines Personalaudits jeglicher Art nehmen folgende Personen teil:

Leiter des Unternehmens;
HR-Vertreter oder HR-Mitarbeiter;
Vertreter der Rechtsabteilung des Unternehmens;
Mitarbeiter der Planungs- und Wirtschaftsabteilung des Unternehmens;
Arbeitsschutzarbeiter.

Für den Fall, dass eine interne Prüfung von Personalunterlagen durchgeführt wird, wird aus den genannten Mitarbeitern eine Arbeitsgruppe gebildet, die für die Ergebnisse verantwortlich ist. Im Rahmen des externen Prüfverfahrens sind die verantwortlichen Mitarbeiter verpflichtet, den Beratern alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und sie umfassend zu unterstützen.

Der Übersichtlichkeit halber haben wir die Vor- und Nachteile zweier Arten von Personalaudits – interne und externe – in einer Übersichtstabelle zusammengestellt.

Tisch. Externe und interne Prüfung von Personaldokumenten: Vor- und Nachteile

Externes HR-Audit

Internes HR-Audit

Vorteile

1. Das Prüfungsverfahren wird professionellen Prüfern anvertraut, die Erfahrung in der Identifizierung typischer Mängel und Fehler haben und bewährte Methoden anwenden.

2. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Manager ein objektives Bild über den Stand der Dokumentation erhält. Denn Fremdprüfer sind zunächst einmal nicht der Versuchung ausgesetzt, festgestellte Mängel zu verheimlichen.

1. Geringe Kosten des Prüfungsverfahrens (die Mitarbeiter erhalten für ihre Arbeit eine finanzielle Vergütung in Höhe ihres Gehalts).

2. Für Vertreter der Zentrale ist es einfacher, die Dokumentation der Zweigstellen auf Übereinstimmung nicht nur mit dem Gesetz, sondern auch mit den internen Anforderungen der Organisation zu überprüfen.

3. Mehr Interaktion mit den Mitarbeitern führt zu einem besseren Teamplay.

Mängel

1. Teuer.

2. Eine qualitativ hochwertige Prüfung ist nicht möglich, wenn Unternehmensvertreter nicht an der Prüfung teilnehmen.

3. Hoher Zeitaufwand.

4. Nicht jeder Manager wird die Überprüfung von Dokumenten mit Informationen über die Mitarbeiter seines Unternehmens einem Drittunternehmen anvertrauen.

1. Mitarbeiter von Wirtschaftsprüfern erleiden einen großen Zeitverlust (sie erfüllen eine „nicht zum Kerngeschäft gehörende Funktion“ und nicht ihre direkten Aufgaben).

2. Das Risiko, ein unzuverlässiges Bild zu erhalten.

3. Die Wahrscheinlichkeit eines mangelhaften und unvollständigen Schnitts, da die erforderlichen Techniken und Erfahrungen bei der Durchführung des Prüfungsverfahrens fehlen.

Das Verfahren zur Durchführung einer allgemeinen (kontinuierlichen) Prüfung der Personaldokumentation

Zweck des allgemeinen Personalprüfungsverfahrens– Feststellung und Identifizierung aller Verstöße gegen das Arbeitsrecht, die bei der Führung der Personaldokumentation begangen wurden.

Es werden Maßnahmen zur individuellen Prüfung aller Personaldokumente der Organisation ergriffen, deren Verstöße zu Strafen führen können Finanzamt, Arbeitsinspektion und andere Inspektionsstellen. Die Durchführung einer solchen Prüfung ist erforderlich, wenn ein Unternehmen zum Verkauf steht, sich die Geschäftsführung ändert und auch die Dokumentation in Ordnung gebracht werden muss.

In der Regel beschränken sich Unternehmen auf punktuelle Prüfungen.

Stufe 2. Durchführung eines Personalaudits

Schritt 1. Legen Sie HR-Prüfungsvorschriften fest

Für den Fall, dass ein Personalaudit mit eigenen Ressourcen der Organisation durchgeführt wird, sollten Sie:

Erteilen Sie relevante Befehle und Anweisungen.
Bestimmen Sie die Ziele und Zielsetzungen des Personalaudits;
Bilden Sie die Zusammensetzung der zuständigen Kommission;
Legen Sie Inspektionsfristen fest.

Wenn Spezialisten einer Drittorganisation als Prüfer beteiligt sind, ist Folgendes erforderlich:

Wählen Sie einen Anbieter nach einer gründlichen Marktanalyse aus;
Schließen Sie eine Vereinbarung ab, in der die Bedingungen, Ziele, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Parteien festgelegt werden.
Erteilen Sie einen Auftrag, in dem die Ziele und Zielsetzungen des Prüfungsverfahrens sowie die Ziele festgelegt werden Arbeitsgruppe, das der Unterstützung externer Berater dienen soll.

Schritt 2. Legen Sie das Paket der erforderlichen Dokumente fest

Sie sollten eine detaillierte Liste der Dokumente erstellen, über die die Mitarbeiter der Personalabteilung der Organisation verfügen sollten. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation enthält einen Hinweis auf einige obligatorische Dokumente. Diese Liste sollte Folgendes enthalten:

Arbeitsverträge (Artikel 56, 67 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
Arbeitsbücher (Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation)
interne Arbeitsvorschriften (Artikel 189 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Urlaubsplan (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten (Kapitel 14 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Das Arbeitsgesetzbuch enthält auch indirekte Verweise auf viele lokale Vorschriften, die ebenfalls in die Liste der obligatorischen Personaldokumente des Unternehmens aufgenommen werden sollten. Nehmen Sie zum Beispiel das, was in Art. erwähnt wird. 15, 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Personal.

Es gibt eine Reihe weiterer Vorschriften, die Anforderungen an die Verwendung vieler anderer Personaldokumente im Unternehmen festlegen. Zum Beispiel im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003. Nr. 225 „Über Arbeitsbücher“ erwähnt das Buch zur Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und fügt darin ein.

Wichtig: Auf welche Dokumente dürfen Sie ab dem 1. Juli 2016 bei der Überprüfung nicht mehr verlangen?

Am 1. Juli 2016 tritt die Regierungsverordnung vom 19. April 2016 in Kraft. Von nun an können Inspektoren von Arbeitgebern nicht mehr verlangen, dass sie eine Reihe von Dokumenten vorlegen, darunter:

Auszüge aus dem Unified State Register of Legal Entities, dem Unified State Register of Legal Entities und dem Unified State Register of Individual Entrepreneurs
Information über Durchschnittszahl
Informationen über das Vorhandensein oder Fehlen von Schulden in Bezug auf Versicherungsprämien, Strafen, Bußgelder, Steuern und Gebühren und andere.

Die vollständige Liste der Dokumente, die Sie nicht vorlegen müssen, finden Sie in der Regierungsverordnung vom 19. April 2016. Prüfer müssen diese Unterlagen nun selbstständig bei staatlichen Stellen anfordern. Ein Auszug aus dem Unified State Register of Legal Entities stammt beispielsweise vom Federal Tax Service, Informationen aus Buchhaltungsunterlagen stammen von Rosstat und so weiter.

