Головна
Відереєстратори
Де мають зберігатись трудові книжки працівників.

Де мають зберігатись трудові книжки працівників.

Законодавство Російської Федераціївимагає, щоб кожен працівник мав свою трудову книжку. Для працевлаштованих громадян цей документ є підтвердженням того, що людина працює. Переважна кількість взаємовідносин між роботодавцем та працівником проходять із оформленням запису до трудової книжки.

У майбутньому для працівників саме цей документ стане допомогою для отримання пенсійного забезпечення, адже на основі його даних вираховується стаж людини. Також записи у ньому активно вивчаються роботодавцями, які розглядають людину як потенційного кандидата на вільну посаду. Тому працівники кадрових служб повинні уважно підходити до порядку ведення цих документів.

Правила ведення трудових книжок 2018

Правила, пов'язані з веденням, затверджені спеціальною Постановою Уряду, яка датується ще 2003 роком. У ньому зазначено, що з першому працевлаштуванні працівника його роботодавець повинен обов'язково оформити після прийому працювати трудову книжку.

На це приділяється рівно один тиждень. Вся інформація до неї вноситься виходячи з виданих наказів. Зменшувати записи не можна. Кожна новий записсупроводжується одержанням підпису від працівника в особистій картці.

При веденні важливо використовувати самі формулювання, як у ТК РФ. Тому при розірванні договорів та інших діях слід проставляти посилання на відповідну статтю. Закон передбачає, що у документі слід згадувати про нагородження за заслуги у праці, а ось дані про премії вказувати не потрібно.

Правила зберігання трудових книжок для підприємства

До питання обліку та зберігання необхідно підходити не менш уважно, ніж до питання ведення. Для обліку на підприємствах кадровики ведуть:

  • книгу обліку руху цих документів;
  • прибутково-витратна книга.

Особлива увага приділяється прибутково-видатковій книзі. З її допомогою здійснюється облік усіх бланків трудових книжок та її вкладишів. У цій книзі необхідно дотримуватись нумерації, всі бланки необхідно прошнурувати, а також завірити підписом та печаткою.

Постанова уряду про порядок зберігання трудової книжки

У шостому розділі постанови уряду встановлюються правила обліку та зберігання. Вважається що трудові книжкиє документацією суворої звітності. Повинна бути обрана людина, яка буде відповідальна за їхнє відання. Ця особа щомісяця зобов'язана щомісяця готувати звіт про бланки та вкладки цих книг.


Якщо під час заповнення бланки були зіпсовані, їх необхідно знищити. Зберігання цього документа здійснюватиметься роботодавцем, якщо під час звільнення працівник її не отримав. Зберігатиметься трудова книжка на робочому місці, доки звільнений працівник не зажадає її. Кожен роботодавець завжди повинен стежити за тим, щоб потрібна кількість бланків і вкладок завжди була в наявності.

Порядок видачі трудових книжок у 2018 році

Якщо сталося звільнення працівника, то роботодавець повинен перевірити, щоб навпроти всіх записів, внесених ним, стояли його підписи. Видача здійснюється у день звільнення. Якщо видача буде прострочена роботодавцем з його ж вини, то у нього виникне зобов'язання щодо відшкодування працівникові заробітку за дні затримки. Відповідно, і день звільнення перенесеться до дати видачі.

Якщо сам працівник не приходить за документом, потрібно йому надіслати повідомлення. Надсилати поштою його можна буде виключно за згодою співробітника. За смерті працівника документа віддається родичам. Від однієї з них необхідно отримати розписку про отримання. Якщо є заява родича, можна надіслати трудову книжку поштою.

Облік бланків трудових книжок та вкладок до них

Цей документ може отримати лише відповідальна особаза його зберігання та лише за спеціально оформленою заявкою.

На підприємстві ведеться спеціальна книга обліку. До неї вноситься інформація як про працю. книгах, які були оформлені як для співробітників на цьому підприємстві, так і про ті, які вже були отримані від самих працівників. Вписується така інформація:

  • дата прийому;
  • ПІБ власника;
  • серія та номер документації;
  • посада та професія;
  • найменування робочого місця (наприклад, бригада, адміністрація тощо).

Книги з обліку мають бути оформлені належним чином. Нумерація, шнурування, засвідчення підписом – про це мають подбати кадровики підприємства. Книгу обліку руху потрібно зберігати після закінчення 75 років, а прибутково-витратну книгу – 5 років.

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
Законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок працівників у негорючому опечатаному сейфі або металевій шафі, що замикається, а також вимог про наявність у приміщенні, де знаходяться трудові книжки, грат на вікнах та металевих дверях.

Обґрунтування висновку:
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, і навіть порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої (ст. 66 ТК РФ).
Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 було затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила).
Пунктом 43 Правил передбачено, що трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками під час звільнення або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця (в організації або у фізичної особи, що є індивідуальним підприємцем) відповідно до вимог їх зберігання, встановленими законодавством Російської Федерації про архівну справу.
Як видно, у цій нормі мова йдепро трудові книжки та дублікати трудових книжок уже звільнених працівників.
Аналіз норм Правил показує, що порядок зберігання трудових книжок працівників, із якими трудові відносини у роботодавця продовжуються, спеціально не регламентовано.
Згідно з п. 42 Правил бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105).
Однак очевидно, що бланк трудової книжки набуває юридичної чинності документа, що містить відомості про трудової діяльностіта трудовому стажі працівника, якщо такий бланк заповнений роботодавцем інформацією щодо конкретного працівника. Оформлена трудова книжка не є документом суворої звітності, тому норми п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, на наш погляд, не є обов'язковими для роботодавця при зберіганні трудових книжок працівників.
Водночас відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок та вкладок у них покладається на роботодавця. Вважаємо, що, щоб уникнути втрати й ушкодження трудових книжок працівників роботодавець вправі самостійно розробити комплекс заходів задля забезпечення безпеки цих документов. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафи або спеціально обладнані приміщення.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Аносова Юлія

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ
Комарова Вікторія

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої у рамках послуги Правовий консалтинг.

ТРУДОВІ КНИЖКИ: облік та зберігання трудовий

Трудові книжки є документами суворої звітності, тому законодавством визначено порядок їх обліку та зберігання (розділ VI Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 року. № 225 ).

Кожна організація має вести спеціальні книжки з обліку трудових книжок.

Перша – прибутково-витратна книгаз обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (додаток 2 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).

Друга – книга обліку руху трудових книжок та вкладишіву них (додаток 3 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладишадо неї ведеться у бухгалтерії організації. Записи до неї вносите відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням та витрачанням закуплених трудових книжок та вкладок у них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію щодо вартості бланків.

Книгу обліку руху трудових книжок та вкладишіву них має вести кадрова служба організації. Але якщо на підприємстві її немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. До цієї книги внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію та номер трудової книжки та вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.

Усі аркуші в обох книгах мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані.

Такий порядок встановлено у пункті 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.

За відсутність книг обліку трудових книжок чи неправильне їх оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію та її посадових осіб.

Розмір штрафу складає:
- Для посадових осіб (наприклад, керівника організації) - від 1000 до 5000 руб.;
- Для організації - від 30 000 до 50 000 руб.

Такі заходи відповідальності передбачені статтею 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

Керівник (посадова особа) організації, який раніше вже притягувався до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, може бути дискваліфікований терміном від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27 КпАП РФ).

Як запевнити книги обліку трудових книжок, якщо в організації немає сургучного друку

Якщо організації немає сургучной друку, книжки обліку трудових книжок можна опломбувати (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Пломбу виготовити легко. Виведіть кінці скріплювальної нитки, якою ви прошивали журнал, до внутрішній сторонійого задньої обкладинки. Помістіть їх між двома квадратиками білого паперу та склейте ці квадратики. Прикріпіть пломбу до внутрішньої сторони обкладинки та поставте на неї звичайний круглий друк організації або кадрової службитак, щоб частина відбитка заходила на обкладинку. І не забудьте зробити напис про те, скільки сторінок у цій книзі прошнуровано, пронумеровано і скріплено печаткою. Поруч поставте підпис та дату.

Чи можна видати співробітнику оригінал трудової книжки для оформлення дострокової пенсії

Ні, не можна. Видайте співробітнику засвідчену копію чи витяг із трудової книжки. Зробити це ви зобов'язані за письмовою заявою співробітника не пізніше ніж за три робочі дні з моменту його подання. Про це сказано в пункті 7 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225. При цьому відповідальність за порушення цієї вимоги лежить на співробітнику, який відповідає за ведення та зберігання трудових книжок. Так, якщо оригінал трудової книжки буде видано співробітнику на руки і він його втратить, відповідальність за втрату повністю покладається на співробітника, на якого покладено обов'язки щодо зберігання та ведення трудових книжок. Це правилозастосовується навіть у тому випадку, якщо оригінал трудової книжки було видано співробітнику під розписку. Аналогічної позиції дотримується Роструд у листі від 18 березня 2008 р. № 656-6-0.

Зберігання трудових книжок

Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в сейфі, що не згорає. Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, відповідальній за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною в довільній формі.

Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, з додатком прибуткового ордера.

Читайте також: Проведення по лікарняному листу

Звіт про наявність бланків та про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, складається у довільній формі.

Такий порядок встановлено у пункті 42 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.

Хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та зберігання трудових книжок

У великої компаніїведенням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликий організаціїчерез відсутність відповідного спеціального підрозділу робити таку роботу можуть бухгалтери, секретарі чи інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформіть наказом керівника організації вільній формі(П. 45 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).

У разі зміни відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом приймання-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників та реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами – з одного боку вкажіть посаду та прізвище того, хто прийняв документи, з іншого боку – того, хто здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, у якому вкажіть причини їхньої відсутності.

Отримуючи трудову книжку під час звільнення. співробітник повинен розписатися в особистій картці та книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).

Трудові книжки та дублікати, не отримані працівниками під час звільнення, організація повинна зберігати до запитання документа співробітником або його найближчими родичами (у разі смерті співробітника). Незатребувані – щонайменше 50 років. Такий порядок та строки зберігання передбачені в пункті 43 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225, та переліку, затвердженому Росархівом від 6 жовтня 2000 р.

Електронні вимоги щодо сплати податків та внесків: нові правила спрямування

Нещодавно податківці оновили бланки вимог щодо сплати заборгованостей до бюджету, у т.ч. за страховими внесками. Тепер настала черга відкоригувати порядок спрямування таких вимог щодо ТКС.

Розрахункові листки друкувати необов'язково

Роботодавцям аж ніяк не обов'язково видавати співробітникам розрахункові листки на паперовому носії. Мінпраця не забороняє розсилати їх працівникам електронною поштою.

«Фізик» перерахував оплату за товар за безготівкою – потрібно видати чек

У разі, коли фізособа перерахувала продавцю (компанії чи ІП) оплату за товар за безготівковим розрахунком через банк, продавець зобов'язаний направити покупцеві-фізику касовий чек, вважає Мінфін.

Список та кількість товарів на момент оплати невідомі: як оформити касовий чек

Найменування, кількість та ціна товарів (робіт, послуг) – обов'язкові реквізити касового чека(БСО). Однак при отриманні передоплати (авансу) обсяг та список товарів визначити іноді неможливо. Мінфін розповів, що робити у такій ситуації.

Медогляд для працюючих за комп'ютером: обов'язково чи ні

Навіть якщо працівник зайнятий роботою з ПК не менше 50% робочого часу, саме по собі це ще не є приводом регулярно відправляти його на медогляди. Усі вирішують результати атестації його робочого місця за умовами праці.

Змінили оператора електронного документообігу – повідомте ІФНП

Якщо організація відмовилася від послуг одного оператора електронного документообігу та перейшла до іншого, необхідно направити ТКС у податкову інспекціюповідомлення про одержувача документів.

Спецрежимників не штрафуватимуть за фіскальні накопичувачі на 13 місяців

Для організацій та ІП на УСН, ЕСХН, ЕНВД чи ПСН (крім окремих випадків) діє обмеження щодо допустимого терміну дії ключа фіскального накопичувача використовуваної ККТ. Так, вони можуть використовувати лише фіскальні накопичувачі на 36 місяців. Але, як виявилося, поки що ця норма фактично не працює.

ЯК ЗБЕРІГАТИ ТРУДОВІ КНИЖКИ?

Трудові книжки працівників, а також чисті бланки трудових книжок та вкладишів у них повинні зберігатися у сейфі чи спеціальному приміщенніорганізації, що дозволяє забезпечити їх безпеку п. 6.2 Положення про документообіг. За зберігання трудових книжок відповідає працівник, призначений наказом керівника організації. Якщо за ведення трудових книжок відповідає інший працівник, він отримує чисті бланки трудових книжок від працівника, відповідального їх зберігання, за письмовою заявкою п. п. 42. 45 Правил ведення трудових книжок.

Для обліку трудових книжок слід вести дві книги п. 40 Правил ведення трудових книжок:

— прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (далі — прибутково-витратна книга);

- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів в них (далі - книга обліку руху трудових книжок).

Усі наявні у створенні чисті бланки трудових книжок і вкладишів у яких зазначаються у прибутково-видатковій книзі. У ній робиться відмітка про видачу бланка для оформлення п. 41 Правил ведення трудових книжок:

- Трудової книжки або вкладиша в неї новому працівникові;

- Вкладиша в трудову книжку діючому працівнику;

— дубліката трудової книжки чинному чи звільненому працівникові.

Якщо бланк трудової книжки було зіпсовано, його треба знищити, що складається акт п. 42 Правил ведення трудових книжок.

Знищення бланка трудової книжки ні з бухгалтерському, ні з податковому обліку не відбивається, оскільки його вартість вже враховано у витратах у період придбання.

Відомості про трудові книжки та дублікати трудових книжок працівників, у тому числі оформлених у вашій організації, записуються до книги обліку руху трудових книжок п. 41 Правил ведення трудових книжок.

Працівник, який отримує трудову книжку під час звільнення, повинен розписатися у графі 13 книги обліку руху трудових книжок.