Schritt 3. Vorgehensweise zum Dokumentenabgleich während eines Personalaudits

Die Verfügbarkeit von Dokumenten ist streng nach der zusammengestellten Liste zu prüfen. Um Rechtsverstöße zu vermeiden, müssen Sie anschließend deren Inhalt sorgfältig prüfen. Die bei der Abstimmung erzielten Ergebnisse werden in eine spezielle Tabelle eingetragen. Dann müssen Sie bestimmen, welches Lokal Vorschriften welche Verbesserungen erforderlich sind und welche neu geschaffen werden müssen.

Schritt 4. Analyse des Inhalts von Personaldokumenten

In dieser Phase erfolgt eine gründliche Untersuchung der Dokumente, die fertiggestellt oder ergänzt werden müssen. Anschließend werden die Inhalte dieser Dokumente von Wirtschaftsprüfern auf ihre Übereinstimmung mit gesetzlichen Normen und internen Organisationsregeln überprüft.

Organisationen verstoßen häufig gegen die Grundregel (Artikel 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation), wonach die Normen lokaler Vorschriften, die die Situation der Arbeitnehmer im Vergleich zur geltenden Arbeitsgesetzgebung verschlechtern oder ohne Einhaltung der geltenden Kunst erlassen werden. 372 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, das Verfahren zur Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung. In all diesen Fällen sollte man sich an den arbeitsrechtlichen Normen orientieren.

Wenn die Zahl der festgestellten Verstöße gering ist, werden sie in einer vorab zusammengestellten Tabelle erfasst. Für eine größere Anzahl von Verstößen wird eine separate Tabelle erstellt.

Schritt 5. Verfahren zur Überprüfung anderer Personaldokumente

Bei der Prüfung von Personalunterlagen prüft eine interne oder externe Kommission:

Korrekte Pflege von Verwaltungsdokumenten;

Speicherung von Aufträgen für die Haupttätigkeiten der Organisation und Aufträgen für das Personal;
Erstellung von Aufträgen für die Ernennung von Führungskräften zu neuen Positionen (Generaldirektor, Leiter von Strukturabteilungen, Hauptbuchhalter, Produktionsleiter usw.);
Das Verfahren zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern.

Ein paar Worte zur Prüfung von Arbeitsunterlagen

Zunächst lohnt es sich, bei der Ernennung einer für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlichen Person zu prüfen, ob eine beglaubigte Kopie der Bestellung für die Haupttätigkeit vorliegt.

Bei der Durchführung eines Personalaudits in einem Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass alle Arbeitsbücher verfügbar sind und ordnungsgemäß im Buchführungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin registriert wurden. Es ist auch zu prüfen, ob alle Einträge in den Arbeitsbüchern durch entsprechende Aufträge belegt sind.

Einträge aus Arbeitsbüchern (Beilagen) über Einstellungen, Versetzungen in eine andere Festanstellung und Entlassungen müssen in den Personalausweisen der Mitarbeiter vervielfältigt und mit deren Unterschrift versiegelt werden, um zu bescheinigen, dass sie mit ihnen vertraut sind. Arbeitsbücher und deren Beilagen müssen in einem feuerfesten Tresor aufbewahrt werden. Alle Arbeiten zum Aufbewahren, Führen und Ausfüllen von Arbeitsbüchern müssen in Übereinstimmung mit den aktuellen Regeln zum Führen und Aufbewahren von Arbeitsbüchern und der Anleitung zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern durchgeführt werden.

Stufe 3. Maßnahmen zur Erstellung eines Berichts über das HR-Audit

Schritt 1. Auswahl der Form des Berichts über das HR-Audit im Unternehmen

Das Meldeformular sollte in Form eines Dokuments vorliegen, das beschreibende Teile und eine Tabelle mit einer Liste der festgestellten Verstöße und Empfehlungen zu deren Beseitigung enthält. Empfehlungen können als Anlage zum Bericht ausgesprochen werden. Der Bericht besteht aus folgenden Teilen:

Analyse der Verfügbarkeit von Dokumenten gemäß den arbeitsrechtlichen Anforderungen;
Analyse der Übereinstimmung der Dokumentenerstellung mit den arbeitsrechtlichen Anforderungen;
Beurteilung des Inhalts interner lokaler Vorschriften der Organisation;
Die Ergebnisse der Überprüfung der Übereinstimmung der Personalverfahren mit den gesetzlichen Anforderungen;
Analyse der Übereinstimmung von Dokumenten mit den Anforderungen der Archivgesetzgebung;
Links zu bestimmten Artikeln der Vorschriften, gegen die das Unternehmen Verstöße hat;
Gefährdungsbeurteilungen (Aufzeigen von Verstößen, die zu Arbeitskonflikten führen könnten) mögliche Anwendung Strafen seitens der Kontrollbehörden);
Empfehlungen zur Beseitigung von Fehlern bei der Personalaktenverwaltung;
Priorisierung während weitere Arbeit mit Personaldokumentation.

Schritt 2. Übermittlung eines Berichts an die Person, die die Inspektion angeordnet hat

Übermittlung des Berichts an den Prüfungsauftraggeber (in der Regel der oberste Beamte des Unternehmens) zur Genehmigung und Genehmigung Weitere Maßnahmen(Erteilung einer Anordnung zur Behebung festgestellter Verstöße, Verteilung dieser Maßnahmen auf bestimmte Mitarbeiter). Der Bericht wird in der Regel vom Abschlussprüfer persönlich erstellt, da dieser die Möglichkeit hat, alle Feinheiten der durchgeführten Arbeiten sofort zu erläutern.

Stufe 4. Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen des Personalaudits

Nach Abschluss des Personalauditverfahrens wird auf Basis der erzielten Ergebnisse ein Aktionsplan für den Personaldienst erstellt, der auf die Beseitigung der festgestellten Mängel in der Buchführung abzielt. Das Dokument nennt konkrete Fristen für die Mängelbeseitigung und benennt die dafür verantwortlichen Beamten. Sie sollten auch entscheiden, wann ein Folgeaudit durchgeführt werden soll, um zu überprüfen, ob frühere Verstöße behoben wurden.

HR-Audit durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Personalaktenverwaltung im Unternehmen den festgelegten Standards entspricht und Russische Gesetzgebung. Die Inspektion kann in Eigenregie oder unter Einschaltung unabhängiger Spezialisten durchgeführt werden.

Welche Arten von HR-Audits gibt es und was sind die Gründe für deren Durchführung?

HR-Audit Es kann intern (durchgeführt mit eigenen Ressourcen des Unternehmens) und extern (unter Einbeziehung unabhängiger Spezialisten) erfolgen. Gleichzeitig äußerlich HR-Audit kann nicht nur einmalig, sondern auch regelmäßig im Outsourcing durchgeführt werden. Darüber hinaus können angestellte Personalreferenten auch mit einem bestimmten Arbeitsumfang zur Sicherstellung der Personalproduktion in einem bestimmten Unternehmen betraut werden.

Intern durchführen HR-Audit Es wird eine Provision erstellt, die in der Regel Folgendes umfasst:

Personalleiter;
Anwalt;
Hauptbuchhalter und/oder ein Buchhalter, der für die Führung der Lohnunterlagen verantwortlich ist;
Personalarbeiter.