Якщо звільнений працівник не забрав трудову книжку, вона зберігається у створенні до запитання п. 43 Правил ведення трудових книжок.

Зразок наказу про призначення особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками

Зразок заявки на видачу бланків трудових книжок та вкладишів у них

Зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок та вкладок у них

Зразок заповнення прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї

Що робити при втраті чи псуванні трудових книжок? >>>

Чи можна видати трудову книжку на руки? >>>

Додатково у Путівниках КонсультантПлюс

Докладніше про ведення та зберігання трудових книжок читайте у Путівнику з кадрових питань "Трудова книжка" >>>

Яка відповідальність за порушення правил ведення та зберігання трудових книжок? >>>

Щодня ми відбираємо важливі для роботи бухгалтера новини, заощаджуючи ваш час.

Трудова книжка - ведення, зберігання, облік

Питання про відміну трудових книжок було порушено ще в 2006 році, і з того часу полеміка триває. Заступник міністра охорони здоров'я та соцрозвитку РФ Олександр Сафонов, наприклад, вважає, що трудова книжка має бути скасована та замінена трудовим договором, оскільки саме трудовий договір є самим ефективним методомзахисту прав працівника Проте трудова книжка досі залишається обов'язковим документом пред'явлення при працевлаштуванні (ст. 65 ТК РФ).

З цього правила є два винятки:

коли трудовий договір укладається вперше, трудову книжку оформляє роботодавець;

коли співробітник надходить на роботу на умовах сумісництва, його трудова книжка знаходиться за основним місцем роботи.

Відповідно до ст. 66 ТК РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність та трудовий стаж працівника.

Заводимо та враховуємо трудові книжки правильно

Роботодавець веде трудові книжки кожного працівника, який пропрацював в нього понад п'ять днів. Виняток становлять лише роботодавці — фізичні особи, які не є індивідуальними підприємцями— вони не мають права вести трудові книжки на своїх працівників. Тому у роботодавця має бути в наявності необхідна кількістьбланків трудової книжки та вкладишів у неї.

Читайте також: Наказ про подяку із занесенням до трудової книжки - зразок

При видачі трудової книжки чи вкладиша у ній працівнику роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат за придбання документів.

Роботодавець оплачує бланк та/або трудову книжку співробітника:

— у разі масової втрати трудових книжок у результаті надзвичайних ситуацій(екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення) (п. 34 Правил ведення та зберігання трудових книжок);

— у разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі їх псування не з вини працівника.

Незважаючи на те, що порядок оформлення трудових книжок і вкладишів у них без стягнення плати зі співробітників Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 не передбачено, його можна практикувати, якщо створити таку можливість правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.

Облік та зберігання трудових книжок

Відповідальність перед державою та працівником за належну організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця*(6). У свою чергу, відповідальність перед роботодавцем за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена посадова особа.

Роботодавець видає наказ (розпорядження) про призначення такої особи. Як правило, це співробітник кадрової служби організації.

Наведемо приклад наказу призначення відповідального за роботу з трудовими книжками.

МОУ «Середня загальноосвітня школа N 34»

Перед тим як приступити до роботи з трудовими книжками, особі, яка відповідає за їх ведення, необхідно:

— прийняти за відповідним актом трудові книжки працівників, які є у кадровій службі;

— перевірити наявність та правильність ведення книги обліку та руху трудових книжок та вкладишів у них (далі — книга обліку);

- Перевірити наявність та збереження трудових книжок працівників;

- Перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок та вкладок у них.

Документи обліку та реєстрації трудових книжок

Пункт 40 Правил ведення та зберігання трудових книжок звинувачує роботодавця у веденні книги обліку. Її відсутність може стати для роботодавця проблемою не тільки під час перевірки, що проводиться державною інспекцією праці, а й у разі звернення одного із працівників до суду.

Книга обліку повинна вестись кадровою службою або іншим підрозділом організації, який відповідає за прийом та звільнення працівників.

До книги обліку вносяться відомості:

- Про трудові книжки, передані в кадрову службу працівниками при оформленні прийому на роботу;

- Про книжки, які вперше оформлені працівникам у даній організації;

— про вкладишах у трудові книжки, видані працівникам під час роботи у цій організації.

При отриманні від працівника трудової книжки з вкладишем, оформленим в іншій організації, реєстрації підлягає лише книжка, тобто вкладка окремим рядком до книги обліку не вноситься.

У книзі обліку обов'язково мають бути зазначені серія та номер трудової книжки та вкладишів до неї, посада, професія, спеціальність працівника, який здав трудову книжку або на якого заповнено трудову книжку чи вкладку, номер та дату наказу чи іншого рішення роботодавця, на підставі якого зроблено прийом працівника працювати. Також при звільненні працівника у книзі обліку має стояти його підпис про отримання трудової книжки на руки та дата.