Bei der Genehmigung der Zusammensetzung der Kommission ist unbedingt darauf zu achten, dass mindestens eine Fachkraft anwesend ist, die sich mit der Personalgesetzgebung und dem Dokumentenfluss bestens auskennt.

Für HR-Audit es kann mehrere Gründe geben:

Wenn ein Personalreferent entlassen und ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird.
Wann immer Konfliktsituation mit Mitarbeitern des Unternehmens, was zu einer Einsichtnahme in die Personalakten durch die Aufsichtsbehörden führen kann.
Wenn sich arbeitsrechtliche oder sonstige Gesetze ändern, werden neue Vorschriften erlassen, wodurch sich das Verfahren zur Führung von Personalakten ändern würde.
Bei Änderungen am Mitarbeiterzahlungssystem.
Mit einem massiven Personalabbau.

HR-Audit-Methoden

Methoden HR-Audit bedingt in folgende Kategorien unterteilt:

Organisatorisch und analytisch - basierend auf der Untersuchung von Personaldokumenten und Berichterstattung. Bei dieser Methode prüfen Prüfer das Hauptdokumentationspaket für den analysierten Zeitraum und untersuchen auch andere Finanzindikatoren, die Aufschluss über die Leistung des Personals im Unternehmen geben.
Das Hauptdokumentationspaket umfasst:
- Berufsbeschreibungen;
- von Mitarbeitern ausgefüllte Fragebögen und Tests;
- Informationen über Kosten für die Einstellung/Entlassung sowie für die Schulung/Ausbildung des Personals;
- Gehaltsdaten;
- Kontostandinformationen Arbeitsressourcen, sowie eine Beschreibung der Besonderheiten der Arbeit;
- Dokumente, die das Ausmaß der Verletzungen und die Häufigkeit von Berufskrankheiten bestätigen;
- Daten über die Arbeitszeit und die finanziellen Ergebnisse des Arbeitseinsatzes.
Sozialpsychologisch - basierend auf einer Umfrage/Interview mit Gesprächspartnern und Mitarbeitern des geprüften Unternehmens. Diese Methode ist am effektivsten bei der Beurteilung der Arbeitsmotivation der Mitarbeiter, der Wirksamkeit des Managements und der Rechtfertigung des bestehenden Vergütungssystems.
Wirtschaftlich- basierend auf einem Vergleich der sozialen/wirtschaftlichen Indikatoren des Unternehmens mit regulatorischen Standards. Dabei werden bestehende Standards in der Branche, gesetzlich festgelegte Standards mit bestehenden Werten im Unternehmen verglichen. Durch den Einsatz dieser Methode lässt sich beurteilen, ob die Arbeitsbedingungen im Unternehmen wettbewerbsfähig sind und wie effektiv die Personalabteilung arbeitet.

Stufenweises HR-Audit

Inhouse HR-Audit hat mehrere Stufen. Abfolge der Etappen HR-Audit ist chronologisch und die Etappen selbst gehen fließend ineinander über. Abhängig von der gewählten Methode HR-Audit Anfangsstadien kann leicht abweichen.

Stufen HR-Audit:

Lösung organisatorischer Probleme, einschließlich:
- Bildung von Aufgaben und Zielen HR-Audit;
- Bildung einer Kommission und Genehmigung ihrer Zusammensetzung im Auftrag des Leiters;
- Festlegung von Inspektionsfristen.
Erstellen Sie einen Überprüfungsplan mit Fristen für die Erledigung jeder Aufgabe. In der gleichen Phase wird auch die Methode angegeben, die zur Durchführung verwendet wird HR-Audit.
Erstellung einer Liste der zu prüfenden Dokumente.
Überprüfung der Relevanz und Verfügbarkeit der in der obigen Liste enthaltenen Dokumente. Zur Umsetzung dieser Stufe wird in der Regel ein Schild erstellt, in dem für jedes untersuchte Dokument vermerkt wird, ob das Dokument verfügbar ist und ob sein Inhalt der Realität und den gesetzlichen Normen entspricht.
Aktivieren des Verifizierungsergebnisses. Basierend auf den Ergebnissen der HR-Audit Es wird ein Gesetz (Bericht) erstellt, das alle festgestellten Mängel und Ungenauigkeiten beschreibt und auch Maßnahmen zu deren Beseitigung vorschlägt.

Prüfung von Personalunterlagen: Liste

HR-Audit beinhaltet die Arbeit mit Dokumentation. Bei der sozialpsychologischen Methode werden von Mitarbeitern ausgefüllte Fragebögen analysiert. Falls gebraucht analytische Methode Anschließend werden alle im Unternehmen vorhandenen Personalunterlagen geprüft.

Zu den für die Verifizierung erforderlichen Unterlagen gehören:

Arbeitsverträge;
Arbeitsbücher und ein Protokoll ihrer Bewegung;
Personalplan;
Urlaubsplan;

persönliche Karten und persönliche Dateien von Mitarbeitern;
Blätter zur Standardisierung und Erfassung der Arbeitszeit;
Anordnungen in Personalangelegenheiten mit Angabe der Gründe für ihren Erlass;
interne Vorschriften, Vereinbarungen zum Schutz personenbezogener Daten, Anweisungen zum Arbeitsschutz und andere örtliche Gesetze sowie Zeitschriften mit deren Bekanntmachung.

Prüfung der Personaldokumentation: Funktionen

Aufgrund des großen Dokumentenflusses im Unternehmen kann ein verkürztes (Express-)Verfahren durchgeführt werden HR-Audit. Somit kann keine vollständige, sondern eine punktuelle Dokumentationsprüfung durchgeführt werden. Wenn die Inspektionsfristen drängen, dann dies Beste Option. Schließlich können Sie in kurzer Zeit den Stand der Personalaktenverwaltung in einem Unternehmen beurteilen.

Auch HR-Audit kann die Prüfung der Dokumentation im Rahmen der allgemeinen Personaldokumente umfassen. Oder es kann eine Kontrolle bestimmter Personalkategorien durchgeführt werden. Die Wahl jeder Verifizierungsmethode hängt von ihren Zielen und Vorgaben ab.

Dokumentation. Beschreibung

Prüfung der Personaldokumentation beinhaltet eine vollständige Diagnose aller Personaldokumentation Existenz der Organisation, Richtigkeit ihrer Registrierung und Aufrechterhaltung gemäß der geltenden Gesetzgebung Russische Föderation.

Prüfung der Personaldokumentation sieht die Überprüfung der folgenden Dokumente vor:

· Personalakten der Mitarbeiter; · Persönliche Karten T2; · Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen; · Personalaufträge; · Anordnungen zu Kernaktivitäten; · Logbücher; · Arbeitsunterlagen; · Urlaubspläne; · Urlaubsbestellungen; · Personalbesetzung; · Arbeitszeitnachweis; · Reisedokumente; · Örtlichen Vorschriften; · Stellenbeschreibungen für alle Arten von Mitarbeitern.