Якщо раніше книга обліку в організації не велася, не рекомендуємо заводити її заднім числом. Керівник організації повинен підписати доповідну записку про відсутність книги та завести документ починаючи з дати виявлення її відсутності відповідно до вимог п. 40 Правил ведення та зберігання трудових книжок.

Книга обліку має ще одну особливість, що відрізняє її більшості облікових форм — вона заповнюється не в межах календарного року, що характерно для більшості реєстраційних книг і журналів, а до повного використанняїї сторінок. Через це питання про заміну однієї форми книги обліку на іншу вирішується інакше. Книгу обліку, яка не відповідає встановленої формі, необхідно закрити, пояснивши причину припинення її ведення, а також вказавши загальну кількість зареєстрованих у ній трудових книжок працюючих. При цьому дана книга повинна зберігатися в організації протягом 75 років, оскільки вона містить інформацію не тільки про трудові книжки раніше прийнятих працівників, а й позначки про отримання книжок працівниками, що звільнилися.

Бухгалтерія організації повинна вести прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (далі — книга бланків та вкладишів), куди відповідальна особа має вносити відомості про всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудової книжки та вкладиша до неї, з обов'язковою вказівкою серії та номера кожного бланка.

Форми зазначених книг затверджено Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок».

Відповідно до п. 41 Правил ведення та зберігання трудових книжок книга обліку, а також книга бланків та вкладишів мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації та скріплені сургучним друком або опломбовані. Запевнення необхідно для виключення фальсифікацій у записах, проте застосування сургучного друку або пломб викликає певні труднощі та незручності під час ведення книг. Законодавство не вимагає ставити на пломбі чи сургучному друку відбиток реквізитів організації. Тому можна купити сургуч і самостійно скріпити прошиту книгу або ж звернутися до будь-якого поштового відділення і за певну плату скріпити сургучом прошиту книгу. Хоча практика роботи кадрових служб показує, що з завірення облікових форм й у кадрових службах, й у бухгалтеріях використовують відбиток мастичної друку організації, що цілком виправданим.

Зверніть увагу, що в книзі обліку повинні бути зареєстровані лише ті заповнені бланки книжок, які були внесені до книги бланків і вкладишів у бухгалтерії організації. Це легко може бути перевірено при порівнянні серій та номерів бланків, що значаться в обох книгах. За порушення встановленого порядкуведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Оформлення трудової книжки вперше

Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому працювати вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника пізніше тижневого терміну від часу прийому працювати. Бланк трудової книжки має бути отриманий працівником кадрової служби з бухгалтерії організації у порядку.

Досі, незважаючи на затверджений Наказом Мінфіну РФ від 22.12.03 N 117н Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладиша у трудову книжку, трапляються випадки, коли працівник сам приносить у кадрову службу бланк трудової книжки та просить його оформити.

Тому хотілося б ще раз нагадати, що придбання бланка трудової книжки самим працівником даним порядком не передбачено і є прямим порушенням. Працівники кадрових служб повинні приймати до оформлення бланки трудових книжок, придбані громадянами.

Слід звернути увагу на те, що при первинному оформленнітрудової книжки має бути присутнім сам працівник. При первинному оформленні книжки до неї вносяться відомості про працівника.

Відповідно до п. 9 Правил ведення та зберігання трудових книжок, п. 2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок відомості про працівника зазначаються на першій сторінці ( титульному листі) трудової книжки. До трудової книжки вносяться такі відомості про працівника:

1) ПІБ, дата народження (число, місяць, рік), освіта, професія, спеціальність. Прізвище, ім'я та по батькові зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.) .);

2) освіта, професія, спеціальність. Запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо).

У трудовій книжці фахівця зафіксовано всю його робочу історію. Тому внесення до неї нової інформації, і навіть видача співробітнику за його звільнення суворо регулюється законодавством Російської Федерації. Кожен роботодавець зобов'язаний суворо дотримуватись усіх приписів щодо правил зберігання та ведення трудових книжок.

Умови та вимоги закону на 2018 рік

Кожному кадровому співробітнику незалежно від того, чи вперше він зіткнувся з трудовою книжкою фахівця чи ні, потрібно знати Обов'язковозаконодавчі норми з експлуатації.

Варто зазначити, що регулюючі правила ведення та зберігання цього документа суттєво не змінювалисяупродовж останніх 13 років.

Що таке трудова книжка?

Трудова книжка є головним документом, що інформує про трудову діяльність спеціаліста.