Aber es ist aus folgenden Gründen notwendig, sogar notwendig:

- Prüfung der Personaldokumentation erlaubt Sie erhalten ein vollständiges Bild über den Stand der Personalangelegenheiten im Unternehmen, das Vorhandensein oder Fehlen von Dokumenten, die dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation entsprechen müssen, erhalten eine Bescheinigung für jeden Mitarbeiter und bewerten die Arbeit des Personaldienstes ;

- Die Prüfung der Personaldokumentation schützt Sie vor Bußgeldern und Ansprüchen der Bundesarbeitsinspektion, der Staatsanwaltschaft, der Steuerbehörden (im Hinblick auf die Überprüfung der Höhe der aufgelaufenen Löhne) und direkt von Mitarbeitern, die aus irgendeinem Grund vom Unternehmen beleidigt oder ihm gegenüber untreu sind

- Prüfung der Personaldokumentation gibt Sie haben die Möglichkeit, sich zu identifizieren typische Fehler in Ihrer Personaldokumentation und ergreifen Sie Maßnahmen, um diese systematisch zu beseitigen und sie in Zukunft nicht mehr zu wiederholen.

In welchen Situationen ist eine Prüfung der Personaldokumentation besonders notwendig?

Prüfung der Personaldokumentation in folgenden Situationen notwendig:

Ehemalige oder aktuelle Mitarbeiter beabsichtigen, Ansprüche aus dem zwischen Ihnen und ihnen bestehenden Arbeitsverhältnis gegen Sie geltend zu machen. In diesem Fall ist es wichtig, dies sicherzustellen Personaldokumentation Die geltenden Rechtsvorschriften wurden vollständig eingehalten, und es gab auch eine vollständige Übereinstimmung bei der Nummerierung und dem Datum der Dokumente. Die Nummern derselben Dokumente auf Papier und in 1C unterschieden sich nicht. Alle Dokumente zu Urlaub, Geschäftsreisen und Lohnabrechnungen wurden ordnungsgemäß erstellt Arbeitsschutzbestimmungen eingehalten und eingehalten wurden und die Mitarbeiter damit vertraut sind. Andernfalls kann das Unternehmen Ansprüche der Rostrudinspektsiya oder der Staatsanwaltschaft und damit die Verhängung von Geldstrafen zugunsten des Staates in Höhe von bis zu 50.000 Rubel nicht vermeiden, wobei die Befriedigung der Forderungen des Arbeitnehmers selbst und die Anwesenheit nicht mitgerechnet werden eines administrativen „Strafregisters“ des Firmenchefs;

Organisation lange Zeit weiterentwickelt, personell aufgestockt, die Personaldokumentation aber „nachlässig“ geführt. In diesem Fall, wie die Praxis zeigt, in Personaldokumentation Es kommt zu einer Vielzahl von Fehlern, die letztendlich zu einer fehlerhaften Lohnberechnung, fehlender Abrechnung oder fehlerhafter Abrechnung von Urlaubstagen, völliger Diskrepanz zwischen ordnungsgemäßen Anweisungen und den tatsächlich von den Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben, Diskrepanz zwischen Aufträgen, Arbeitsverträgen, elektronischer Datenbank und Urlaub führen Zeitpläne, persönliche Karten usw. Chaos drin Personaldokumentation führt zu Chaos in der Arbeit des Unternehmens, man weiß nicht, wen man wann in den Urlaub schicken soll, wie viel man wem zahlen soll, von wem man was verlangen soll und in einer solchen Situation Prüfung der Personaldokumentation absolut notwendig;

Möchten Sie die Arbeit des HR-Dienstes überprüfen, oder Personaldienstleistung Von Eigeninitiative führt aufgrund einer großen Arbeitsbelastung mit aktuellen Angelegenheiten und der Unfähigkeit, sich von vergangenen Perioden ablenken zu lassen, einen Selbsttest durch, oder ein neuer HR-Mitarbeiter ist aufgrund einer großen Belegschaft nicht in der Lage, selbstständig durchzuführen Prüfung der Personaldokumentation.

Welche Arten von HR-Dokumentationsaudits werden durchgeführt?

Spezialisten des PB „JURISTOCRAT“ führen folgende Arten der Prüfung der Personaldokumentation durch:

1. Vollständige Prüfung der Personaldokumentation, bei dem die gesamte Personaldokumentation für einen bestimmten Zeitraum überprüft wird.

2. Selektive Prüfung der Personaldokumentation, die wiederum zwei Arten haben können:

2.1. Prüfung der Personaldokumentation für bestimmte Mitarbeiter für bestimmte Jahre.

2.2. Prüfung nur bestimmter Personaldokumente, zum Beispiel nur Einstellungs- und Entlassungsanordnungen und Arbeitsverträge.

3. Gezielte Prüfung der Personaldokumentation, die in Bezug auf einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern durchgeführt wird, mit denen sich das Unternehmen in einem Konflikt- oder Vorkonfliktzustand befindet, und in diesem Zusammenhang ist es erforderlich, dass alle Personaldokumente in einwandfreiem Zustand sind.

Die obige Klassifizierung ist in erster Linie angewandter Natur. MIT wissenschaftlicher Punkt Aus Sicht kann das Personalaudit unterteilt werden in:

1. Vorbeugende Prüfung der Personalaktenverwaltung. Eine solche Prüfung der Personalaktenverwaltung zielt darauf ab, Mängel bei der Führung von Personalakten proaktiv zu beseitigen und so das Auftreten eines Problems zu verhindern.

2. Betriebsprüfung der Personalaktenverwaltung, die aufgrund einer bevorstehenden Inspektion durch die Rostrudinspektsiya oder die Staatsanwaltschaft, deren Eintritt dem Unternehmen zuverlässig bekannt ist, zügig durchgeführt werden muss.

Die Verwaltung der Arbeitsbeziehungen ist eine der Säulen der wirtschaftlichen Tätigkeit einer Organisation jeglicher Rechtsform. In dieser Hinsicht ist die Dokumentation der Arbeitsbeziehungen richtig Pflege der Personaldokumentation und -aufzeichnungen in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung der Russischen Föderation ist sehr wichtig. Selbst in unserer Zeit, in der das für die meisten Arbeitgeber selbstverständlich ist Durchführung der Personalaktenverwaltung ist der gleiche integrale Bestandteil der Funktionsweise der Organisation wie die Buchhaltung, aber nicht jeder schenkt diesem Segment Aufmerksamkeit.

Einige Arbeitgeber erkennen die Bedeutung Personalabrechnung und Personaldokumentation nur, wenn eine Inspektion durch Aufsichtsbehörden (Rostrudinspektsii, Staatsanwaltschaft) durchgeführt wird oder wenn es zu Arbeitskonflikten, auch gerichtlichen, kommt, und nur in diesen Fällen werden sie aufgefordert, Notfalldienste bereitzustellen Prüfung Und Wiederherstellung der Personalaktenverwaltung in der Organisation, die möglicherweise nicht mehr zum gewünschten Ergebnis führt, da widersprüchliche Mitarbeiter einfach die Unterzeichnung von Dokumenten verweigern und eine vollständige Wiederherstellung der Personalakten nicht möglich ist.

In dieser Situation sind diejenigen geschützt, die proaktiv über die Notwendigkeit nachgedacht haben. Durchführung der Personalaktenverwaltung und einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen abgeschlossen Führung von Personalakten früh. In diesen Unternehmen ist mit der Personaldokumentation alles in Ordnung und es gibt keinen Grund für die Verhängung von Bußgeldern durch die Kontrollbehörden.

Sobald der Bedarf entstand Prüfung oder Wiederherstellung von Personalakten Es ist notwendig, die Einbeziehung unabhängiger Personalspezialisten zu organisieren, die den aktuellen Stand der Dinge objektiv beurteilen, lokale Regulierungsgesetze prüfen und prüfen können, ob sie den Anforderungen entsprechen aktuelle Gesetzgebung. Den Ergebnissen zufolge HR-Audit Die festgestellten Mängel und Problembereiche werden bereits beseitigt (fehlende Lohn- und Gehaltsabrechnungen, monatliche Lohnabrechnung, unterschiedliche Gehaltshöhen in Aufträgen, Verträgen und Besetzungstabellen etc.) und die Personalakten werden erstellt.

Kommt es zu Arbeitskonflikten, die vor Gericht verhandelt werden, ist eine korrekte Personaldokumentation ein guter schriftlicher Beweis dafür, dass Sie Recht haben, und deren Fehlen ist der Grund für die Beilegung des Streits zugunsten des Arbeitnehmers. HR-Audit beinhaltet:

1. Beurteilung der Korrektheit des Managements Personaldokumentation, Überprüfung der Übereinstimmung lokaler Regulierungsgesetze mit den Anforderungen der geltenden Gesetzgebung.

2. Identifizierung von Verstößen, Fehlern oder Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen bei der Registrierung, Systematisierung und Speicherung Personaldokumentation.

3. Beurteilung der Richtigkeit der Führung der notwendigen Journalformulare zur Erfassung von Personaldokumenten.

4. Identifizierung fehlender lokaler Regulierungsgesetze, deren Vorhandensein in jeder Organisation obligatorisch ist.

Spezialisten Rechtsbüro „YURISTOKRAT“ wird kontinuierlich, punktuell und gezielt vorgehen Prüfung der Personaldokumentation, nach Ihrer Wahl, wird alle Mängel feststellen und beseitigen Personaldokumentation, auch die komplexesten und schwierigsten zu lösen.

2. Prüfung der Personalakten und -dokumentation. Fristen

An einem Arbeitstag prüft 1 Fachkraft durchschnittlich 10 Personenjahre.

Die Analyse lokaler Vorschriften erfolgt mit einer durchschnittlichen Geschwindigkeit von 30 Seiten Dokumententext pro Tag.

Berechnung von Fristen Prüfung der Personaldokumentation erfolgt auf Basis der angegebenen Zahlen.

In der Praxis dauert eine Prüfung der Personaldokumentation bei einem durchschnittlichen Unternehmen durchschnittlich 3-10 Arbeitstage.

3. Prüfung der Personalakten und -dokumentation. Verfahren

1 . Sie füllen bis aus Email, oder persönlich in Ihrem oder unserem Büro, bestellen Sie für Prüfung der Personaldokumentation.

2 . Unser Spezialist kommt zu Ihnen, um Ihren Zustand zu beurteilen. Personaldokumentation, der erforderliche Umfang und die Tiefe des Audits. Wir senden Ihnen ein kommerzielles Angebot.

3. Nachdem wir uns auf den Vorschlag geeinigt haben, beginnen wir mit der Arbeit Prüfung der Personaldokumentation Dies kann je nach vereinbartem Arbeitsumfang Folgendes umfassen:

Analyse des Dokumentenstatus:

· Persönliche Akten: Überprüfung der Verfügbarkeit, Überprüfung der Liste der in den persönlichen Akten enthaltenen Dokumente, Erstellen einer Titelseite.

· Persönliche Karten: Verfügbarkeit prüfen, Vollständigkeit prüfen, Einhaltung der Gesetze prüfen.

· Personalaufträge (Einstellung, Versetzung, Entlassung): Überprüfung der Verfügbarkeit, Überprüfung der Einhaltung von Rechtsvorschriften, Überprüfung der Einhaltung von Arbeitsverträgen, Personalplänen, Arbeitsbüchern und anderen Dokumenten.

· Anordnungen zu Kernaktivitäten: Überprüfung der Einhaltung der Rechtsvorschriften.

· Urlaubsbestellungen: Prüfung der Verfügbarkeit, Prüfung der Einhaltung der Gesetze.

· Benachrichtigungen über den Beginn des Urlaubs: Überprüfung der Verfügbarkeit, Überprüfung der Einhaltung von Gesetzen.

· Urlaubsplanung: Prüfung der Verfügbarkeit, Prüfung der Fertigstellung, Prüfung der Einhaltung der Gesetze.

· Arbeitsverträge: Prüfung der Verfügbarkeit, Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Abgleich mit Aufträgen und anderen Dokumenten auf Unstimmigkeiten. Prüfung von Änderungen und Ergänzungen.

· Personalplanung: Überprüfung der Verfügbarkeit, Überprüfung der Einhaltung der Gesetzgebung, Überprüfung der Einhaltung von Aufträgen und anderen Dokumenten.

· Arbeitszeitnachweise: Prüfung der Verfügbarkeit, Prüfung der Einhaltung der Gesetzgebung.

· Reisedokumente: Prüfung von Aufträgen, Reisebescheinigungen, Arbeitsaufträgen, Prüfung auf Einhaltung der Gesetze.

· Arbeitsbücher: Überprüfung der Richtigkeit des Ausfüllens von Arbeitsbüchern, Vergleich mit Personalaufträgen auf Unstimmigkeiten, Registrierung der Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen im Buchführungsbuch.

· Überprüfung der 1C-Datenbank. „Gehalt und Personal“ oder ähnliches: Überprüfung der Einhaltung von Dokumenten – Aufträge, Arbeitsverträge, Besetzungspläne usw.

· Prüfung der Verfügbarkeit notwendiger lokaler Vorschriften: Prüfung der LNA, Empfehlungen zur Durchführung von Änderungen.

· Prüfung der Verfügbarkeit der erforderlichen Stellenbeschreibungen: Prüfung der Stellenbeschreibungen, Empfehlungen für Änderungen.

4. Prüfung der Personalakten und -dokumentation. Ergebnis

Den Ergebnissen zufolge Prüfung der Personaldokumentation Sie bekommen:

Rechtsgutachten, das auf den Ergebnissen basierende Schlussfolgerungen enthält Prüfung Personaldokumentation im Unternehmen, die den Stand der Dinge vollständig und klar widerspiegelt;

5. Prüfung der Personalakten und -dokumentation. Garantien

Wir garantieren:

Die volle finanzielle Haftung in Höhe der von staatlichen Stellen verhängten Bußgelder im Falle unseres Fehlers in den Empfehlungen ist durch den Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen zur Prüfung der Personaldokumentation gesichert.