Вона грає головну рольпри проведенні розрахунку стажу трудящого (не має значення, яким саме це буде стаж, загальний чи страховий). Крім того, її дані є підтвердженням досвіду роботиспеціаліста при працевлаштуванні. Також для потенційного роботодавця може бути важлива причина звільнення з попереднього місця зайнятості, яка записується в цьому документі.

Трудову книжку повинні завести всі роботодавці на кожного працівника, який пропрацював в організації більше п'яти днів. Винятком є ​​лише наймачі у статусі фізичної особи, які не належать до індивідуальних підприємців.

Особливості ведення

У ТК співробітника обов'язково має бути відображена наступна інформація:

  1. У графі 1вказується порядковий номер.
  2. У графі 2має бути зазначена дата звільнення.
  3. У графі 3робиться запис «звільнений зі скорочення працівників».
  4. У графі 4прописується дата та номер наказу про звільнення.

Законодавчі норми безпосередньо накладають зобов'язання на роботодавця щодо організації правильних умов зі зберігання та ведення трудової книжки. Суворий облік цього документа для підприємства зумовлює наявність відповідальної посадової особи.

Цей спеціаліст призначається за допомогою наказу або розпорядження роботодавця. Як правило, цю відповідальність накладають на співробітника кадрової служби або безпосередньо на бухгалтера, який займається трудовими книжками.

Наказ, який призначає відповідальна особа, не має строго регламентованої форми, але повинен відображати дату, ініціали з прізвищем та посадою фахівця, що призначається, а також підпис самого керівника.

Які відомості вносяться

Наступні відомості мають бути внесені до трудової книжки:

  1. Про працівника. Його ПІБ та дата народження (записується на титульному листі)
  2. Про роботу. Тут відображається назва організації. Дата прийому, переведення чи звільнення. Номери та дати наказів у компанії.
  3. Про нагородження, нараховані співробітнику за його досягнення в організації.
  4. Про розроблені відкриття, підтверджені дипломами, та виплачені за це преміальні кошти.

Особливо важливо, щоб назва місця роботи, спеціальності та посади відображалася відповідно до наведеного списку найменувань класифікатора професій.

Що не вноситься:

  • що накладаються на співробітника стягнення;
  • регулярні виплати;
  • інформація про трудовий договір (терміновий чи безстроковий);
  • дати випробувального терміну;
  • час перебування співробітника в соціальній відпустці;
  • переведення на іншу посаду в рамках організації.

Для заповнення чистої трудової книжки потрібні паспорт та диплом. Це потрібно для правильного відображення інформації на титульній сторінці.

Якщо спеціаліст працевлаштовується в організацію і приносить із собою вже заповнену книжку, то співробітник відділу кадрів вносить до неї дані, керуючись наказами, виданими безпосередньо керівником.

Для запису в документі про прийом чи призначення на інше вакантне місце працівника законодавчо передбачається 7 днів. При звільненні трудова книжка видається на руки працівникові на день, коли видано відповідний наказ.

Відповідність наказу та виключення

У переважній більшості докладна інформація про обставини різних подій відображається у наказах керівника (наприклад, тривалість випробувального терміну). Ці дані не переносяться до трудової книжки повністю.

Співробітник відділу кадрів відображає цю інформацію максимально коротко. Інструкція навіть має скорочені варіанти основних фраз. Відповідно, трудова книжка містить назви причин подій, їх дати та порядкові номери наказів, де вони описуються докладніше.

Дати та терміни

У кожній організації, де був працевлаштований фахівець, його трудова книжка брала участь у кадрове діловодствопісля оформлення трудового договору Законодавчо запис про працевлаштування у ньому має бути зроблено протягом 5 днів з моменту початку роботи співробітника.

У разі звільнення цей документ необхідно видати фахівцю у день видання наказу. Якщо цього не сталося, то роботодавець зобов'язується протягом трьох дніввіддати ТК. У разі відмови видати цей документ необхідно надіслати повідомлення у вигляді рекомендованого листа.

Іншими словами, термін дії ТК починається під час працевлаштування в організацію та закінчується при звільненні. При цьому книжка працівника втрачає на попередньому місці роботи свою юридичну силу.

Якщо книга закінчилася, то її термін дії не закінчується. У неї просто необхідно вшити додаткову вкладку.

Мови та кольори чорнила

Існують п'ять основних правил для заповнення ТК:

  1. Записи виконуються акуратно, чітко, без помарок.
  2. Для письма можна використовувати пухову, кулькову або гелеву ручку.
  3. Чорнило має бути стійким до світла.
  4. Використовувати дозволяється такі кольори: фіолетовий, чорний, синій.
  5. Не можна скорочувати.

ТК старого зразка передбачають відображення в них даних другою мовою. Це пов'язано з політикою СРСР. За своїм принципом використання вони в іншому не відрізняються від сучасних аналогів.