6. Prüfung der Personalakten und -dokumentation. Preis

Anzahl der Personenjahre	Kosten für die Personalprüfung für 1 Mitarbeiter für 1 Jahr (Rubel)	Aber nicht alles
ein gemeinsamer Teil
Vor 20 inklusive
Vor 50 inklusive
Vor 200 inklusive
	ab 400 und darunter
Besonderer Teil
Prüfung der örtlichen Vorschriften	500 Rubel. / Seite
Erstellung eines schriftlichen Berichts über die Ergebnisse einer Prüfung der Personalaktenverwaltung (Analyse der Personalaktenfehler für jeden Mitarbeiter, Identifizierung typischer Fehler, Empfehlungen zur Beseitigung, Entscheidungen zur Wiederherstellung, Begründung)	1000 Rubel. / Seite

Damit Sie die Inspektion nicht überrascht, müssen Sie genau wissen, welche Dokumente die staatliche Arbeitsinspektion und die Pensionskasse der Russischen Föderation prüfen können, und diese auch zur Verfügung haben. Da die Gründe für die Anordnung von Inspektionen Steuerbehörden anders ( geplante Inspektion Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen, Sachverhaltsfeststellung bei Arbeitsunfällen, Beschwerden von Gewerkschaftsgremien, Arbeitnehmer wegen Gesetzesverstößen, Hinweise von Strafverfolgungsbehörden), dann kann die Liste der geprüften Dokumente erheblich variieren. Um Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen auch ein eigenes HR-Audit durchführen.

Die Arbeitsaufsichtsbehörde ist die Hauptbehörde, die dafür verantwortlich ist, die Einhaltung des Schutzes der Arbeitnehmerrechte und -freiheiten, einschließlich des Rechts auf sichere Arbeitsbedingungen, sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass Arbeitgeber Gesetze und andere Vorschriften einhalten.

Die Arbeitsaufsichtsbehörde ist das Hauptorgan mit der Aufgabe, den Schutz der Arbeitnehmerrechte und -freiheiten, einschließlich des Rechts auf sichere Arbeitsbedingungen, durchzusetzen und sicherzustellen, dass Arbeitgeber Gesetze und andere Vorschriften einhalten.

Im Zusammenhang mit den übertragenen Aufgaben wurden die wesentlichen Befugnisse festgelegt. Die Bundesarbeitsinspektion führt Inspektionen, Erhebungen durch, erlässt zwingende Anordnungen zur Beseitigung von Verstößen, erstellt im Rahmen ihrer Befugnisse Protokolle über Ordnungswidrigkeiten, erstellt sonstige Materialien (Dokumente) zur Strafverfolgung der Täter gemäß Bundesgesetzen und anderen Vorschriften Rechtsakte der Russischen Föderation usw. .

Wenn Inspektoren Verstöße in der Organisation aufdecken, können gegen den Manager, den Hauptbuchhalter und den Leiter der Personalabteilung Strafen verhängt werden. Ist ein Beamter bereits wegen einer gleichartigen Ordnungswidrigkeit bestraft worden, kann ihm gemäß Art. 5.27 Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation. Darüber hinaus können auch Sanktionen verhängt werden juristische Person. Die Verweigerung und der Widerstand gegen die Besichtigung werden nach Maßgabe der in Art. 3 vorgesehenen Sanktionen geahndet. 19.4 Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation. Ein Verstoß gegen das Arbeitsrecht kann auch zur Aussetzung der Aktivitäten der Organisation für bis zu 90 Tage führen.

Strafen: Verwaltungshaftung des Arbeitgebers

Einem Arbeitgeber kann in folgenden Fällen eine Verwaltungshaftung entstehen:

Behinderung der Tätigkeit staatlicher Arbeitsinspektoren, insbesondere Nichtbefolgung der von ihnen auferlegten Anordnungen, Anwendung von Gewaltandrohungen oder Gewalttaten gegen die Inspektoren selbst (Artikel 363 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Basierend auf Art. 19.4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation, Ungehorsam gegenüber einer rechtmäßigen Anordnung oder Forderung eines Beamten einer Stelle, die staatliche Kontrolle ausübt, sowie Behinderung durch diesen Beamten Offizielle Pflichten eine Verwarnung oder die Verhängung eines Bußgeldes nach sich zieht Beamte;
Verstoß gegen das gesetzlich festgelegte Verfahren zur Erhebung, Speicherung, Nutzung oder Verbreitung von Informationen über Bürger (personenbezogene Daten). Im Zusammenhang mit diesen Verstößen ist eine Sanktion in Form einer Verwarnung oder der Verhängung eines Bußgeldes gegen Beamte vorgesehen;
Unterlassenes Ergreifen von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen und Voraussetzungen, die zur Begehung einer Ordnungswidrigkeit beigetragen haben, durch Beschluss der Stelle, die den Fall einer Ordnungswidrigkeit geprüft hat. Hier gilt für Beamte eine Maßnahme wie etwa ein Bußgeld;
Unterlassene oder nicht rechtzeitige Übermittlung von Informationen an eine staatliche Stelle, die gesetzlich vorgesehen sind und für die Ausübung ihrer rechtlichen Tätigkeit durch diese Stelle erforderlich sind, sowie die Übermittlung unvollständiger oder verfälschter Informationen an Beamte und Inspektoren. In diesem Fall gilt die Geldbuße nicht nur für Beamte, sondern auch für juristische Personen.

Überprüfung des Unternehmens: notwendige Gründe

Gründe für die Anordnung von Kontrollen durch die Aufsichtsbehörde können sein:

Arbeitspläne zur Überwachung der Einhaltung der Arbeitsgesetzgebung;
Fakten zu Arbeitsunfällen;
Beschwerden von Gewerkschaftsorganen, Arbeitnehmern oder anderen Personen wegen Verstößen gegen das Arbeitsrecht und anderen Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Bundesarbeitsinspektion fallen;
von Strafverfolgungsbehörden erhaltene Informationen.

Eine geplante Prüfung wird höchstens alle zwei Jahre durchgeführt. Wenn es sich bei dem Unternehmen um ein Kleinunternehmen handelt, haben Prüfer für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Datum kein Recht, seine Aktivitäten zu prüfen. In der Regel wird eine Inspektion ein oder zwei Tage vor Beginn gemeldet, es sei denn, diese Informationen könnten nach Ansicht der Inspektion die Ergebnisse der Prüfung beeinträchtigen und es dem Unternehmen ermöglichen, sie schnell zu verbergen. Außerdem kann eine geplante Inspektion umfassend sein, wenn ein bestimmter Bereich der Aktivitäten der Organisation im Zusammenhang mit der Einhaltung des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation einer eingehenden Untersuchung unterzogen wird.

Sie sollten auf Verifizierungsprobleme achten. Die Inspektoren können nicht darüber hinausgehen. Handelt es sich bei der Prüfung beispielsweise um die Berechnung und Auszahlung von Löhnen, prüfen die Prüfer Unterlagen im Zusammenhang mit der Entlassung von Arbeitnehmern.

In diesem Zusammenhang ist zunächst die Gesamtliste der prüfbaren Dokumente zu ermitteln. Es gibt keine einheitliche allgemeine Liste von Dokumenten, über die jede Organisation verfügen muss. Verschiedene Rechtsakte enthalten Hinweise auf die Notwendigkeit der Führung bestimmter Zeitschriften, Anordnungen und anderer Dokumente. In diesem Zusammenhang ist es je nach Branche, zu der das Unternehmen gehört, erforderlich, eine Liste der Dokumente zu erstellen, die gemäß Rechtsakten in der Organisation vorhanden sein müssen.

Audit einer Organisation: Welche Dokumente können überprüft werden

Dokumente können in folgende Typen unterteilt werden:

Individuelle örtliche Vorschriften (siehe Tabelle 1);
Obligatorische lokale Gesetze der Organisation (siehe Tabelle 2);
Lokale Vorschriften wurden unter Berücksichtigung der Meinung des Gewerkschaftsausschusses genehmigt (siehe Tabelle 3).

Tabelle 1

Individuelle örtliche Vorschriften

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Tabelle 2

Obligatorische lokale Gesetze der Organisation

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Tisch 3

Lokale Vorschriften werden unter Berücksichtigung der Meinung des Gewerkschaftsausschusses genehmigt

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Systematisierung von Informationen: So organisieren Sie den Dokumentenfluss

Bei Aussagen von Mitarbeitern über die Verletzung ihrer Rechte (Disziplinarmaßnahmen, rechtswidrige Entlassung) können außerdem folgende Unterlagen angefordert werden:

Vereinbarung über die kollektive finanzielle Haftung (Artikel 245 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Vereinbarungen über die volle individuelle finanzielle Haftung (Artikel 244 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Vorschriften zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen;
Vorschriften zur Anpassung von Arbeitnehmern;
Regelungen zur Reihenfolge der Durchfahrt Probezeit;
Regelungen zur Zertifizierung von Mitarbeitern.

Besonders Es sollte darauf geachtet werden, Informationen zu systematisieren persönliche Rekorde . Zu diesem Zweck wird empfohlen, dass Institutionen und Organisationen die folgenden Protokolle führen:

In unserem Fall:

Zeitschrift für die Ausstellung von Arbeitsbüchern. Die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung ergibt sich aus dem Recht des Arbeitnehmers, Arbeitsdokumente anzufordern, sowie aus der Verpflichtung, am Tag der Entlassung des Arbeitnehmers ein Arbeitsbuch auszustellen. Im Falle einer kontroversen Situation kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Ausstellung des Arbeitsbuchs bestätigen;
Zeitschrift für Arbeitsverträge. Besonders nützlich für den Fall große Menge eingestellter Mitarbeiter sowie beim Abschluss befristeter Arbeitsverträge, sodass deren Ablaufdatum nachvollziehbar ist. Dies ist im Zusammenhang mit der Anforderung gemäß Art. erforderlich. 79 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, wonach dem Arbeitnehmer die Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags aufgrund des Ablaufs seiner Gültigkeitsdauer mindestens dreimal im Voraus mitgeteilt werden muss. Kalendertage vor der Entlassung. Andernfalls verliert die Bedingung der Befristung des Arbeitsvertrags ihre Gültigkeit und der Arbeitsvertrag gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen (Artikel 58 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Protokoll der Personalaufträge. Erforderlich für die genaue Abrechnung der Seriennummern von Personalaufträgen. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens können Sie ein Journal für alle Bestellungen (Annahme, Versetzung, Entlassung usw.) führen oder jede Art von Bestellungen in einem separaten Journal erfassen;
Protokoll der Einarbeitung in die örtlichen Vorschriften. Die Notwendigkeit ihrer Aufrechterhaltung ergibt sich aus Art. 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, wonach der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei seiner Einstellung bereits vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit den örtlichen Vorschriften gegen Unterschrift vertraut machen muss;
Protokoll der Sicherheitsunterweisung gemäß Abschnitt 10 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation;
Protokoll der Mitarbeiter, die sich einer obligatorischen ärztlichen Untersuchung gemäß Art. unterziehen. 69 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Nach der Prüfung der Unterlagen wird die Qualität der vorhandenen Unterlagen im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen überprüft.

So prüfen Prüfer die Führung der Primärdokumentation der Personalakten durch die Organisation, die Abrechnung der Arbeitszeitnutzung und die Lohnabrechnungen mit dem Personal. Dabei Die erforderlichen Papiere müssen den einheitlichen Formularen entsprechen, die durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 6. April 2001 Nr. 26 genehmigt wurden (Personalausweise der Mitarbeiter, Personalaufträge (bei Einstellung, Versetzung, Urlaub, Entlassung, auf Dienstreisen, bei Incentives etc.), Besetzungstabelle, Stundenzettel, Zahlungs- und Gehaltsabrechnungen etc.).

Es ist zu beachten, dass das Unternehmen möglicherweise nicht über einige der oben genannten Dokumente verfügt, z. B. Stellenbeschreibungen und berufliche Verantwortlichkeiten, die möglicherweise in den Bestimmungen des Arbeitsvertrags enthalten sind.

Sie können auch einige Besonderheiten bei der Pflege einzelner Dokumente hervorheben. Wenn die Organisation also Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten hat, sollte eine Liste der Positionen dieser Mitarbeiter erstellt werden. Enthält der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen durch Arbeitnehmer, so muss eine Regelung zum Schutz dieser Geschäftsgeheimnisse vorhanden sein. Gleichzeitig muss die Liste der Informationen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen, klar definiert sein und die Mitarbeiter müssen bei der Unterschrift mit diesen Informationen vertraut gemacht werden. Interne Arbeitsvorschriften sind ein verbindliches Dokument, sie können jedoch eine Anlage zum Tarifvertrag sein

Der Urlaubsplan wird zwei Wochen vor Beginn des neuen Kalenderjahres erstellt. Alle Mitarbeiter der Organisation müssen damit vertraut sein. Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter sich aufgrund von nicht wie geplant ausruhen verschiedene Umstände Der Zeitplan auf Papier bleibt jedoch unverändert und die Arbeitstage werden auf dem Stundenzettel der Arbeitnehmer vermerkt. Diese Verstöße können auch von Kontrolleuren aufgedeckt werden. Wenn der Zeitplan nicht mit dem tatsächlichen Urlaub der Mitarbeiter übereinstimmt, ist es in diesem Zusammenhang ratsam, Anträge der Mitarbeiter auf Änderungen des Zeitplans und der Umstände der Urlaubsverschiebung entgegenzunehmen und Änderungen am Zeitplan vorzunehmen. Auch der Beginn des Urlaubs ist dem Arbeitnehmer spätestens zwei Wochen vor Urlaubsbeginn gegen Unterschrift mitzuteilen. Der Urlaub muss entsprechend der Anordnung gewährt werden. Es wäre eine gute Idee, von Ihrem Teilzeitbeschäftigten eine Bestätigung einzuholen, dass er von seinem Hauptberuf in den Urlaub gegangen ist.

Es kommt durchaus vor, dass Prüfer verlangen, dass jede Seite des Arbeitsvertrags die Unterschriften des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers enthält. In der Praxis wird dies nicht oft gemacht. Für den Arbeitgeber ist es praktisch, dass der Arbeitsvertrag einfach mit einer Büroklammer versiegelt wird. Die Blätter einer solchen Vereinbarung können leicht ausgetauscht werden. Eine Vereinbarung, die nicht auf jedem Blatt unterzeichnet ist, wird selbstverständlich als ordnungsgemäß abgeschlossen anerkannt, da die Gesetzgebung nicht vorsieht, dass jedes Blatt der Vereinbarung von beiden Parteien unterzeichnet werden muss. Gleichzeitig weist die gängige Praxis der Unterzeichnung zivilrechtlicher Verträge auf die Zweckmäßigkeit einer solchen Dokumentenausführung hin. Diese Praxis wird häufig auf Arbeitsbeziehungen übertragen.