Роботодавець при взаємодії з такою книжкою має заповнювати її відповідно до стандартних правил. При цьому записи другою мовою можна ігнорувати.

Скорочення

Відповідно до нових законодавчими нормамивносити скорочення до трудової книжки забороняється.

Порядкові номери

Кожен запис у ТК має супроводжуватись порядковим номером.

Внесення змін

Правом на внесення змін має та відповідальна особа, яка зробила початковий запис. Якщо ця організація припинила свою діяльність або була реорганізована, то право переходить до підприємства-правонаступника.

Також варто зазначити, що для внесення будь-яких змін потрібні відповідні документальні підстави. Так, для зміни прізвища має бути надано паспорт.

Згідно чинним нормам, внесення зміни відбувається шляхом визнання раніше занесених даних недійсними та відображення нових даних.

Вкладиші

При трудовій діяльності деяких фахівців може настати момент, коли всі листи в ТК будуть заповнені, і нову інформацію вносити не буде. Тому в даному випадкутрудящому має бути видано вкладиш. Дані про нього відображаються на титульному листі у верхній правій частині. Також обов'язково потрібно вказати номер та серію виданого вкладиша.

Його дозволяється заповнювати від руки. Нумерацію записів при заповненні вкладки необхідно продовжити.

Важливо! Інформація про особисті дані та освіту фахівця вносяться на підставі наданих документів.

Ознайомлення працівників

Законодавчо роботодавці зобов'язуються здійснювати ознайомлення працівників з інформацією, що відображається у трудовій книжці:

  • дані про виконану роботу;
  • відомості про переказ;
  • записи про звільнення та його підстави.

Встановлений законодавством термін зберігання ТК, не виданих під час звільнення працівника, становить 50 років. Всі записи, які були внесені в цей проміжок часу, вважатимуться дійсними.

Незалежно від того, який період зберігається ТК, дані, що містяться в ній, будуть основою розрахунку пенсії. Єдина умова - правильне заповнення документа.

Також важливим моментомє зберігання журналу, який міститиме відомості про трудові книжки.

У цілому нині можна підсумувати, що встановлений період зберігання ТК залежатиме від часу його власника. Винятком є ​​робота на підставі цивільно-правового договору.

Особливості для ІП

Індивідуальний підприємець може завести ТК самого себе. У ній він повинен вказувати періоди його діяльності за регулярних відрахувань до ПФР. Документом, що підтверджує трудовий стаж ІП, є довідка ПФР, яка видається під час припинення цієї діяльності.

Як організувати облік та зберігання трудових книжок? Відповідь на запитання – у цьому відео.

Правила ведення докладно розглядаються у таких документах:

    Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладиша у трудову книжку, затверджений наказом Мінфіну РФ від 22.12.03 № 117н.

Як здійснюється зберігання та облік?

Згідно з Правилами, відповідальність за збереження бланків працівників лежить на наймачі. Їм призначається співробітник, відповідальний за ведення бланків працівників компанії. Таке рішення оформляється наказом.

Наказ про ведення трудових книжок, зразок

Кожна організація для власних цілей має закуповувати чисті документи. Вони зберігаються у відділі кадрів та видаються при оформленні працівників, які працевлаштовуються вперше, а також при необхідності видачі дубліката. Усі бланки підлягають суворому обліку та зберігаються згідно з правилами.

Для обліку ТК необхідно вести дві книги:

    прибутково-видаткову книгу для обліку ТК та вкладишів у них (ведеться бухгалтерією компанії. До неї вноситься інформація, що стосується витрачання бланків, із зазначенням серії та номера кожного документа);

    При видачі ТК співробітнику керівник стягує з нього плату, що дорівнює витратам її придбання. Термін виготовлення нової ТК – 1 тиждень (п. 8 Правил).

    Яка інформація вказується у трудовій книжці?

    Які відомості вносяться до трудової книжки? При первинному оформленні ТК до титульного листа вносяться такі дані про працівника:

    • дата народження;
    • інформація про освіту;
    • професія;
    • спеціальність.

    Після оформлення титульного листа працівник підписом засвідчує правильність внесених відомостей (абз. 1 п. 2.2 Інструкції). Кадровий працівник, відповідальний заповнення бланка, ставить свій підпис і печатку організації у потрібному рядку.

    На наступних сторінках вказується інформація про прийом на роботу, підвищення на посаді, про звільнення. Також є розділ про нагородження та заохочення працівника за хорошу працю. Усі відомості документ вносяться виходячи з наказу роботодавця. Його реквізити також обов'язково вказуються у відповідній графі.

    З кожним записом про робочу діяльність, про переведення та звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис у його особистій картці.

    Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь

У яких випадках видається дублікат трудової книжки? У таких випадках, як:

  • втрата трудової книжки колишнім працівником ();
  • втрата трудової книжки роботодавцем;
  • непридатність трудової книжки (якщо вона була забруднена, порвана, обгоріла тощо);
  • внесення до трудової книжки запису про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаної недійсною. У цій ситуації дублікат трудової книжки оформляється лише на вимогу працівника (п. 33 Правил, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225);
  • масова втрата трудових книжок роботодавцем внаслідок надзвичайної події: катастрофи, стихійного лиха тощо. (П. 34 Правил, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225).

Публікат трудової книжки при втраті

Спочатку визначимося з тим, хто видає дублікат трудової книжки під час втрати. Як відомо, трудові книжки працівників зберігаються у роботодавців (п. 42 Правил, затв. Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 N 225). Відповідно, сам працівник може втратити книжку під час, коли є безробітним - тобто. коли звільнився з однієї роботи, але ще влаштувався на іншу. І в деяких інших випадках, коли працівникові організації на якийсь час видається трудова книжка на руки під розписку. Наприклад, подання у відділення ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так от, якщо громадянин втратив свою трудову книжку, будучи безробітним, то оформлення дубліката трудової книжки лягає на плечі його останнього колишнього роботодавця (п. 31 Правил, утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225). А новий роботодавець, якщо такий буде, цим не повинен займатися. Він може лише оформити працівникові звичайну нову трудову книжку за його заявою і зробити у ній перший запис прийому себе працювати.

Так що якщо до вас, як до нового роботодавця, прийде щойно прийнятий на роботу співробітник і запитає, як отримати дублікат трудової книжки при втраті, порадьте йому звернутися з цим на місце роботи.

Порядок оформлення дубліката трудової книжки

Припустимо, ви і є той самий роботодавець, чий колишній працівниквтратив свою трудову книжку і тепер прийшов до вас із заявою про видачу дубліката трудової книжки. Затвердженої форми такої заяви немає, тому вона може бути складена у довільній формі.

У такій ситуації ви, як роботодавець, повинні оформити дублікат протягом 15 днів з дня подання заяви працівником (п. 31 Правил, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225). Для цього вам знадобляться відомості про попередні місця роботи вашого колишнього співробітника. Їх вам має надати він. Це можуть бути копії його трудових договорів, довідки з попередніх місць роботи, виписки з наказів про прийом на роботу, про звільнення (їхні копії), довідки з державного або муніципального архіву.

Як оформити дублікат трудової книжки (зразок)

На новому бланку трудової книжки:

  • на титульному аркуші у лівому верхньому кутку вказується «Дублікат». Усі основні відомості про працівника заповнюються у загальному порядку;
  • на першому розвороті книжки у розділі «Відомості про роботу» спочатку відображається загальний стаж працівника, зароблений ним до працевлаштування до вас на роботу. Потім у дублікаті зазначаються періоди роботи у конкретних роботодавців на підставі копій документів та довідок із попередніх місць роботи, наданих працівником. У цьому записи не нумеруються. Перша нумерація повинна з'явитися у дублікаті у рядку із записом про прийом на роботу цього співробітника до вашої організації.

В ідеалі у дублікаті трудової книжки мають бути відновлені усі відомості про трудову діяльність працівника. Але якщо якихось даних немає, наприклад, підстав звільнення з тих чи інших місць роботи, то вносити їх у дублікат за словами працівника не потрібно (п. 32 Правил, утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225).

Приклад заповнення дубліката трудової книжки при втраті наведено нижче.

Останній етап- це видача дубліката трудової книжки. Дату видачі потрібно зафіксувати у книзі обліку руху трудових книжок (Додаток N 3 до Постанови Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69). І в ній же співробітник повинен поставити підпис, який свідчить про те, що дублікат книжки він отримав.

Якщо роботодавець втратив трудову книжку або вніс до неї не той запис

Якщо роботодавець втратить трудову книжку працівника, йому доведеться її відновлювати. Але в такій ситуації, якщо вже вина лежить на працедавцеві, потрібно буде допомогти працівникові зібрати відомості про стаж з попередніх місць роботи. Наприклад, розіславши колишнім роботодавцям постраждалого співробітника запити щодо надання відповідної інформації.

Загалом зразок заповнення дубліката трудової книжки за довідками з інших місць роботи буде виглядати так само, як і у випадку з втратою книжки самим працівником.

А ще буває, що роботодавці помилково вносять недійсні записи до трудових книжок своїх працівників. Така ситуація – найпростіший випадок, коли знадобиться оформлення дубліката трудової книжки. Зразок його заповнення - це оригінал трудовий книжки. Тобто до дублікату треба буде просто перенести всі записи з початкової трудової книжки, крім останнього недійсного запису.

Аналогічним чином оформляється дублікат, якщо книжка стала непридатною. Тобто її стан такий, що потрібна заміна (

Розділи