Es ist zu beachten, dass sich Rechtsverstöße insbesondere auf Zahlungen beziehen (Nichterbringung von Zuzahlungen im Zusammenhang mit der Arbeit am Wochenende usw.). Feiertage, Nichtzahlung von Prämien, Ausgleichszahlungen).

In manchen Unternehmen erhalten die Mitarbeiter für Überstunden Freistellung anstelle einer Geldvergütung, was einen Verstoß gegen die Anforderungen des Art. 54, 55, 88, 89 und 90 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und können auch von Inspektoren überprüft werden.

Bei Anträgen beim Arbeitsinspektorat wegen Lohnverzögerungen oder falscher Zahlungsberechnung werden Sie von den Inspektoren auf jeden Fall aufgefordert, Anordnungen, Auszüge aus Ihrem persönlichen Konto und Zahlungsdokumente vorzulegen, die es ihnen ermöglichen, den Zeitpunkt der Abrechnung bei Entlassung oder Urlaub zu bestimmen . Denken Sie daran, dass die Organisation verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer am Tag der Entlassung und während des Urlaubs zu zahlen. Wenn aus irgendeinem Grund die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen verletzt werden, müssen den Arbeitnehmern Zinsen in Höhe von mindestens 1/300 des Refinanzierungssatzes der Zentralbank der Russischen Föderation für jeden Tag der Verspätung gemäß Art. gezahlt werden . 236 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Bei Verstößen gegen Zahlungsfristen können Wirtschaftsprüfer – als vorbeugende Maßnahme gegen Rückfälle – gegen den Firmenchef oder Hauptbuchhalter eine Geldstrafe in Höhe von 1.000 bis 5.000 Rubel verhängen. (Artikel 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).

Die Frage der Arbeitsplatzzertifizierung kann die Aufmerksamkeit der Inspektoren auf sich ziehen, wenn im Unternehmen ein Unfall festgestellt wird. Alle in der Organisation verfügbaren Arbeitsplätze unterliegen der Zertifizierung von Arbeitsplätzen hinsichtlich der Arbeitsbedingungen. Dabei geht es um die Bewertung von Arbeitsplätzen anhand von Hygieneindikatoren, Verletzungssicherheit und der Ausstattung der Arbeitnehmer mit persönlicher Schutzausrüstung. Diese Zertifizierung muss mindestens alle fünf Jahre durchgeführt werden. Dokumente zur Arbeitsplatzzertifizierung werden 45 Jahre lang in der Organisation gespeichert. Für jede Arbeitsplatz Es muss eine Arbeitsplatzzertifizierungskarte erstellt werden.

Inhalt der örtlichen Vorschriften zu Arbeitsrechte und Verantwortlichkeiten müssen jedem Mitarbeiter bekannt sein. Bei der Prüfung der Dokumentation örtlicher Vorschriften sollten Sie zunächst darauf achten, dass das zu untersuchende Gesetz als schriftliches Dokument bestimmte Anforderungen an Form, Sprache, Präsentationsstil, Struktur und Inhalt sowie das Vorhandensein relevanter Dokumente stellt Einzelheiten (Datum der Annahme, Nummer, Name, Registrierung usw.) werden durch die Anforderungen der Büroarbeit und lokale Vorschriften geregelt, die zentral im Auftrag des Unternehmens (der Organisation) erlassen werden. Die Dokumente müssen untereinander konsistent sein.

Komplexe Inspektionsfragen: Gerichtspraxis

Es ist wichtig, die Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu wahren. Die Verordnung über die Vertraulichkeit personenbezogener Daten in einer Organisation ist ein Dokument, das die Grundregeln für den Schutz von Informationen festlegt, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern darstellen. Die Regeln legen Normen und Anforderungen fest, die befolgt werden müssen. Die Notwendigkeit, dieses Dokument in Kraft zu setzen, ergibt sich aus dem Inhalt des Kapitels. 14 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Dieses Dokument muss in erster Linie den Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeiter der Organisation in allen Phasen des Prozesses der gesetzlichen Aktivitäten einer bestimmten Organisation, einschließlich nicht automatisierter, gewährleisten. Im Beschluss des Neunten Berufungsgerichts vom 07.06.2006, 14.06.2006 Nr. 09AP-4259/2006-AK im Fall Nr. A40-8448/06-119-84 stellten die Richter fest, dass die Der Arbeitgeber muss technische Voraussetzungen schaffen, um insbesondere den Schutz personenbezogener Daten der Arbeitnehmer vor deren rechtswidriger Verwendung zu gewährleisten Spezialbehandlung Zugang zu den Räumlichkeiten, in denen die relevanten Informationen gespeichert sind, Ausstattung von Lagerbereichen, die den unbefugten Zugriff auf Informationen ausschließen usw.

Es sollte auch darauf geachtet werden, die Frage verschiedener Zahlungen, einschließlich Anreiz- und Ausgleichszahlungen, in lokalen Vorschriften zu regeln. Ein Beispiel ist Entscheidung des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation vom 26. Januar 2005 Nr. 16141/04. Nach Angaben des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation betrifft die Gesetzgebung zu Steuern und Gebühren weder das Tagegeld noch das Verfahren zu ihrer Festsetzung in Bezug auf die Einkommensteuer Einzelpersonen nicht definiert: allgemeine Ordnung Die Festlegung solcher Standards und die Begrenzung ihres Umfangs sind nur durch das Arbeitsrecht vorgesehen . Gemäß Art. Gemäß Art. 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber im Falle einer Entsendung auf eine Geschäftsreise verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Mehrkosten zu erstatten, die mit dem Leben außerhalb des ständigen Wohnsitzes verbunden sind (Tagegeld). Aufgrund der umfassenden Umstellung der Arbeitgeber auf ein System der Lohnzahlung über Bankkonten (Karten) ist es derzeit erforderlich, eine solche Zahlung im Arbeitsvertrag vorzusehen. Andernfalls müssen Sie alle neu eingestellten Mitarbeiter abziehen schriftliche Vereinbarungüber die Überweisung des Lohns auf ihr Kartenkonto. Das Arbeitsgesetz legt fest, dass dem Arbeitnehmer der Lohn mindestens jeden halben Monat pro Tag ausgezahlt wird. durch Regeln festgelegt interne Arbeitsvorschriften, Tarifvertrag, .

Statistiken zeigen deutlich, dass Fehler von Arbeitgebern in Fragen des Arbeitsschutzes sehr häufig sind und bei anderen Straftaten dominieren. Besonders hervorzuheben ist, dass alle oben genannten Dokumente in Ordnung sein müssen, unabhängig davon, wie sich das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer tatsächlich entwickelt hat.

Fußnoten

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Abschnitte